Vodič za početnike za dijagrame toka podataka

Pitajte bilo kojeg profesionalnog sportaša ili poslovnog direktora kako su postigli uspjeh i reći će vam da su svladali proces. Otkrivajući koje su njihove navike dovele do uspjeha, a koje ne, poboljšali su svoju učinkovitost, djelotvornost i produktivnost na poslu.

Ali implementacija procesa u tvrtki, odjelu ili čak u timu potpuno je drugačija životinja od usavršavanja vlastitog osobnog procesa. S toliko pokretnih dijelova, kako pratiti svaki aspekt svog poslovnog procesa i usavršavati ga?

oni pružaju jednostavan i učinkovit način da organizacije razumiju, preciziraju i implementiraju nove procese ili sustave. Oni su vizualni prikazi vašeg procesa ili sistema, pa im olakšavaju razumijevanje i obrezivanje.

Prije nego što uđemo u to kako dijagrami toka podataka mogu pomoći u poboljšanju bilo kojeg sustava ili procesa vaše tvrtke, pogledajmo što je to točno.

Izvor slike

DFD-ovi su postali popularni 1970-ih i zadržali su svoju raširenu upotrebu tako što su bili laki za razumijevanje. Vizualno pokazati kako neki proces funkcionira ili sistema može privući pozornost ljudi i objasniti složene koncepte bolje od blokova teksta, tako da DFD-ovi mogu pomoći gotovo svima da razumiju logiku i funkcije sistema ili proces.

Postoje dvije vrste DFD-a: logički i fizički. Logički dijagrami pokazuju teoretski proces kretanja informacija kroz a sistemakao što su odakle podaci dolaze, kamo idu, kako se mijenjaju i gdje završavaju.

Fizički dijagrami vam pokazuju praktičan proces kretanja informacija kroz a sistema, kao što je vaš specifični softver, hardver, datoteke, zaposlenici i klijenti sistema utjecati na vaš protok informacija.

Možete koristiti logičke ili fizičke dijagrame za opisivanje istog toka informacija ili ih možete koristiti zajedno za razumijevanje procesa ili sistema na granularnijoj razini. Ali, prije nego što možete koristiti DFD za razumijevanje protoka informacija sistema ili procesa, trebali biste poznavati standardne oznake ili simbole koji se koriste za njegovo opisivanje.

Simboli dijagrama toka podataka

Simboli u dijagramu toka podataka standardizirani su zapisi, kao što su pravokutnici, krugovi, strelice i kratke tekstualne oznake, koje opisuju smjer protoka podataka sistema ili proces, ulaze podataka, izlazne podatke, točke pohrane podataka i njihove različite niti.

Postoje četiri uobičajene metode notacije koje se koriste u DFD-u: Yourdon & De Marco, Gene & Sarson, SSADM i Unified. Svi oni koriste iste oznake i slične oblike za predstavljanje četiri glavna elementa DFD-a: vanjski entitet, proces, pohrana podataka i tijek podataka.

Vanjski entitet

Vanjski entitet, koji je također poznat kao terminatori, izvori, ponori ili akteri, je a sistema ili vanjski proces koji šalje ili prima podatke na i iz sistema dijagramirano. Oni su izvori ili odredišta informacija, pa se obično postavljaju na rubove dijagrama. Simboli vanjskih entiteta slični su u svim modelima osim Unified, koji koristi crtež štapića umjesto pravokutnika, kruga ili kvadrata.

Postupak

Proces je postupak koji manipulira podacima i njihovim protokom uzimajući dolazne podatke, mijenjajući ih i s njima stvarajući izlaz. Proces to može učiniti izvođenjem izračuna i upotrebom logike za sortiranje podataka ili promjenu smjera njihovog toka. Procesi općenito počinju u gornjem lijevom dijelu DFD-a i završavaju u donjem desnom dijelu dijagrama.

Skladište podataka

Pohrane podataka sadrže informacije za kasniju upotrebu, kao što je datoteka dokumenta koja čeka na obradu. Unosi podataka teku kroz proces, a zatim kroz skladište podataka, dok izlazni podaci teku iz skladišta podataka, a zatim kroz proces.

Protok podataka

Tijek podataka je put kojim se informacije sistema od vanjskih entiteta kroz procese i skladišta podataka. Sa sažetim strelicama i oznakama, DFD vam može pokazati smjer protoka podataka.

Prije nego počnete crtati dijagrame toka podataka, trebali biste slijediti četiri najbolje prakse za stvaranje valjanog DFD-a.

1. Svaki proces mora imati najmanje jedan ulaz i jedan izlaz.

2. Svaka pohrana podataka mora imati najmanje jedan tok ulaznih podataka i jedan tok izlaznih podataka.

3. Pohranjeni podaci a sistema moraju proći kroz proces.

4. Svi procesi u DFD-u moraju biti povezani s drugim procesom ili pohranom podataka.

Razine dijagrama toka podataka

DFD-ovi mogu varirati od jednostavnih pregleda do složenih granularnih prikaza a sistema ili proces s više razina, počevši od razine 0. Najčešći i intuitivni DFD-ovi su DFD-ovi razine 0, koji se nazivaju i kontekstni dijagrami. Oni su probavljivi, pregledi na visokoj razini toka informacija kroz a sistema ili proces, tako da ga gotovo svatko može razumjeti.

Razina 0: kontekstni dijagram

Ova razina DFD-a usredotočuje se na procese ili funkcije sistema izvori podataka visoke razine i izvori podataka koji teku do ili iz njih. Dijagrami razina 0 dizajnirani su tako da budu jednostavni i izravan opći opis procesa ili sistema.

