Softver za odobravanje tijeka rada: Kako odabrati pravi alat za svoj tim

Napomena: Sljedeći članak će vam pomoći: Softver za odobravanje tijeka rada: Kako odabrati pravi alat za svoj tim

Ako se ne uzbuđuješ zbog čega softver za odobravanje tijeka rada ima za ponuditi, onda ili niste otkrili što može ponuditi, ili trenirate za sljedeće Olimpijske igre u sportu ping pong putem e-pošte. 🏓

kad jednom pogodiš ‘Poslati’ da biste obavijestili klijenta ili druge zainteresirane strane da su promjene napravljene i da ih moraju odobriti prije nego što počnu djelovati, često ćete čekati čekati.

Provest ćete godine čekajući odgovor samo da biste shvatili – kada (ili ako) konačno stigne – da je relativno besmislen, s nejasnim referencama na promjene zbog kojih se pitate gledaju li uopće istu web stranicu ili dizajniraju vas su.

Zvuči poznato? Pa, došli ste na pravo mjesto.

U ovom ćemo vodiču pogledati kako softver za odobravanje tijeka rada može pomoći vam skratiti vrijeme odobrenja do 80%.

Što je sa softverom za odobravanje tijeka rada i treba li vam stvarno?

Za nas koji smo radili u web dizajnu i razvoju, petlje povratnih informacija i odobrenja koja traju tjednima (ako ne i mjesecima) nisu ništa neobično.

Kao industrija, nekako smo ih počeli prihvaćati kao stvarnost koju ne možemo promijeniti.

Ipak, zamislite ovo u bilo kojem drugom kontekstu.

Na primjer, zamislite da odvezete svoj automobil u garažu da se obavi hrpa posla, samo da biste se pojavili puna četiri tjedna nakon što je bio spreman samo da izbacite gume i odvezete se.

Ili, možda još gore, pojesti obrok u gurmanskom restoranu samo da bi cijeli mjesec stajao pred vama prije nego što ste komentirali da je hladno, a ne ono što ste naručili.

Nijedan od ovih scenarija ne bi imao smisla u stvarnom svijetu.

U međuvremenu, kao dizajneri, programeri i voditelji projekata, mi živimo ekvivalent ovih fiktivnih primjera u stvarnom svijetu, koji – ako ćemo iskreno – stvarno zvuče kao potpuna šala.

Naravno, ova kašnjenja, osim što su frustrirajuća (kao da to nije dovoljno), gutaju vaš proračun, profit i kapacitet da pružite više—i bolje—rade kao tim.

Zato posjedovanje pravog softvera za odobravanje tijeka rada koji će održavati stvari u pokretu i pod kontrolom nije luksuz –

Atraim je rješenje kojem vjeruju samostalni poduzetnici okrenuti klijentima do najvećih Fortune 500 brendova za osnaživanje vizualne suradnje i kreativne tijekove rada koji im omogućuju skraćivanje vremena obrta za kreativne projekte s tjedana na dane.

Povezano: Poslušajte kako se Seahawk Media tim od 70+ oslanja na Wix

Naše integracije i ugrađene ako ovo, onda one automatizacije jedan su od načina na koji veći timovi iskorištavaju Wix. Budući da mnogi već koriste Jira, Asana, ClickUp, itd., oni koriste Wix za pokretanje svog radnog tijeka povratnih informacija o dizajnu i još uvijek ih mogu poslati izravno na platformu koju koriste za upravljanje projektima.

Wix je jedina platforma koja pruža brzu povratnu informaciju i bolji tijek rada poput ovog, koji dolazi s nizom prednosti, uključujući:

• Smanjuje kašnjenja: Automatizirani tijek rada osigurava da se odobrenja odvijaju brzo, držeći vaše projekte na pravom putu.
• Povećava odgovornost: Uz jasne korake odobravanja, svatko zna svoje odgovornosti i rokove.
• Poboljšava suradnju: Pojednostavljeni tijek rada potiče bolju komunikaciju među članovima tima i dionicima.

Tijekom (doduše, dosta) godina, naučio sam da pravi alati mogu napraviti ili uništiti projekt.

Svjedočio sam kako se projekti raspadaju zbog uskih grla u procesu odobravanja i vidio sam kako rastu kad sve teče besprijekorno.

Kako razviti neometan proces odobravanja tijeka rada (primjeri)

Sada znate zašto vi i vaš tim zaslužujete neometan radni tijek za odobrenja – jedno će vam pomoći da svoje najbolje radove pošaljete brže i s manje nagađanja.

