Napomena: Sljedeći članak će vam pomoći: Trebate li naplaćivati ”naknade za zakašnjenje” za plaćanje faktura?
Jurnjava za plaćanjem jedan je od najmanje glamuroznih aspekata vođenja agencije za web dizajn. Zapravomali poduzeća troše 15 dana svake godine tjeranje zakašnjelih plaćanja faktura.
Zato 17% dizajnerskih agencija zahtijevaju neki oblik depozita ili punu uplatu prije nego počnu s radom.
Nažalost, rješavanje problema s plaćanjem obred je za agencije za web dizajn. Dobra vijest je možete ih riješiti politikom naknade za zakasninu i dobra komunikacija unaprijed.
U ovom vodiču dijelimo točno kako naplatiti zakašnjele naknade i spriječiti propuštena plaćanja.
Što je politika naknade za zakašnjenje?
Politika naknade za zakašnjenje je a skup smjernica koje opisuju kazne s kojima će se klijent suočiti ako ne plati svoje račune na vrijeme.
Zamislite to kao kartičnu tvrtku koja naplaćuje kamate kada ne plaćate mjesečna plaćanja.
Provjerite jeste li uvijek uključili politiku naknade za zakašnjenje, iznos koji će biti naplaćen i bilo koje razdoblje odgode navedeno u izvornom ugovoru s klijentom.
Možete odabrati jedno od sljedećeg:
- A postotak dospjelog duga
- A fiksni iznos.
Kolika je standardna naknada za zakašnjenje?
Ne postoji samo jedna standardna fiksna naknada. Međutim, mnoge agencije za web dizajn naplaćuju između 1 do 2% mjesečne kamatepa bi ostanak blizu ovog raspona bio optimalan pristup.
Recimo da je klijent zakasnio na projekt vrijedan 1000 USD. Prvo zakašnjelo plaćanje iznosilo bi 20 USD (na temelju mjesečne stope od 2%), dok bi drugo bilo 40 USD, i tako dalje. Uglavnom, svaki mjesec kada vam plaćanje kasni, plaćate dodatnih 2% izvornog iznosa.
Kako spriječiti da uopće ne budete plaćeni?
Neplaćanje može ostaviti kiselkast okus u ustima. Nitko ne voli da ga se uzima zdravo za gotovo ili da ga se zlostavlja. To je loš posao i može vam smanjiti samopouzdanje.
Ako uopće želite spriječiti da vam se ne plati, evo što možete učiniti.
Prihvatite uplate unaprijed
Najbolji način da se eliminira neplaćanje je prisiliti klijente da preuzmu sav rizik tako što će izvršiti puna plaćanja unaprijed za projekt.
U ovom slučaju, klijent vam plaća 100% ugovorene naknade prije nego što započnete bilo kakav posao.
Evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da dobijete puno plaćanje unaprijed.
Važno je imati fiksni opseg koji klijenti potpisuju, tako da vi i vaši klijenti znate što očekivati. Ako je vašim klijentima neugodno platiti puni iznos prije početka projekta, možete dogovoriti 50% depozita unaprijeddospijevaju kada se ugovor potpiše.
Obično bi u vašem ugovoru trebalo biti navedeno da imate pravo zadržati radove dok se ostatak ne plati.
Podijelite naknadu za projekt na plaćanja prekretnica
Stjecanje povjerenja može biti teško, osobito u početnim fazama odnosa s klijentom. Ovo možete napraviti korak dalje traženjem plaćanja za prekretnicu.
Ovo je učinkovito za duže projekte kao što je ponovna izgradnja cijele web stranice koja može potrajati i do šest mjeseci.
Možete pregovarati o početnom depozitu i podijeliti isplate ostatka na određenim unaprijed definiranim prekretnicama.
Postavite automatsko plaćanje ili imajte njihovu karticu u evidenciji
Pitali smo nekoliko stručnjaka s praktičnim iskustvom u industriji o tome kako spriječiti kašnjenje isplata ili neisplatu uopće.
Većina ih je predložila aranžman automatskog plaćanja kao najbolje rješenje.
Važan si ti dobiti karticu u evidenciji nakon potpisivanja ugovora. Zatim se dogovorite o terećenju njihove kartice u skladu s isporukama ili prekretnicama. Ovo je pošten način da budete plaćeni.
A ako kartica bude odbijena, možete uskratiti isporuku projekta ili web stranice dok se plaćanje ne izvrši.
Mnogi pružatelji usluga plaćanja, kao što je Stripe, imaju značajku Save Card koja vam omogućuje pohranite podatke o kreditnoj kartici vašeg klijenta za buduću upotrebu.
Naravno, kako bismo spriječili bilo kakvo curenje podataka i zaštitili podatke o kreditnoj kartici vašeg klijenta, morate imati na umu lokalne zakone koji se odnose na usklađenost podataka i pridržavati se Usklađenost sa standardom sigurnosti podataka industrije platnih kartica (PCI DSS)..
