Napomena: Sljedeći članak će vam pomoći: Predložak poslovne automatizacije: Razvijte svoj nacrt automatizacije u 60 sekundi
Koliko vremena trošite na projekte koji generiraju prihod u odnosu na gašenje požara?
Možete li se opustiti kada idete na odmor?
Idete li uopće na odmor?
Vrijeme je da sve to promijenite — stvaranjem sustava koji automatiziraju vaše poslovanje. Uklonite hitne slučajeve i pogreške, prilagodite se kako biste učinili više i stvorite prilike koje daleko nadilaze vašu maštu.
To je ono što Predložak za automatizaciju poslovanja učinit će za vas: pomoći će vam da razvijete i optimizirate strategiju automatizacije poslovanja bez greške, bez obzira na veličinu vašeg poduzeća.
Kao samostalni poduzetnik s virtualnim asistentom s punim radnim vremenom, vodim Socialmediaonlineclasses.com kao mršavu marku. Moram biti nemilosrdno učinkovit sa svojim vremenom, a tijekom posljednje dvije godine usredotočio sam se na pretvaranje SMOC-a u dobro podmazan stroj.
Iskreno, bilo je RUŽNO na početku. Nema manjka aplikacija za automatizaciju koje obećavaju da će vam olakšati život i učiniti vaše poslovanje lakšim. Međutim, u stvarnosti, smišljanje kako natjerati te alate da rade s vašim točnim poslovnim postavkama može biti noćna mora.
Proveo sam mnogo više vremena nego što sam si mogao priuštiti s njihovim odjelima za tehničku podršku, i čak sam o tome napisao u svojoj proračunskoj tablici za postavljanje ciljeva:
Nisam znao što nisam znao i postajao sam frustriran
Srećom, činim proces lakšim za vas. Pretvorio sam svoj postupak korak po korak za razvoj savršene strategije automatizacije poslovanja u predložak koji možete koristiti za isto (kliknite na poveznicu u nastavku za skok na taj odjeljak):
1. ŠTO MOŽETE AUTOMATIZIRATI?
Što ako nemate ideju odakle započeti s automatizacijom poslovanja? Bez brige. Najlakši način za početak jest identificirati one projekte, zadatke i procese koji:
- ponavljaju se
- potrebno vam je predugo da to učinite sami
- nisi vješt u tome
- ne voliš raditi
- netko drugi to može učiniti bolje od tebe
- netko drugi to može učiniti. Razdoblje.
Jedan od prvih zadataka koje sam automatizirao kad sam samostalno objavio moju knjigu je slao. Ne sviđa mi se to, u našem gradu imamo poštanski ured za jednu osobu, ne dobivamo dostavu pošte na kućnu adresu/ured pa nisam mogao zakazati preuzimanje, a htio sam se usredotočiti na marketing.
Pa sam smislio način da automatiziram otpremu što me oslobodilo da plasiram svoju knjigu. Proizlaziti? Od nepoznatih do Amazonove top 10 liste, dva rasprodana izdanja i nagrada za najbolju knjigu 2010.
Što još trebam automatizirati? Evo djelomičnog popisa:
- računovodstvo
- generiranje izvješća o prometu na web stranici
- postovi na blogu (neki od njih)
- ponavljajuće tipkanje
- odgovori korisničke službe
- objavljivanje na društvenim mrežama
- i daleko više!
Dugo mi treba da vodim svoje računovodstvo: to mi je najdosadniji zadatak na svijetu, i da sam ga prepustio, odgodio bih ga. Imam sjajnu računovotkinju (s kojom sam 26 godina!), ali kako bih bio siguran da joj svoje knjige dostavljam u najboljem stanju, automatizirao sam svoj računovodstveni proces:
Je li netko rekao računovodstvo? fuj Ja to sustaviziram tako da se obavlja gotovo bez mog angažmana.
Svaki sat objavljujem na Twitteru, ali to svakako ne znači da sam NA Twitteru 24 sata dnevno. Umjesto toga, planiram te tweetove kako bih se mogao usredotočiti na druge projekte:
Tweetam jednom na sat tijekom radnog vremena u SAD-u i automatiziram većinu tih tweetova. Evo rasporeda za jedan tjedan u prosincu.
2. ŠTO NE BISTE SMIJELI AUTOMATIZIRATI?
Neki su projekti toliko kritični za misiju da njihova automatizacija može uništiti vaš rad. Iako bi moglo biti primamljivo to sistematizirati, nemojte to učiniti.
Što su oni?
- financijska analiza
- služba za korisnike
- stvaranje sadržaja
- bilo koji proces koji zahtijeva vašu kritičku prosudbu
Međutim, možete sustavizirati pokretne dijelove koji doprinose ovim projektima. Na primjer, možete automatski generirati financijska izvješća koja trebate pregledavati svaki mjesec, spremiti odgovore na često postavljana pitanja korisničke službe i razviti predloške za svoj sadržaj:
Zakazao sam da mi se ovo izvješće automatski šalje svaki tjedan, što olakšava mjerenje moje potrošnje na Facebook oglase i ROI-ja.
