Napomena: Sljedeći članak će vam pomoći: Što je Scope Creep i kako ga izbjeći
Na pola ste puta u dizajniranju web stranice i dobivate povratne informacije od svog klijenta da napravite neke promjene. Malo ugađanje ovdje i malo ugađanje ondje, jer “Neće dugo trajati” ili još bolje, kažu “Trebalo bi biti stvarno jednostavno implementirati”…
I u većini slučajeva to je točno. “Male” promjene ili modifikacije pomogle bi da konačna web stranica bude bolja. Ali oni se mogu brzo zbrojiti, ponekad se izjednačuju s dodatnih nekoliko tjedana neplaćenog rada za vaš tim.
Nije neuobičajeno da se web dizajneri odluče na to potruditi se impresionirati svoje klijente. Uostalom, uvijek je cilj održati klijente zadovoljnima. Ali, ako ste ikada iznenada završili u velikom zaostatku za svojim rasporedom, u panici i neuspjehu da izvršite tu slatku konačnu uplatu, postali ste žrtva onoga što je poznato kao Opseg puzanja.
Što je točno Scope Creep?
Opseg puzanja događa se kada se projektu dodaju promjene ili ažuriranja izvan onoga što je prvobitno dogovoreno, što rezultira nekontroliranim rastom opsega projekta.
Naravno, promjene su neizbježne u svakom projektu web dizajna. Ipak, postoji razlika između zdravih i nezdravih promjena, onih koje bi vaš projekt učinile prevelikim ili složenim. Proces je često suptilan, tj. prikrade se vama i dogovorenom opsegu, pa otuda i naziv – scope creep.
Ali smanjenje opsega može doći u različitim oblicima, a ne samo malim promjenama. Također može doći u obliku zahtjeva za većim promjenama, poput zahtjeva klijenta da promijenite cijelu strukturu početne stranice koju ste dizajnirali. Njima se može činiti da je ono što traže razumno, ali vama to vjerojatno znači da su posljednjih nekoliko tjedana bili doslovno ništa više od gubitka vremena.
Zašto je Scope Creep tako opasan?
Ako radite na projektu s fiksnom cijenom, lako je razumjeti koje su neposredne implikacije – više posla besplatno. Međutim, scope creep ne znači samo dodatni posao besplatno, već ima niz drugih posljedica.
Puzanje opsega može staviti dodatni pritisak na cijeli vaš tim, kojem bi bilo teško ispuniti izvorne rokove. Čak i kada se uvedu promjene koje imaju značajan utjecaj na radno opterećenje, klijenti će često i dalje očekivati da će projekt ostati na pravom putu. To zauzvrat može utjecati na mentalno i fizičko zdravlje vašeg tima na štetan način, povećavajući stres koji bi u najgorem slučaju mogao rezultirati izgaranjem zaposlenika. Prezaposleni zaposlenici mogli bi postati ogorčeni i početi tražiti drugi posao.
U isto vrijeme, ozbiljno izgaranje zaposlenika može dovesti do potpunog zastoja vašeg projekta. S tim u vezi, općenito, najveća nuspojava pomicanja opsega je da se projekt jednostavno razvlači tjednima, ako ne i mjesecima, a da vi uopće ne uspijete ništa finalizirati i od svog klijenta primiti konačnu uplatu za sav posao koji učinio sam.
Naposljetku, ako se od vas traži dodatni posao i pridržavate se nerazumnih rokova, cjelokupna kvaliteta vašeg rada može stradati. Na taj način riskirate narušavanje reputacije koju ste tako teško izgradili…
Držite Scope Creep pod kontrolom držeći klijente pod kontrolom
Ako ste radili kao freelancer web dizajna ili u agenciji, vjerojatno ste iskusili neugodnost. Određena količina puzanja opsega može se dogoditi svakom projektu, bez obzira na to koliko je projekt dobro osmišljen ili koliko je visoko kvalificiran tim.
Međutim, postoje koraci koje možete poduzeti kako biste izbjegli da u potpunosti preuzme vaš projekt.
1. Napišite jasnu izjavu/opseg posla
Ne možete očekivati da nešto zadržite unutar njegovog opsega ako niste posve sigurni koji je to opseg, za početak. Stoga budite sigurni da razumijete ciljeve, viziju i očekivanja svojih klijenata. Zahtjevi, vremenski okvir, proračun i odgovornosti (tko što radi) trebaju biti jasno navedeni u izjavi ili djelokrugu rada.