Ovaj je pristup svakako praktičniji od čekanja da klijent ručno pošalje plaćanja sa svoje strane.
Kako naplatiti zakašnjele naknade
82% malih poduzeća imaju problema s protokom novca. To je glavni razlog zašto tvrtke propadaju.
To možete popraviti jednostavnim naplaćivanjem zakasnine, osiguravajući da ćete uvijek biti plaćeni na vrijeme. Evo ključnih savjeta o tome kako naplatiti zatezne naknade na najbolji i najučinkovitiji mogući način.
#1: Istražite
Iako se zakašnjele naknade možda ne čine kao velika stvar, mogu imati izrazito pozitivan učinak na vaše poslovanje.
Agencije imaju tendenciju da brže primaju plaću kada je politika zakašnjele naknade uključena u njihov ugovor. Također, pokazuje da ste profesionalna tvrtka koja svoj posao shvaća ozbiljno.
Međutim, ne možete naplaćivati zakašnjele naknade kako želite…
Postoje zakoni koji mogu postaviti gornju granicu koliko možete naplatiti za zakašnjele naknade.
Mnoge države u SAD-u nemaju maksimalne naknade za zakašnjenje ili razdoblja odgode. Ali važno je provjeriti jer je varira ovisno o državi.
Evo nekoliko važnih stanja kojih morate biti svjesni:
- DC – 5% mjesečno i 5 dana počeka
- Florida – Maksimalno 5% i 15 dana počeka
- New York – 50 USD ili 5% mjesečno maksimalna naknada za zakašnjenje i 5 dana počeka
- Oregon – Maksimalno 5% mjesečno
- Tennessee – Maksimalno 30 USD ili 10% mjesečno i 5 dana odgode
U Ujedinjenom Kraljevstvu zakon nalaže da za poslovne transakcije možete naplatiti zakonske kamate, što je 8% plus osnovna stopa Banke Engleske. Dakle, ako ste dužni 1000 GBP, a osnovna stopa Banke Engleske iznosi 0,5%, izračunali biste kamatu kao 1000 GBP x (8% + 0,5%), što je 85 GBP. Zatim biste ovo trebali podijeliti s 365 da biste izračunali dnevnu stopu zakonske kamate.
#2: Dodajte svoju politiku kašnjenja u svoje uvjete plaćanja fakture
Uključivanje politike zakašnjele naknade u vaše uvjete plaćanja računa je imperativ. Bez toga ne možete zakonski naplatiti zakašnjele naknade. To vam daje zakonsko ovlaštenje za plaćanje faktura i dodavanje naknade.
Najbolji način da se to izrazi je da neka bude jednostavan i lak za čitanje, eliminirajući svaku zabunu.
Evo kako to možete izraziti:
Ako kupac kasni s plaćanjem fakture, možete ga pratiti pismom o zakašnjeloj naknadi. Ovo pismo mora biti pristojno, točno i korisno. Također se treba točno temeljiti na uvjetima uključenim u izvornu fakturu.
Posavjetujte se sa svojim odvjetnikom kako bi ugovori vašeg klijenta bili u skladu s lokalnim i državnim propisima. To vas štiti u slučaju sporova koji se mogu dogoditi nizbrdo.
#3: Obavijestite klijente unaprijed
Što se tiče postojećih klijenata, morate ih obavještavati o svim promjenama koje ste napravili u uvjetima. Nikada nemojte zaslijepiti klijenta s naknadom koja nije prethodno spomenuta.
Umjesto toga, obavijestite ih o promjeni kako ne bi bili zatečeni nespremni.
Razgovarajte o politici zakašnjelih naknada sa svim klijentima prije potpisivanja ugovora kako biste bili sigurni da razumiju posljedice zakašnjelih plaćanja.
#4: Šaljite fakture odmah
Uvijek je dobro svoje fakture poslati promptno, zajedno sa završnim radovima. Slanje kada je projekt svjež u njihovom umu povećava vjerojatnost da vaš klijent odmah obradi uplatu – ali to nikada ne prepuštajte slučaju.
Fakturiranje bi trebalo biti automatizirano pomoću računovodstvenog softvera temeljenog na oblaku.
Također, brzo slanje računa daje vašim klijentima dovoljno vremena za plaćanje. Prilikom slanja faktura, pobrinite se da jasno navedete što klijenti plaćaju, kao što su:
- Potrošeni sati (ako je potrebno)
- Različiti projektni brojevi za rezultate kao što su (X web stranice, itd.)
- Trošak materijala
- Vrijeme konzultacija
#5: Odmah pratite zakašnjela plaćanja
Mnogi softverski alati za fakturiranje mogu slati podsjetnike za datum dospijeća.
