Napomena: Sljedeći članak će vam pomoći: Stručni savjeti za upravljanje ugovorima za vlasnike malih tvrtki u 2023
Kao vlasniku male tvrtke, učinkovito upravljanje ugovorima može biti jedan od najvažnijih čimbenika vašeg uspjeha. Ugovori su bitan dio poslovanja, a posjedovanje dobrih vještina upravljanja ugovorima ključno je za osiguravanje da su vaši dogovori uspješni i korisni za sve uključene.
Od znanja kako pregovarati o poslovima do razumijevanja pravnih implikacija različitih klauzula, postoji mnogo toga što trebate znati kada je u pitanju upravljanje ugovorima. Bilo da imate posla s dobavljačima ili kupcima, postojanje učinkovitih strategija upravljanja ugovorima može pomoći osigurati da sve strane razumiju svoja prava i obveze prema bilo kojem ugovoru. Stoga pročitajte nekoliko stručnih savjeta kako to postići!
1. Korištenje softverskih rješenja za automatizaciju
Softverska rješenja za automatizaciju mogu vam pomoći da usmjerite i pojednostavite svoje procese upravljanja ugovorima. Tehnologija poput ove može vam pomoći u praćenju važnih dokumenata, osigurati usklađenost s propisima, pa čak i generirati automatizirana izvješća. Ovi vam alati također mogu pomoći u uštedi vremena i novca smanjenjem količine ručnog rada potrebnog za upravljanje ugovorima.
U tome vam može pomoći softver za ispunjavanje PDF-ova o kojem više možete pročitati na https://www.fillhq.com/. Dokumenti koji se šalju putem ovog softvera automatski se formatiraju prema vašim specifikacijama i mogu se ispuniti brzo i jednostavno. A s integriranim sustavima tijeka rada i izvješćivanja, moći ćete pratiti napredak upravljanja ugovorima u stvarnom vremenu.
2. Uspostavljanje jasnih komunikacijskih kanala
Komunikacija je ključna za upravljanje ugovorima. Obje strane moraju razumjeti uvjete ugovora i biti svjesne svih promjena ili ažuriranja čim se dogode. Zato je ključno uspostaviti jasne komunikacijske kanale između svih uključenih strana.
To može značiti zakazivanje redovitih sastanaka za raspravu o problemima ili korištenje opsežnog sustava za upravljanje kontaktima kao što je Microsoft Dynamics 365 for Business Central za upravljanje kontaktima u više timova unutar vaše organizacije. Pomoću ovih alata moći ćete pratiti svu komunikaciju i osigurati da su svi na istoj stranici.
3. Provođenje redovitih revizija
Redovita revizija vaših ugovora može pomoći osigurati da svi uključeni imaju ažurirano razumijevanje svojih prava i odgovornosti. Također vam može pomoći da identificirate potencijalna područja sukoba ili područja u kojima je potrebno izvršiti promjene. Provođenje redovitih revizija pomoći će zadržati sve strane na istoj stranici i osigurati da su vaši ugovori učinkoviti i zakonski usklađeni. Revizije vam također pružaju priliku da ponovno pregovarate o ugovorima ako je potrebno – sa svim stranama svjesnima svojih obveza i prava.
4. Posjedovanje postupka za izmjene i dopune
Ponekad je možda potrebno izmijeniti ugovore nakon što su potpisani zbog promijenjenih okolnosti ili novih informacija koje su izašle na vidjelo. Postojanje standardnog postupka za izmjene i dopune može olakšati ovaj proces za sve uključene. Važno je jasno dokumentirati sve promjene kako bi svima bili jasni uvjeti ugovora u budućnosti. I dok usmeni sporazumi u nekim slučajevima mogu biti pravno obvezujući, uvijek je bolje imati pisani sporazum koji odražava promjene.
5. Razumijevanje propisa
Važno je razumjeti propise relevantne za vašu industriju i poslovanje kako biste bili sigurni da su vaši ugovori pravno valjani. Upoznavanje s primjenjivim zakonodavstvom je ključno, osobito ako imate posla s kupcima ili dobavljačima izvan svoje zemlje. Time ćete pomoći u zaštiti svih uključenih strana i osigurati da su svi ugovori u skladu s lokalnim zakonima.
Moraju se uzeti u obzir propisi kao što su oni koji se odnose na zapošljavanje, zdravlje i sigurnost, zaštitu okoliša i privatnost podataka. Savjetovanje s odvjetnikom ili drugim pravnim stručnjakom preporučuje se kada je u pitanju razumijevanje propisa koji se odnose na vaše poslovanje. Time ćete osigurati da ispunjavate sve zahtjeve i djelujete u skladu sa zakonom.
6. Učinkovito pregovaranje o poslovima
Učinkovito pregovaranje o poslu zahtijeva poznavanje pravnih implikacija različitih klauzula i očekivanja svake uključene strane. Da biste učinkovito pregovarali o dogovoru, morate razumjeti što svi žele od sporazuma, identificirati potencijalna problematična područja i biti spremni na kompromise gdje je to potrebno. Imati iskusnog pregovarača također može pomoći da svi odu zadovoljni ishodom. Korisno je biti organiziran i pripremljen unaprijed kako biste mogli brzo odgovoriti na pitanja i osigurati da su interesi svih zastupljeni.
7. Korištenje standardiziranih ugovora
Gdje je to moguće, dobro je koristiti standardizirane ugovore. To će pomoći pojednostaviti postupak potpisivanja ugovora i osigurati da su sve strane upoznate sa svojim pravima i obvezama prema ugovoru. Također može dugoročno uštedjeti vrijeme eliminirajući potrebu za dugotrajnim pregovorima ili individualiziranim sastavljanjem svakog ugovora. Posebna vrsta standardiziranog ugovora je obrazac jedinstvenog trgovačkog koda (UCC), koji je vrsta ugovora koji se koristi u poslovnim transakcijama.
