Napomena: Sljedeći članak će vam pomoći: Utjecaj arhiviranja na kontinuitet poslovanja i planiranje oporavka od katastrofe u 2024
Poduzeća danas posluju u rizičnom okruženju i suočavaju se s raznim izazovima koji mogu naštetiti njihovoj uspješnosti i ugledu.
Bilo da se radi o prirodnoj katastrofi, kibernetičkom napadu ili ljudskoj pogrešci, tvrtkama je potreban snažan kontinuitet poslovanja i planiranje oporavka od katastrofe kako bi preživjele i napredovale.
Ali postoji jedan ključni element koji mnoge tvrtke zanemaruju u svojim planovima: arhiviranje.
Prema Statisti, tržište arhiviranja informacija vrijedilo je impresivnih 7,20 milijardi USD 2022., a očekuje se da će porasti na 10,67 milijardi USD do 2026. To pokazuje sve veću potrebu za pouzdanim rješenjima za arhiviranje kako bi se poboljšao kontinuitet poslovanja i planiranje oporavka od katastrofe.
Ovaj članak će istražiti kako vam arhiviranje može pomoći da poboljšate kontinuitet poslovanja i planirate oporavak od katastrofe. Osim toga, otkrit ćete zašto je arhiviranje ključna praksa za izgradnju otporne i uspješne organizacije u digitalnom dobu.
Kako arhiviranje osnažuje planiranje kontinuiteta poslovanja?
Arhiviranje je više od pukog pohranjivanja podataka. Radi se o zaštiti i očuvanju vaše najvrjednije imovine: informacija. Bilo da se trebate oporaviti od katastrofe, uskladiti s propisima ili optimizirati svoje operacije, arhiviranje vam može pomoći u postizanju vaših ciljeva.
Evo nekih od prednosti arhiviranja za kontinuitet poslovanja:
Zaštitite svoje podatke
Arhiviranje čuva vaše podatke na sigurnom i zaštićenom tako da im možete pristupiti bilo kada. Kao rezultat toga, ne morate se brinuti o gubitku podataka tijekom krize, kibernetičkih napada ili povrede podataka. Ako se nešto dogodi, možete brzo vratiti svoje podatke i nastaviti s poslovanjem kao i obično.
Na primjer, ako požar ili poplava oštete vaš ured, možete upotrijebiti svoje arhivirane podatke kako biste obnovili svoju evidenciju i nastavili pružati usluge.
Omogući sukladnost
Arhiviranje vam pomaže u ispunjavanju pravnih i etičkih standarda vaše industrije. Možete pohraniti svoje podatke onoliko dugo koliko vam je potrebno i lako ih dohvatiti kada je to potrebno. Na taj ćete način s povjerenjem provjeriti svoju usklađenost s revizorima i regulatorima.
Recimo da vaša tvrtka posluje u financijskoj industriji. Možete koristiti svoje arhivirane podatke kako biste bili u skladu s propisima SEC-a i osigurali točnost i transparentnost svojih financijskih zapisa.
Povećajte učinkovitost
Arhiviranje vam pomaže učinkovito i djelotvorno upravljati podacima. Možete odvojiti svoje aktivne i neaktivne podatke, poboljšavajući performanse vašeg sustava i smanjujući troškove. Također možete pojednostaviti svoje tijekove rada i procese raspolaganjem pravim podacima u pravo vrijeme.
Na primjer, ako ste u maloprodaji, možete koristiti svoje arhivirane podatke za analizu ponašanja i preferencija kupaca i optimizirati svoje marketinške strategije.
Steknite uvide
Arhiviranje vam pomaže zadržati i iskoristiti svoje povijesne podatke za buduću upotrebu. Vaši arhivirani podaci mogu vam pomoći da dobijete uvide, identificirate obrasce i donesete odluke. Također možete dijeliti svoje podatke sa svojim zaposlenicima i dionicima, poboljšavajući organizacijsko učenje i suradnju.
Na primjer, u zdravstvenoj industriji možete koristiti svoje arhivirane podatke za analizu ishoda i zadovoljstva pacijenata i poboljšati kvalitetu skrbi i usluga.
Uloga arhiviranja u planiranju oporavka od katastrofe
Katastrofe mogu pogoditi bilo kada i ugroziti vaše poslovne operacije i podatke. Bilo da su prirodni ili uzrokovani ljudskim djelovanjem, mogu izazvati ozbiljnu štetu.
Zato vam je potreban plan oporavka od katastrofe kako biste osigurali da se vaše poslovanje brzo oporavi.
Evo kako vam arhiviranje može pomoći u oporavku od katastrofe:
- Brzi oporavak podataka. Arhiviranje vam omogućuje pristup i vraćanje vaših podataka jednostavno i brzo u slučaju katastrofe, minimizirajući zastoje i prekide u vašim operacijama.
- Poboljšajte sigurnost podataka. Može zaštititi vaše osjetljive podatke od neovlaštenog pristupa, osiguravajući kvalitetu i privatnost vaših podataka tijekom procesa oporavka.
- Smanjite financijski učinak. Rješenja za arhiviranje pomažu vam uštedjeti novac brzim obnavljanjem kritičnih podataka, izbjegavajući potencijalne financijske gubitke uzrokovane dugotrajnim prekidima usluge.
- Poboljšati poslovni ugled. Omogućuje vam da pokažete svoju spremnost i pouzdanost s dobro izvedenim planom oporavka od katastrofe. To će povećati povjerenje vaših kupaca i lojalnost vašem poslovanju.
Kako odabrati najbolje rješenje za arhiviranje za vaše poslovanje?