Dakle, zaronimo u neke smjernice i praktične primjere:

Iskoristite prednosti automatizacije

Wixova ugrađena ako ova, onda ona automatizacija dizajnirana je kako bi vam pomogla izgraditi točno kako tijek rada vašeg tima izgleda s okidačima, radnjama i uvjetima.

Evo samo nekoliko primjera kako timovi koriste automatizaciju:

• Automatizirano dodjeljivanje zadataka: Kada se stvori novi zadatak, može se automatski dodijeliti odgovarajućem članu tima na temelju njihove uloge ili dostupnosti. To osigurava da se zadaci brzo preuzmu i sprječava kašnjenja.
• Podsjetnici za odobrenje: Konfigurirajte automatizirane podsjetnike za obavještavanje dionika kada su odobrenja na čekanju. To pomaže da se proces odobravanja odvija glatko i sprječava uska grla.
• Ažuriranja statusa: Implementirajte automatizirana ažuriranja statusa kako biste informirali članove tima i klijente kako zadaci napreduju kroz različite faze tijeka rada. Time se smanjuje potreba za ručnim praćenjem i svi se informiraju.
• Uvjetna logika: Koristite uvjetnu logiku za stvaranje dinamičkih tijekova rada koji se prilagođavaju na temelju određenih kriterija. Na primjer, ako je zadatak označen kao visoki prioritet, može se automatski proslijediti starijem članu tima na odobrenje.

Dizajnirajte prilagođene procese odobravanja

Ne funkcionira svaki tim na isti način.

Nema svaki tim isti postupak odobravanja.

S Wixom možete izgraditi postupak odobravanja koji ima smisla za način na koji želite raditi s višestrukim prekretnicama projekta.”

• Petlje povratnih informacija klijenata: Postavite tijek rada koji uključuje više krugova povratnih informacija i odobrenja klijenata. Svaka prekretnica može imati posebne upute i rokove, čime se osigurava pravodobno primanje i uključivanje povratnih informacija.
• Procesi internog pregleda: Stvorite procese koji zahtijevaju više internih odobrenja prije nego što se zadatak označi kao dovršen. Ovo je osobito korisno za kontrolu kvalitete i osiguravanje da svi isporučeni proizvodi zadovoljavaju vaše standarde.

Integrirajte se sa svojim tehnološkim paketom

Imamo izvorne integracije sa svim vašim omiljenim alatima, kao što su Slack, Trello, Asana, Jira i Monday.com – kako god hoćete, mi to imamo ili ćemo uskoro.

To vam omogućuje da nastavite koristiti alate koje volite dok iskorištavate Wixove moćne značajke tijeka rada.

• Slack Obavijesti: primajte obavijesti u stvarnom vremenu u Slacku kada zadatak zahtijeva vašu pažnju ili kada je potrebno odobrenje. To osigurava da nikada nećete propustiti važno ažuriranje.
• Trello integracija: Automatski izradite Trello kartice za nove zadatke i ažurirajte ih kako se zadaci kreću kroz tijek rada u Wixu. Ovo održava vaše projektne ploče sinkroniziranim i ažurnim.

Pogledajmo neke primjere iz stvarnog svijeta

Pogledajmo na brzinu neke praktične načine na koje dizajnerski timovi koriste Wixove alate za odobravanje tijeka rada i automatizaciju kako bi poboljšali učinkovitost cijelog procesa odobravanja.

Odobrenje stranice

Odobrenje stranice je savršen način da cijelu stranicu označite kao 100% dovršenu i u potpunosti u skladu sa svim suradnicima na vašem projektu da je to učinjeno.

Da biste stranicu označili kao odobrenu, jednostavno idite na predmetni projekt.

Zatim idite na određenu stranicu na predmetnoj web stranici. Kad ste tamo, potražite Odobri stranicu gumb na alatnoj traci za suradnju, kao što je prikazano u nastavku:

Nakon što kliknete, prikazat će vam se sljedeća potvrda uključujući izbor označavanja svih preostalih neriješenih zadataka na ovoj stranici kao dovršenih.

Kako biste potvrdili da ovu stranicu želite označiti kao odobrenu, ponovno kliknite Odobri stranicu.

Tijek rada odobrenja dizajna

• Korak 1: Zadatak kreiran – novi zadatak dizajna je kreiran i dodijeljen dizajneru.
• Korak 2: Početni pregled – Dizajner dovršava zadatak i šalje ga na početni pregled.
• Korak 3: Odobrenje klijenta – zadatak se šalje klijentu na odobrenje. Ako se odobri, prelazi se na sljedeću fazu; ako nije, šalje se natrag dizajneru s povratnom informacijom.
• Korak 4: Konačno odobrenje – Nakon što klijent odobri, zadatak se šalje voditelju projekta na konačno odobrenje prije nego što se označi kao dovršen.