Ovaj obrazac uključuje jezik koji pokriva opće odredbe i uvjete prodaje i ističe odgovornosti svake uključene strane. Korištenje ove vrste obrasca može pomoći u pojednostavljenju procesa i smanjiti rizik od nesporazuma ili sporova među stranama.
8. Stvaranje učinkovitog procesa pregleda ugovora
Stvaranje učinkovitog procesa pregleda upravljanja ugovorima ključno je za osiguranje da vaši ugovori ostanu pravno valjani tijekom vremena. Uspostavljeni proces pregleda omogućuje vam da identificirate sve promjene koje bi mogle biti potrebne zbog promjena u propisima ili industrijskim standardima, kao i sve potencijalne rizike povezane s određenim klauzulama ili dogovorima. Uspostava sustava za provođenje redovitih pregleda može pomoći da vaši ugovori budu ažurni iu skladu s važećim propisima. U nekim slučajevima, možda ćete također htjeti uključiti klauzulu u svoje ugovore koja zahtijeva od strana da obavještavaju jedna drugu o svim promjenama ili modifikacijama koje bi mogle biti napravljene.
FAQ
1. Što trebam uzeti u obzir pri stvaranju učinkovitog procesa pregleda ugovora?
O: Prilikom kreiranja učinkovitog procesa pregleda ugovora, postoji nekoliko čimbenika koje biste trebali uzeti u obzir. Prvo, važno je uspostaviti jasne kriterije za pregled ugovora, uključujući koje vrste ugovora zahtijevaju pregled i koliko često ih treba pregledavati. To će pomoći osigurati da su svi ugovori ažurni i usklađeni s relevantnim propisima. Ključno je imati uspostavljen sustav za identifikaciju i rješavanje svih potencijalnih rizika ili problema koji se mogu pojaviti, kao što je uključivanje klauzula koje više nisu zakonske ili provedive.
Također biste trebali razmisliti o uključivanju klauzule u svoje ugovore koja zahtijeva od strana da obavijeste jedna drugu o svim promjenama ili modifikacijama koje bi mogle biti napravljene. Naposljetku, važno je redovito obučavati i educirati zaposlenike o procesima pregleda ugovora i zakonskim zahtjevima kako bi se osiguralo da su svi u tijeku i na istoj stranici.
2. Koje su prednosti korištenja standardiziranih ugovora?
O: Korištenje standardiziranih ugovora ima nekoliko prednosti. Prvo, pomaže pojednostaviti postupak potpisivanja ugovora i osigurava da su sve strane upoznate sa svojim pravima i obvezama prema ugovoru. Također može dugoročno uštedjeti vrijeme eliminirajući potrebu za dugotrajnim pregovorima ili individualiziranim sastavljanjem svakog ugovora. Štoviše, standardizirani ugovori mogu smanjiti rizik od nesporazuma ili sporova između strana jer svi rade na istom dokumentu s istim uvjetima i jezikom.
3. Zašto je važno razumjeti propise relevantne za vašu industriju i poslovanje?
O: Razumijevanje propisa relevantnih za vašu industriju i poslovanje važno je kako biste osigurali da su vaši ugovori pravno valjani. Upoznavanje s primjenjivim zakonodavstvom je ključno, osobito ako imate posla s kupcima ili dobavljačima izvan svoje zemlje. Time ćete pomoći u zaštiti svih uključenih strana i osigurati da su svi ugovori u skladu s lokalnim zakonima. Propisi kao što su oni koji se odnose na zapošljavanje, zdravlje i sigurnost, zaštitu okoliša i privatnost podataka moraju se uzeti u obzir prilikom izrade i pregleda ugovora.
4. Kako mogu učinkovito pregovarati o poslu?
O: Učinkovito pregovaranje o poslu zahtijeva poznavanje pravnih implikacija različitih klauzula i očekivanja svake uključene strane. Da biste učinkovito pregovarali o dogovoru, morate razumjeti što svi žele od sporazuma, identificirati potencijalna problematična područja i biti spremni na kompromise gdje je to potrebno.
Imati iskusnog pregovarača također može pomoći da svi odu zadovoljni ishodom. Nadalje, važno je biti organiziran i pripremljen unaprijed kako biste mogli brzo odgovoriti na pitanja i osigurati da su interesi svih zastupljeni.
5. Jesu li usmeni dogovori pravno obvezujući?
O: U nekim slučajevima, usmeni sporazumi mogu biti pravno obvezujući. Međutim, uvijek je bolje imati pisani ugovor koji odražava učinjene promjene i jasno ocrtava buduće uvjete ugovora. To pomaže osigurati da su svi na istoj stranici i smanjuje rizik od nesporazuma ili sporova. Važno je provjeriti s pravnim stručnjakom kako biste utvrdili je li usmeni sporazum pravno obvezujući u vašoj konkretnoj situaciji.
Razumijevanje relevantnih propisa, učinkovito pregovaranje, korištenje standardiziranih ugovora i uspostavljanje učinkovitog procesa pregleda važni su elementi stvaranja pravno valjanih sporazuma. Na taj ćete način osigurati da vaše poslovanje bude zaštićeno i da teče glatko.
Osim toga, ključno je jasno dokumentirati sve promjene kako bi se izbjegli nesporazumi ili sporovi među stranama. Slijeđenje ovih koraka pomoći će vam da stvorite čvrste ugovore koji su u skladu sa zakonskim zahtjevima. Ako odvojite vrijeme za razumijevanje i pridržavanje zakonskih propisa, možete osigurati da vaša tvrtka posluje u skladu sa zakonom.
