Vlasnici tvrtki ili zaposlenici tražili su metode za poboljšanje produktivnosti kako bi postigli učinkovite rezultate. Uz toliko dostupnih alata, možda ćete se predomišljati o odabiru najboljeg za svoju organizaciju.
Niste li umorni od praćenja dokumenata, pravila i drugih datoteka? Jeste li isprobali SharePoint, OneDrive ili Microsoft Teams?
Pa, gledat ćemo SharePoint u odnosu na OneDrive u odnosu na Microsoft Teams!
Što su SharePoint, OneDrive i Microsoft Teams?
SharePoint
SharePoint je aplikacijska platforma koja omogućuje dijeljenje datoteka, društvene značajke i suradnju u organizaciji. Glavni cilj je pomoći organizacijama da automatiziraju poslovne procese, osiguraju informacije i prate napredak. Glavne upotrebe SharePointa su:
- Upravljanje dokumentima: Pomaže pri dijeljenju i pohrani datoteka koje se mogu grupirati pod određenim oznakama. Administratori mogu upravljati dopuštenjima dokumenata na temelju korisnika.
- Upravljanje sadržajem: Pomaže u razvoju internih web stranica za upravljanje vijestima, blogovima, videozapisima i slikama. SharePoint također daje slobodu praćenja i praćenja ažuriranja u dokumentima.
- Upravljanje znanjem: Pomoću SharePoint popisa možete pokrenuti ankete i ankete kako biste prikupili uvide svoje organizacije.
- Upravljanje projektom: Korisnici mogu dijeliti informacije o projektu, pratiti zadatke i aktivnosti te surađivati bez napora.
OneDrive
Microsoft je razvio uslugu hostinga i sinkronizacije datoteka pod nazivom OneDrive. Korisnici mogu pohranjivati svoje osobne datoteke i podatke poput fotografija, dokumenata i više. Štoviše, sinkronizira postavke sustava, teme, vizualnu komunikaciju, povijest pregledavanja i postavke aplikacija. Evo nekoliko metoda kojima se koristi OneDrive:
- Sigurnosne kopije datoteka: Prema zadanim postavkama ovaj alat sinkronizira datoteke u mapi OneDrive s oblakom. Također se koristi za održavanje sigurnosne kopije radne površine, slika, mape i dokumenata.
- Dijelite datoteke: Proces dijeljenja pojedinačnih ili grupnih datoteka lakši je uz OneDrive. Korisnici mogu poslati pozivnice drugim ljudima putem veze ili gumba za dijeljenje.
- Obriši datoteke: Kada trebate ukloniti sliku, dokument ili datoteku s OneDrivea, postoji nekoliko metoda. Ovo će ukloniti datoteku sa svih uređaja na kojima je omogućen OneDrive i napraviti prostor za nove datoteke.
Microsoftovi timovi
To je platforma za suradnju temeljena na chatu koja pomaže u dijeljenju dokumenata, online sastancima i mnogim drugim korisnim značajkama za poboljšanje poslovne komunikacije. Pruža uslugu interakcije putem tekstualnog chata, video ili glasovnog poziva. Upotreba Microsoft Timovi su:
- Produktivnost: Timovi se usredotočuju na razmjenu poruka u stvarnom vremenu koje pomažu u zajedničkom radu na dokumentima unutar aplikacije. Postaje konektor ili čvorište za povećanje produktivnosti korisnika.
- Sastanci: Podržava video i audio konferencije, osiguravajući snažnu povezanost unutar organizacije. Pandemija je povećala korištenje virtualnih sastanaka kada zaposlenici rade na daljinu.
- Integracija i automatizacija: Temeljni fokus je pružanje boljih značajki i funkcionalnosti za korisnike pružanjem podrške integraciji alata treće strane.
Koje su prednosti SharePointa, OneDrivea i Microsoft Teamsa?
Prednosti korištenja SharePointa:
- Integracija Office 365 alata: OneDrive SharePoint smrtonosna je kombinacija za organizacije. Automatski će sinkronizirati sve promjene u SharePointu u stvarnom vremenu. Također, možete koristiti Outlook i SharePoint, gdje zaposlenici mogu pristupiti dokumentima bez napuštanja svoje trenutne platforme.