Naposljetku, ne prihvaćam prigovor koji se često čuje: “Ja sam jedini u svom poslu koji može učiniti __________.”
Ako ti to možeš, možeš i nekoga drugoga naučiti da to radi. Možda nije jednostavno, ali je neophodno ako želite podići svoje poslovanje na višu razinu.
3. KAKO POČETI AUTOMATIZIRATI POSLOVANJE
Kada sam odlučio da je vrijeme da sistematiziram velik dio onoga što sam radio na Socialmediaonlineclasses.com, prvi posao bio je utvrditi koliko se mojih projekata ponavlja.
Pogledao sam svoj popis obaveza u Evernoteu iz prethodne godine i identificirao sve što sam učinio više puta:
Držite popis obaveza? Pregledajte ga za one projekte koji se pojavljuju iznova i iznova.
4. NABAVITE NACRT AUTOMATIZACIJE
Sada kada znate koje projekte i zadatke želite sistematizirati, kako ćete to zapravo učiniti?
Učite od nekoga tko je to već radio. Naučite koje alate koristiti, kako izbjeći katastrofe automatizacije (primjerice da vaš partner dobije 100 e-poruka s obavijestima u popodnevnim satima) i neka ih iskusiti pogreške i frustraciju dok sam sve to shvaćao.
Štedite vrijeme i ne osjećate glavobolju jer morate sve sami shvatiti.
U veljači ove godine, sudionici SuperSunday Bootcampa dobili su ovu infografiku i trosatni webinar o tome kako automatizirati svoje poslovanje, sa svime što je izloženo kako bi odmah mogli početi sistematizirati:
5. RASPORED AUTOMATIZACIJE
Shvatite da je automatizacija vašeg poslovanja veliki dugoročni projekt, koji je najbolje postići u fazama. Proveo sam dvije godine eksperimentirajući, razvijajući i usavršavajući sustave za SMOC, a ovo su moje preporuke:
- prvo počnite s malim projektima. Daju vam ranu “pobjedu” i uče vas kako koristiti alate za automatizaciju uz minimalne frustracije
- pregledajte što su drugi učinili za istu vrstu automatizacije. Nemojte ponovno izmišljati kotač; umjesto toga, oslonite se na rad drugih koji su otišli prije vas
- koristite predloške za automatizaciju ako su dostupni. Oni vam pokazuju postupak korak po korak i točne izbore koje trebate napraviti za besprijekoran sustav
6. DOKUMENTIRAJTE I MJERITE SVOJE AUTOMATIZIRANE PROJEKTE
Ni jedno ni drugo nije seksi, ali ako želite razviti posao koji traje, bitni su.
Jedna od najvećih glavobolja koje imaju SMOC klijenti je kada uđu na novu poziciju i prethodnu osobu nije ništa dokumentirao.
Nedostaju logini i lozinke, Facebook i Twitter su povezani ali ne znaju kako, netko drugi posjeduje Facebook račun i treba ga dodati kao admina, i lista se nastavlja.
Ne dopustite da se to dogodi vašem poslovanju.
Moj omiljeni način dokumentiranja i obuke našeg tima je korištenje vlastitog wikija. Iako to zvuči komplicirano za napraviti, zapravo sam dosta toga automatizirao.
Svaki put kad kreiram novi poslovni sustav, automatski se dodaje na wiki, kao što je prikazano na slici ispod. Ovo je SMOC wiki, stvoren u Trellu. Popis automatiziranih tijekova rada automatski se generira i olakšava nam obuku novog člana tima ili pronalaženje kamo ići za izmjenu automatizacije:
Konačno, trebate izmjeriti utjecaj koji vaša automatizacija ima na vaše poslovanje. Jedan od najvećih utjecaja koji je cijeli ovaj proces imao na mene je gotovo zen osjećaj koji imam kada nešto pođe po zlu, bilo u životu ili u mom poslu.
Znam da to mogu podnijeti. Obiteljski hitan slučaj? Mogu mu posvetiti svu svoju pažnju, jer moj posao može teći glatko i bez mene.
Član tima odlazi ili mu je potrebno duže vrijeme odsustva? Nema problema! Možete zaposliti nekoga privremeno i on može lako naučiti vaše procese.
I ja sam to mogao fokus na veće projekte Smatram da me više zadovoljava i u konačnici generirati više prihoda.
Iako su neke od gore navedenih prednosti čimbenici kvalitete života, morate izmjeriti učinak automatizacije poslovanja na vaše poslovanje.
Kako? Ne postoji čarobni alat koji će to učiniti umjesto vas. Umjesto toga, trebate identificirati:
- vrijeme koje ćete uštedjeti od automatizacije
- novi projekti za stvaranje prihoda na koje se možete usredotočiti
- povećanje zadovoljstva korisnika (neto rezultat promotora)
- vaš duševni mir u neometanom poslovanju