Opseg posla možete koristiti kako eksterno, kod vašeg klijenta, tako i interno, unutar samog projektnog tima. Drugim riječima, zajednički dogovoreni opseg posla omogućuje vam da osigurate da su svi na istoj stranici.
Možda zvuči jednostavno, ali velik dio scope creep-a proizlazi upravo iz loše definiranog opsega posla ili izostanka istog.
Stvari koje morate imati na umu kada pišete svoj djelokrug rada:
- Provjerite je li jezik jednostavan i nedvosmislen kako biste izbjegli moguće nesporazume – osobito ako vaš klijent nije baš upoznat s web dizajnom.
- Obavezno uključite klauzulu koja jasno navodi da će svaki posao koji vaš klijent može zahtijevati izvan prvobitno dogovorenog opsega projekta dodatno naplatiti (možda po standardnoj satnici, čak i ako općenito ne naplaćujete po satu, samo da račun za neobičnih dodatnih 5-10 sati po projektu).
Imajući na umu ova 2 temeljna koncepta kada pišete svoj djelokrug rada, štitite se od potencijalno zahtjevnih klijenata koji bi vas usput mogli pokušati iskoristiti i izbjegavate nepotrebne sukobe oko konačnog troška.
2. Planirajte promjene unaprijed
Iznad svega, važno je razlikovati prilagodbe koje su bezopasne i zahtijevaju vrlo malo vremena za provedbu od prilagodbi koje bi u potpunosti promijenile rok projekta.
Bilo bi naivno očekivati da neće biti nikakvih zahtjeva za promjenama, bilo od vašeg klijenta, vašeg tima, pa čak i od vas osobno. Ali morate biti sigurni da imate ispravan plan za rješavanje svih predloženih promjena.
Za početak, ustanovite tko će biti zadužen za odobravanje takvih promjena – biste li to bili vi? Bi li to bio voditelj projekta? Ili bi samo vaš klijent dodijelio posao izravno vašem timu? Zaista ne preporučamo da vašem klijentu dopustite izravnu liniju pristupa samo za dodavanje novih zadataka na tanjur vašeg tima jer ne bi bilo nečuveno da nešto poput ovoga prođe nezapaženo do kraja. Nakon što se klijent upozna s protokolom za davanje povratnih informacija o napretku svoje web stranice, svi mogu biti na istoj stranici, a rezultati su transparentnost i bolja komunikacija između svih uključenih.
3. Koristite Wix – softver je na vašoj strani
Za sve što smo opisali iznad, i povrh svega – toplo preporučujemo korištenje rješenja za upravljanje projektima koje vam omogućuje pravilno praćenje svega što se događa tijekom početnog procesa web dizajna, kao i nakon njega.
Zašto držati zadatke i klijente odvojene od stvarne web stranice na kojoj radite?
Jedan od glavnih razloga zašto smo izgradili Wix bio je kada je naš osnivač, Vito Peleg, proširio svoju agenciju i shvatio problem koji se stalno ponavljao, iznova i iznova, a koji ga je stvarno kočio u rastu. Osobito pri žongliranju s više projekata u isto vrijeme, nemogućnost pravilnog praćenja svega, rasprave o promjenama s klijentima i uključivanja vašeg tima rezultiralo je projektima koji su trajali mnogo dulje od očekivanog.
Jednostavno rečeno, većina klijenata jednostavno ne zna kako se izraziti. Oni ne znaju što je zapravo uključeno u izradu web stranice, kako se svaki odjeljak zove. Sve što znaju je ono što trenutno vide i što god zamišljaju u svojoj glavi.
S Wixovom značajkom Visual Feedback, ne samo da im možete pomoći izbaciti te ideje iz glave, već možete i pratiti svaku pojedinačnu promjenu na jednoj nadzornoj ploči, uključujući praćenje dodatnog vremena koje je trebalo onima koje su dodale opsegu projekta da ih možete naplatiti nazad klijentu.
Raščlanjivanje promjena na pojedinačne zadatke i radnje ne samo da vam pomaže učiniti točno ono što klijent želi, pomaže vašem timu da ostane usredotočen i smanjuje vrijeme dovršetka projekta za prosječno 50%.