Tijek rada za objavljivanje sadržaja

• Korak 1: Nacrt sadržaja – pisac sadržaja izrađuje nacrt članka i šalje ga na urednički pregled.
• Korak 2: Urednički pregled – Urednik pregledava nacrt, daje povratne informacije i po potrebi zahtijeva revizije.
• Korak 3: Pregled klijenta – revidirani nacrt šalje se klijentu na odobrenje.
• Korak 4: Objava – Nakon što klijent odobri, sadržaj se planira objaviti na web stranici.

Tijek rada ispravljanja pogrešaka

• Korak 1: Prijavljena pogreška – prijavljena je pogreška i kreiran je zadatak u Wixu.
• Korak 2: Dodjela razvojnom programeru – zadatak se automatski dodjeljuje razvojnom programeru na temelju njihove stručnosti.
• Korak 3: Popravi i testiraj – programer popravlja grešku i šalje zadatak na testiranje.
• Korak 4: Osiguranje kvalitete – QA tim testira popravak i ili ga odobrava ili šalje natrag razvojnom programeru na daljnji rad.
• Korak 5: Implementacija – kada popravak prođe QA, implementira se u živo okruženje.

Ostala rješenja za odobravanje tijeka rada

Kada je riječ o softveru za odobravanje tijeka rada, tržište je prepuno robusnih alata dizajniranih za pojednostavljenje upravljanja projektima i poboljšanje timske suradnje.

Iako smo veliki obožavatelji Wixa iz očitih razloga – 1) mi smo kreatori i 2) što je to jedina platforma koja kombinira vizualnu suradnju s automatizacijom i integracijama s drugim alatima koje koristimo, želimo priznati da postoje i druga rješenja koja su također izvrsne mogućnosti za korištenje samostalno ili u kombinaciji s Wixom.

Markup.io

Snage:

• Sučelje prilagođeno korisniku: Markup.io nudi intuitivno sučelje koje korisnicima olakšava komentiranje i davanje povratnih informacija na web stranicama.
• Suradnja u stvarnom vremenu: Alat omogućuje višestrukim dionicima suradnju u stvarnom vremenu, što ga čini idealnim za iterativne procese dizajna.

Wixov rub:

• Veća prilagodba: Dok se Markup.io ističe u suradnji u stvarnom vremenu, Wix nudi više mogućnosti prilagodbe za automatizaciju tijeka rada. Korisnici mogu prilagoditi tijek rada kako bi odgovarao njihovim specifičnim projektnim potrebama, od dodjele zadataka do automatiziranih podsjetnika i ažuriranja statusa.
• Napredna automatizacija: Wixove mogućnosti automatizacije nadmašuju Markup.io dopuštajući složeniju, uvjetnu logiku za učinkovito rukovanje različitim projektnim scenarijima.

Marker.io

Snage:

• Besprijekorna integracija: Marker.io dobro se integrira s popularnim alatima za upravljanje projektima kao što su Trello, Asana i Jira, olakšavajući jednostavno praćenje grešaka i prikupljanje povratnih informacija.
• Jednostavnost korištenja: Jednostavnost snimanja i izvješćivanja o problemima izravno na aktivnim web stranicama čini ga omiljenim među programerima.

Wixov rub:

• Sveobuhvatno upravljanje radnim procesom: Wix ne samo da se bavi praćenjem grešaka i povratnim informacijama, već nudi i holistički pristup upravljanju projektima sa svojom automatizacijom tijeka rada. To znači da možete upravljati svime, od odobrenja dizajna do objavljivanja sadržaja unutar jedne platforme.
• Poboljšano izvješćivanje i analitika: Wix pruža detaljna izvješća i analitiku kako bi pomogao timovima da prate izvedbu i identificiraju uska grla, nudeći dublje uvide u usporedbi s osnovnijim značajkama izvješćivanja Marker.io.

ClickUp

Snage:

• Platforma sve u jednom: ClickUp je poznat po svojoj svestranosti, nudeći širok raspon značajki od upravljanja zadacima do praćenja vremena i postavljanja ciljeva.
• Prilagođeni prikazi: Korisnici se mogu prebacivati ​​između različitih pogleda (popis, ploča, kalendar) kako bi upravljali zadacima prema svojim željama.