Stoga je arhiviranje podataka vitalna komponenta planiranja oporavka od katastrofe ili bilo kojeg plana kontinuiteta poslovanja. Pomaže vam u pohrani, upravljanju i pristupu vašim podacima na siguran i učinkovit način.
Međutim, nisu sva rješenja za arhiviranje jednaka. Da biste pronašli ono najbolje za svoju tvrtku, morate uzeti u obzir nekoliko čimbenika, kao što su:
- Skalabilnost. Rješenje bi trebalo podnijeti vaše trenutne i buduće količine podataka bez ugrožavanja performansi ili pouzdanosti. Osim toga, trebalo bi vam omogućiti da razvijete svoje poslovanje bez brige o kapacitetu ili troškovima arhiviranja.
- Kompatibilnost. Softver koji odaberete trebao bi dobro funkcionirati s vašim postojećim sustavima i aplikacijama, minimizirajući izazove integracije i povećavajući funkcionalnost. Osim toga, kompatibilno rješenje čini vaš proces arhiviranja lakšim i bržim, smanjujući operativne smetnje i pogreške.
- Politike zadržavanja. Vaše rješenje za arhiviranje trebalo bi vam omogućiti da prilagodite svoja pravila zadržavanja podataka prema industrijskim standardima i zakonskim obvezama. Sukladno rješenje pomoći će vam da izbjegnete kršenje propisa i održite svoj poslovni ugled.
- Pristupačnost. Softver bi vam trebao omogućiti brz i siguran pristup vašim arhiviranim podacima kad god je to potrebno. To će poboljšati vaše donošenje odluka, podržati vaše napore za oporavak od katastrofe i osigurati usklađenost s propisima.
- Sigurnost podataka. Vaše rješenje za arhiviranje trebalo bi zaštititi vaše arhivirane podatke od neovlaštenog pristupa, izmjene ili gubitka. Zaštitit će vaše vrijedne informacije, umanjiti rizike i održati povjerenje kupaca.
- Pravna zadržavanja. Softver za arhiviranje trebao bi podržavati zakonska zadržavanja, što su zahtjevi za očuvanje i pružanje specifičnih podataka tijekom pravnih postupaka ili istraga. Takvo rješenje pomoći će vam da ispunite svoje zakonske obveze, izbjegnete potencijalne kazne i zaštitite svoj imidž.
- Optimizacija troškova. Vaše rješenje za arhiviranje trebalo bi vam ponuditi najbolju vrijednost za vaš novac, balansirajući kvalitetu i pristupačnost. Troškovno učinkovito rješenje pomaže vam optimizirati proračun i resurse za arhiviranje, povećavajući vašu poslovnu učinkovitost i profitabilnost.
Kako osigurati integritet i sigurnost podataka u arhivima
Vaše su arhive dobre onoliko koliko su dobri podaci koje sadrže i sigurnost koju pružaju. Dakle, kako biste ih održali u optimalnom stanju, morate provesti ove mjere:
- Koristite enkripciju kako biste zaštitili svoje podatke i kada se prenose i kada se pohranjuju. Time se sprječava neovlašteni pristup i izmjena vaših podataka.
- Često izrađujte sigurnosnu kopiju svojih arhiviranih podataka kako biste smanjili rizik od gubitka podataka i osigurali više kopija.
- Postavite stroge kontrole pristupa i metode provjere autentičnosti kako biste ograničili tko može pristupiti vašim arhivama i što mogu učiniti s njima.
- Redovito nadzirite i nadzirite svoj sustav arhiviranja kako biste identificirali i riješili sve sigurnosne probleme.
Kako testirati i ažurirati svoj sustav arhiviranja?
Ipak, arhiviranje nije jednokratna aktivnost. Umjesto toga, zahtijeva stalna ažuriranja i održavanje kako bi se osigurala njegova učinkovitost za planiranje kontinuiteta poslovanja.
Evo nekih ključnih koraka za održavanje arhiva u dobrom stanju:
- Često ažurirajte svoje rješenje za arhiviranje. Koristite najnovije sigurnosne zakrpe, značajke i poboljšanja performansi.
- Ažurirajte svoja pravila. Provjerite odražavaju li vaša pravila arhiviranja najnovije regulatorne zahtjeve i poslovne ciljeve. Zatim ih redovito pregledavajte i revidirajte kako biste izbjegli probleme s usklađenošću i nedostatke podataka.
- Pregledajte svoje arhive. Često provjeravajte svoje arhive kako biste osigurali kvalitetu, sigurnost i dostupnost podataka. Identificirajte i riješite sve probleme prije nego što utječu na vaše poslovanje ili ugled.
- Klasificirajte svoje podatke. Organizirajte svoje podatke u jasne i dosljedne kategorije na temelju njihove vrijednosti, relevantnosti i razdoblja zadržavanja. Na taj će način proces arhiviranja biti lakši i brži, a podatke koji su vam potrebni možete pronaći kada vam zatrebaju.
- Testirajte svoj oporavak. Provjerite svoju sposobnost brzog i točnog vraćanja podataka iz arhiva. Obavljajte redovite testove kako biste osigurali svoju spremnost za bilo kakve smetnje ili hitne slučajeve.
- Trening. Obučite svoje osoblje o važnosti arhiviranja i pravilnog korištenja i održavanja sustava.
Ukratko:
Arhiviranje je ključna komponenta kontinuiteta poslovanja i planiranja oporavka od katastrofe. Štiti vaše podatke od gubitka ili oštećenja, pomaže vam u usklađivanju s propisima, poboljšava učinkovitost i povećava vašu otpornost. Da biste iskoristili ove prednosti, trebate odabrati pravo rješenje za arhiviranje za svoju tvrtku i stalno ga ažurirati. Na taj način možete osigurati svoje podatke i uspjeh u digitalnom dobu.