- Skalabilnost i prilagodba: Platforma je vrlo skalabilna. To može koristiti više od 20.000 zaposlenika. Štoviše, korisnici mogu poboljšati platformu na temelju svojih potrebnih funkcionalnosti.
- Nije potrebno kodiranje: Složeni softver dovodi do otpora u njegovom prihvaćanju za svoje poslovanje. SharePoint donosi ažuriranja kako bi postao savršeno rješenje za netehničke korisnike. Budući da ste vlasnik tvrtke, možete izraditi SharePoint web stranicu od nule.
- Personalizacija: Glavni fokus ciljanja publike je pružanje personaliziranog iskustva posjetiteljima. Zaposlenici mogu prilagoditi sadržaj na temelju lokacije, odjela, razine staža ili funkcije. Vlasnici mogu promijeniti sigurnosne dozvole kako bi bili sigurni da su podaci sigurni.
- Sigurnosne kontrole: Mnogi državni subjekti koriste SharePoint Online umjesto drugih intranetskih platformi temeljenih na oblaku. Ima neke napredne mogućnosti koje pomažu rukovati korisničkim dopuštenjima i kontrolirati njihov pristup različitim web stranicama, bibliotekama i popisima.
Prednosti korištenja OneDrivea:
- Dostupnost: Ima više podatkovnih centara, što znači da će jedan podatkovni centar pokvariti drugi podatkovni centar postati primarni čvor. OneDrive to s lakoćom rješava i ne utječe na dostupnost korisnicima.
- Dijeljenje datoteka i dopuštenja: Vlasnici imaju pravo odlučiti tko i koje radnje može poduzeti na dokumentima. Korisnici mogu postaviti datum isteka na dijeljenoj vezi i njime upravljati za određene korisnike. OneDrive File Sharing ima velike prednosti s poboljšanim mogućnostima.
- Pohrana podataka: OneDrive odustaje od 1 Terabajt prostora za svakog korisnika. Podaci se prema zadanim postavkama sinkroniziraju na OneDriveu na vašem lokalnom disku. Administratori mogu odrediti prostor za pohranu zaposlenika i to odrediti sa stranice metrike pohrane.
- Otkrivanje i zaštita podataka: OneDrive ima licence koje pomažu tvrtkama u pristupu osjetljivom sadržaju u sustavu SharePoint Online i OneDrive za tvrtke. Organizacije mogu postaviti sigurnosne politike i generirati izvješća za dokumente.
Prednosti korištenja Microsoft Teamsa:
- Timovi i kanali: Timovi se sastoje pomoću kanala koji djeluju kao ploče za razgovor između zaposlenika.
- Lakoća razgovora: Svaki član tima ima pravo pregledavati i dodavati u različitim razgovorima. Oni također mogu koristiti @ funkciju da pozovu nekoga u drugi razgovor umjesto da dijele veze.
- Funkcija chata: Ovo je dostupno s većinom aplikacija za suradnju koje će pomoći u razmjeni informacija između timova, pojedinaca i grupa.
- Pohranjivanje dokumenata: Svaki tim koji koristi Microsoft Teams mora imati web mjesto u SharePoint online koje sadrži zadanu mapu biblioteke dokumenata. Svaka datoteka podijeljena u razgovorima automatski se sprema u ovu mapu. Sigurnost i dopuštenja mogu se prilagoditi za osjetljive podatke.
- Online pozivi i dijeljenje zaslona: Timovi osiguravaju besprijekorne i brze videopozive unutar vaše organizacije ili izvan nje s klijentima. Korisnici uživaju u dijeljenju zaslona bez napora za bilo kakvu pomoć i suradnju u stvarnom vremenu.
- Sastanak konferencije: Ova značajka je vrlo korisna za tvrtke da raspravljaju o važnim temama i upoznaju druga stajališta. Microsoft Teams pruža vam audiokonferencije, čineći ih dostupnima putem telefona i ne zahtijevaju dodatno licenciranje.
Konačni pobjednik!
Dali smo vam jasnu ideju SharePointa nasuprot OneDrive-a i Microsoft Teamsa. Morate se upoznati s prednostima i korištenjem ovih platformi. Možda će vam biti lakše donijeti konačnu odluku.
Da biste bili izvrsni, možete integrirati platforme i uživati u njihovim značajkama kako biste poboljšali produktivnost i poboljšali rezultate.