Wixov rub:

• Specijalizacija u web projektima: Dok je ClickUp moćan opći alat, Wix je posebno dizajniran za projekte web razvoja i dizajna, što ga čini specijaliziranijim za timove u ovoj industriji.
• Predlošci tijeka rada: Wixovi unaprijed izrađeni predlošci tijeka rada prilagođeni su za web dizajn i razvoj, omogućujući brže postavljanje u usporedbi s generičkim predlošcima dostupnim u ClickUpu.

Ukratko: mislimo da će vam se jako svidjeti ClickUp kao opća, svenamjenska platforma za upravljanje projektima, ali još je bolji u kombinaciji s Wixom. 😉

Izvješće nakon radnje – kako bi bolji softver za odobravanje tijeka rada mogao pomoći vašem poslovanju?

Posjedovanje učinkovitog softvera za odobravanje tijeka rada ključno je za održavanje zamaha projekta i osiguravanje kvalitetnih rezultata. Prednosti pojednostavljenih procesa odobravanja su višestruke, utječu ne samo na učinkovitost i produktivnost vašeg tima, već i na zadovoljstvo vaših dionika i ukupni uspjeh vašeg poslovanja.

Prednosti učinkovitog softvera za odobravanje tijeka rada

1. Smanjite kašnjenja: Automatiziranjem i pojednostavljenjem procesa odobravanja možete značajno smanjiti vrijeme potrebno za dobivanje odobrenja, čime održavate projekte na pravom putu i izbjegavate skupa kašnjenja​.
2. Potaknite suradnju: Učinkovit softver za odobravanje tijeka rada potiče bolju komunikaciju i suradnju između članova tima i dionika, osiguravajući da su svi usklađeni i informirani tijekom životnog ciklusa projekta​.
3. Poboljšava odgovornost: Jasno definirane uloge i odgovornosti unutar tijeka rada osiguravaju da svi znaju što se od njih očekuje i kada, što povećava odgovornost i smanjuje rizik od pogrešaka.
4. Povećava učinkovitost: Automatizacija smanjuje potrebu za ručnim intervencijama, oslobađajući dragocjeno vrijeme za članove tima da se usredotoče na više strateških zadataka i povećanje ukupne produktivnosti.
5. Osigurava dosljednost: Standardizirani procesi odobravanja dovode do dosljednijih rezultata, održavajući visoke standarde kvalitete u svim isporukama.

Što biste trebali tražiti pri odabiru softvera za odobravanje tijeka rada?

Prilikom odabira pravog softvera za odobravanje tijeka rada za vaše poslovanje, razmotrite sljedeće čimbenike:

• Mogućnosti prilagodbe: Softver bi trebao nuditi fleksibilnost za prilagodbu tijeka rada kako bi odgovarao vašim jedinstvenim poslovnim potrebama.
• Mogućnosti automatizacije: Potražite alate koji pružaju napredne značajke automatizacije za obavljanje ponavljajućih zadataka i smanjenje ručnog napora.
• Integracija s drugim alatima: Osigurajte da se softver besprijekorno integrira s vašim postojećim alatima za upravljanje projektima i komunikaciju.
• Sučelje prilagođeno korisniku: Alat bi trebao biti jednostavan za korištenje i intuitivan, smanjujući krivulju učenja za vaš tim.
• Izvješćivanje i analitika: Mogućnosti detaljnog izvješćivanja i analitike bitne su za praćenje performansi tijeka rada i donošenje odluka na temelju podataka.
• Skalabilnost: Odaberite softver koji može rasti s vašim poslovanjem i učinkovito nositi se s povećanim radnim opterećenjem.

Pitanja koja treba postaviti kada se odlučujete za rješenje

1. Koje su naše specifične potrebe i izazovi u tijeku rada?
2. Koliko je softver prilagodljiv našim jedinstvenim procesima?
3. Nudi li robusne značajke automatizacije za smanjenje ručnih zadataka?
4. Može li se integrirati s našim trenutnim alatima i sustavima?
5. Je li sučelje prilagođeno svim članovima tima?
6. Kakvu vrstu izvješćivanja i analitike nudi?
7. Je li softver skalabilan kako bi se prilagodio našem budućem rastu?
8. Koja je razina podrške i obuke koju pruža dobavljač?

Pažljivim razmatranjem ovih čimbenika i postavljanjem pravih pitanja možete odabrati softver za odobravanje tijeka rada koji ne samo da zadovoljava vaše trenutne potrebe, već također podržava vaše dugoročne poslovne ciljeve.

Wix nudi naprednu automatizaciju, neusporedivu prilagodbu i besprijekornu integraciju kako bi vam pomogao da pojednostavite svoje tijekove rada i povećate učinkovitost vašeg projekta.

Saznajte više i započnite već danas.