Razina 1: Proces razgradnje

Dok razina DFD-a 1 ostaju široki opći opisi a sistema ili procesa, oni su također detaljniji: razgrađuju pojedinačni procesni čvor sistema u nitima.

Razina 2: dublji zaroni

Sljedeća razina DFD-a ide još dublje u detalje razlažući proces svake razine 1 u zrnatim nitima.

Razina 3: Povećana složenost

DFD razine 3 a veći su brojevi rijetki. To je uglavnom zbog količine potrebnih detalja, što narušava njegovu izvornu svrhu lakog razumijevanja.

Primjeri dijagrama toka podataka

Profesionalci u različitim industrijama, kao što su softversko inženjerstvo, IT, e-trgovina te dizajn i upravljanje proizvodima, mogu koristiti DFD za bolje razumijevanje, preciziranje ili implementaciju novog sistema ili proces.

No kako dijagram toka podataka izgleda u praksi i kako pomaže vašem poslovanju? Evo tri primjera koji će pomoći kontekstualizirati utjecaj DFD-a.

1. Razina 0 DFD

Izvor slike

Ova razina DFD 0 pruža kontekstualnu kartu platforme za trgovanje vrijednosnim papirima. Podaci teku u jednom smjeru od pomoćnika za korisničku podršku i brokera do platforme, te u dva smjera od klijenata do platforme i obrnuto.

2. Razina 1 DFD

Izvor slike

Ova razina DFD 1 detaljnije raščlanjuje proces klijenta, proširujući ga tako da uključuje stvaranje računa, podizanje gotovine i eventualne transakcije vrijednosnim papirima.

3. Razina 2 DFD

Izvor slike

Ova razina DFD 2 razlaže proces “Naručite” kako bi kontekstualizirao korake potrebne za postavljanje narudžbe, bilo od strane kupca ili posrednika. Čak predstavlja klirinšku kuću treće strane u koju se podaci o transakciji šalju nakon postavljanja naloga.

1. Odaberite a sistema ili proces.

Započnite odabirom a sistema ili određeni proces koji želite analizirati. Dok bilo koji sistema ili proces može postati DFD, što je proces veći, to je dijagram kompliciraniji i teže će ga biti kontekstualizirati. Kad god je moguće, započnite s malom funkcijom ili procesom koji želite poboljšati.

2. Kategorizirajte povezane poslovne aktivnosti.

Zatim kategorizirajte sve aktivnosti povezane s ovim procesom u vanjske entitete, tokove podataka, procese i skladišta podataka.

Uzmite u obzir a sistema narudžbi hrane u restoranu. Kupci su vanjski subjekti, tj sistema Naručivanje hrane je proces i interakcija između kupaca i sistema (idući u oba smjera) je tok.

Je li i to vrijedno pažnje? The sistema Narudžbe funkcioniraju poput skladišta podataka, tako da za model SSADA to znači da ga nacrtate kao pravokutnik sa zaobljenim kutovima s dvije vodoravne crte unutar koje predstavljaju njegovu dvostruku funkciju.

3. Nacrtajte kontekstni DFD.

Sada je vrijeme da počnete crtati. DFD-ovi se mogu izraditi ručno, korištenjem besplatnih predložaka dostupnih na mreži ili putem proširenja preglednika.

Počnite s jednostavnom razinom DFD-a 0: započnite svoj proces ili sistema, zatim mapirati sve osnovne veze i tokove.

4. Provjerite svoj rad.

Prije nego što se upustite u složenije DFD-ove, provjerite posao koji ste već obavili kako biste bili sigurni da je točan i potpun. Ako je proces, entitet ili tok izgubljen (ili dodan), vaši DFD-ovi sljedeće razine mogu biti besmisleni i bit ćete prisiljeni početi ispočetka.

5. Napravite sekundarne dijagrame.

Za svaki proces odn sistema opisano u vašoj razini DFD 0, kreirajte novi podređeni dijagram s vlastitim entitetima i tokovima. Na kraju, možete koristiti ove podređene dijagrame za povezivanje procesa.

6. Proširite procese na razinu DFD-a 1.

Koristeći svoje dječje dijagrame, morate mapirati dublje veze između svakog procesa. U slučaju našeg primjera restorana, to bi moglo značiti kopanje dublje u sistema narudžbi hrane i njihova povezanost s dobavljačima, menadžerima, kupcima i kuhinjskim osobljem.

7. Ponovite po potrebi.

Svaki proces, bez obzira koliko velik ili mali, može se ponovno izmisliti kao kontekstni dijagram razine 0 i ciklus može početi iznova. Ponovite ove korake prema potrebi da biste stvorili onoliko DFD-ova koliko je potrebno ili dodatno prekinuli procese kako biste razvili DFD-ove razine 2, 3, itd.

Usavršavanje vašeg procesa

Iako ne postoji nešto poput “savršenog” dijagrama toka podataka, kontinuirana praksa može pomoći u pojednostavljivanju procesa i pružiti kritičan uvid u to što funkcionira, a što ne radi i gdje vaše poslovanje može napraviti poboljšanja koja imaju najveći utjecaj.

Vaš najbolji izbor? Zapamtite pravilo: neka bude jednostavno. Započnite s kontekstom, razvijte povezane procese i ponovite po potrebi za mapiranje veza, tokova i ključnih entiteta u vašoj organizaciji.

Table of Contents

Toggle