Međutim, ponekad se oni brzo zanemare. U tom slučaju možete napišite personalizirani i pristojni e-mail podsjetnik spominjući da se možda vaša faktura izgubila u prevrtanju.
To bi trebalo biti dovoljno da im osvježi pamćenje; međutim, trebali biste također navedite broj fakture zajedno s detaljima projekta.
Evo predloška koji možete koristiti za podsjetnike za plaćanje:
#6: Pošaljite revidirani račun
Kada vaš klijent ne plati na vrijeme, najbolje je da mu pošaljete ispravljeni račun. Nakon svakog mjeseca možete izraditi ažuriranu fakturu koja uključuje sve zatezne naknade dodane ukupnom iznosu.
Možete uključiti bilješku koja podsjeća korisnike da je plaćanje kasnilo.
Naslov: [Company Name – Invoice Number] U vezi s vašim zakašnjelim plaćanjem
dragi [Name],
Šaljem vam ovu e-poruku jer sam primijetio problem s plaćanjem.
Prema mojoj evidenciji, plaćanje po fakturi br. [Invoice Number] kasni X dana. Plaćanje je dospjelo [Date]. Možete li me, molim vas, obavijestiti kada mogu očekivati dokaz o uplati za ovo?
Lijepi pozdrav,
[Name]
…i upozorite ih da će im se dodati još jedna zakasnina ako ne plate u zadanom roku.
#7: Ako je potrebno, eskalirajte problem
54% radnika slobodnjaka se žaliti da je potrebno predugo da se plati.
Ako se problem produži i čini se da klijent nema poticaja za rješavanje ovog problema s plaćanjem, možda je vrijeme da potražite pravnu pomoć.
Ako je to slučaj, onda možete poslati pismo zahtjeva, koje služi kao službena dokumentacija kojom se traži plaćanje.
dragi [Mr/Ms Surname of Debtor],
Sa žaljenjem moramo primijetiti da je, unatoč prethodnim pismima, gornji iznos još uvijek nepodmiren. Osim ako nas ne kontaktirate u roku od 48 da dogovorimo plaćanje:
- Pokrenut ćemo naš pravni postupak naplate duga protiv vas i dati predmet u ruke našim odvjetnicima kako bi pokrenuli pravni postupak protiv vas za cijeli nepodmireni iznos, uključujući kamate i pravne troškove.
- U slučaju da protiv vas bude donesena presuda u tom postupku, registrirat ćemo presudu i objaviti je u svim relevantnim stručnim časopisima.
S poštovanjem,
Za neke klijente to je dovoljno ozbiljno da ih motivira na plaćanje. Međutim, postoji nekoliko opcija za poduzimanje daljnjih radnji ako ignoriraju čak i ovo pismo:
- Unajmi odvjetnika. Odvjetnik može podnijeti tužbu u vaše ime radi povrata plaćanja, odvjetničkih troškova i druge štete koju je agencija pretrpjela.
- Predajte slučaj agenciji za naplatu. Agencije za naplatu pomoći će vam vratiti novac i uzeti mali dio faktura koje uspješno povrate.
- Sud za sporove male vrijednosti. Ovo je mjesto osmišljeno za pomoć tvrtkama u rješavanju sporova oko malih novčanih iznosa, međutim, to se može učiniti samo za lokalne klijente.
Zaključak – razmislite o korištenju pravila naknade za zakašnjenje u svoju korist
Imati nestabilan tok prihoda zbog neplaćeni računi mogu imati štetan utjecaj na vaše poslovanje – u nekim ekstremnim slučajevima može dovesti do bankrota. Zato je bitno zaštititi se i osigurati da vam kupci i klijenti plaćaju na vrijeme.
Jedan od načina da se to postigne je da iskoristite politiku zakasnine i dodajte je svojim fakturama.
To će potaknuti vaše klijente da vam plaćaju na vrijeme, jer će im se dodatno naplatiti propušteno ili zakašnjelo plaćanje računa.
Još jedna stvar koja može pomoći je korištenje alata za upravljanje projektima kao što je Wix.
Wix je vodeća vizualna platforma za suradnju vjeruje više od 13 000 agencija (web dev, dizajn i dalje) širom svijeta podržavajući isporuku projekata za više od 1.200.000 klijenata. Pomažemo vam da redefinirate način na koji radite sa svojim klijentima i timom eliminirajte kašnjenja klijenata i uživajte u isporuci projekata u tjednima umjesto mjesecima.
Agencije, programeri i voditelji projekata koriste Wix za prestanite se oslanjati na nagađanja i izravno surađujte s klijentima, kako bi cijelo vrijeme mogli vidjeti što se događa. To pomaže vašim klijentima da vide sav trud koji vaš tim ulaže u svoj projekt – potičući ih da vam plate za vaš trud.
Isprobajte Wix besplatno, držite svoj tim i klijente na istoj stranici i spriječite kasne ili neplaćene fakture.