Kada koristite Wix, samo zapamtite nametnuti komunikaciju kroz postavljene kanale. Primjerice, ako vam klijent pošalje poruku putem Facebook Messengera ili dugi e-mail, važno ga je uputiti na dogovoreni način komunikacije. Čak i ako vam se čini da riskirate iritirati klijenta, uvjerite ga da će vam dugoročno biti zahvalni jer je korištenje Wixa za komunikaciju s vama ono što će pomoći da projekt napreduje i pomoći vam da radite najbolje što možete umjesto da trošite sate pronalaženje informacija raspoređenih u 5 različitih alata.
4. Naučite reći “ne”
Vjerojatnije je da će klijenti i drugi ljudi uključeni u proces web dizajna postavljati nerazumne zahtjeve ako s vaše strane vide slabo vodstvo ili nedostatak iskustva. To je ono zbog čega je još važnije da ustanete i ne bojite se reći ne nerazumnim zahtjevima klijenata koji bi ugrozili projekt i vašu sposobnost da isporučite posao ovom klijentu (i svim vašim drugim klijentima).
Ako vas klijent ili šef traži da preuzmete dodatne zadatke koji mogu povećati opseg projekta, jednostavno pokušajte objasniti na profesionalan, ali čvrst način da ti zadaci nadilaze dogovoreni opseg posla i stoga utječu na vremenski okvir i troškove koje izazivaju.
5. Klonite se pozlate
Još jedna široko rasprostranjena zabluda je da je scope creep uvijek uzrokovan samim klijentom.
To zapravo nije uvijek slučaj i nije neuobičajeno da scope creep dolazi s vaše strane. Zapravo, pozlaćivanje je praksa u kojoj vi ili vaš tim jednostavno nastavljate raditi na web stranici klijenta kako biste napravili marginalna poboljšanja bez izričitog odobrenja vašeg klijenta. Općenito, to je rezultat lošeg upravljanja i planiranja projekta.
Sjajan primjer pozlaćivanja je kada stalno dodajete dodatne radove na vlastitu ploču samo kako biste impresionirali klijenta ili premašili njegova očekivanja. Sada postoje situacije u kojima to ima smisla i očito, klijent se neće buniti na dodatni napor koji ulažete, ali to će rezultirati širenjem opsega i može negativno utjecati na vaše poslovanje.
Što uzrokuje pozlaćivanje?
Obično se pozlaćivanje može pripisati želji da se ugodi kupcu, pod pretpostavkom da će biti oduševljeni dodatnim značajkama koje uopće nisu ni tražili. Međutim, ovdje je stvarni rizik da bi vaš klijent umjesto oduševljenja mogao završiti razočaran i ne odobriti dodatne značajke. Možda će vas čak zamoliti da ponovno izradite projekt prema njihovim izvornim specifikacijama, što opet dovodi do dodatnog besplatnog rada za vas. Uostalom, oni nisu tražili promjene koje ste napravili, pa vam vjerojatno neće platiti da ih uklonite.
Drugi problem na koji treba obratiti pozornost je perfekcionizam, bilo od vas ili bilo koga u vašem timu. Perfekcionizam je među glavnim uzrocima slabljenja opsega. Postoje takozvani kronični zlatnici koji će nastaviti forsirati svakakve sitne izmjene koje bi trebale usavršiti projekt. Obično su vrlo vrijedni i entuzijastični u poslu.
Dobar način rješavanja problema s kroničnim nezadovoljnicima je potaknuti ih da izraze svoje ideje i vizije u ranim fazama planiranja, gdje se opseg projekta još utvrđuje, tj. prije utvrđivanja proračuna. Time se njihove ideje mogu ugraditi u samom startu.
Sažetak – Izbjegavajte puzanje opsega i brže završavajte projekte
Puzanje opsega neizbježno je kod nekih klijenata, ali ako to ne planirate i bez odgovarajućih sustava za rješavanje toga (kao što je Wix?), to može uzrokovati da projekt završi potpuno katastrofalno.
Uz savjete u ovom vodiču, bit ćete na pravom putu da spriječite da puzanje opsega uopće utječe na vaš rad i smanjite učinke u slučaju da ipak utječe.
