Napomena: Sljedeći članak će vam pomoći: Potpuni vodič za definiranje opsega projekta u 6 koraka
Jednostavno rečeno, logične granice vašeg projekta su opseg vašeg projekta i najbolja analogija za njegovo razumijevanje je da ga smatrate ogradom ili torom. Sve aktivnosti i zadaci unutar ograde provodit će se tijekom projekta, a sve izvan ograde neće.
Pretpostavimo da nešto izvan ograde kasnije treba premjestiti unutra. U tom slučaju, potreban je vrlo specifičan i dobro izveden skup uputa za otvaranje vrata – naime, vaš proces ili procedura kontrole promjena.
Vrlo rano u projektu, opseg bi trebao biti definiran i dokumentiran. To je lakši dio. Tijekom projekta izazov je to.
Važnost definiranja opsega projekta
Svrha definiranja opsega je jasno opisati i postići dogovor o granicama projekta prije početka projekta. Čini se dovoljno jednostavno. Ali, nažalost, u ljudskoj je prirodi stvarati pretpostavke.
Prvo, vaši će klijenti pretpostaviti da će određene stvari biti uključene ili isključene iz vašeg projekta razvoja web stranice. Ovo nije njihova krivnja. Vjerojatno koriste internet svaki dan i mogu pretpostaviti da sve web-stranice uključuju određenu značajku koju vrlo često vide, pa je nikad ne spominju. S druge strane, oni moraju voditi posao i vjerojatno su potrošili vrlo malo vremena na učenje i razumijevanje prave prirode web razvoja. I nemojte me čak ni navoditi na oglase koji tvrde da možete napraviti web stranicu u sat vremena. Vaše klijente takve stvari dovode u zabludu. Ali opet, to nije njihova krivnja.
Vaši klijenti trebaju da ih educirate o tome što je uključeno u projekt web stranice (posebno VAŠ projekt), a izjava o opsegu projekta ili dokument temeljni je dio edukacije klijenata.
U isto vrijeme, vi ili članovi vašeg tima vjerojatno ćete napraviti određene pretpostavke o tome što vaš klijent razumije i očekuje.
Vaša dogovorena izjava o opsegu jasno definira što je unutar ograde, a što nije, tako da kasnije ima manje nesporazuma i zahtjeva za preradom. Moguće je uspješno upravljati opsegom projekta samo AKO ste unaprijed dobro definirali opseg.
Razumijevanje rizika od puzanja opsega
Scope creep je zastrašujuća i podmukla stvar koja se može dogoditi s bilo kojim projektom ako se ne uspostave mjere da se to spriječi. Puzanje opsega događa se na nekoliko načina:
- Klijent traži tu jednu sitnu (ili veliku) stvar, a vi pristanete to učiniti iako nije bilo u dogovorenom opsegu ili procjeni.
- Dodali ste značajku ili element jer “znate” da će se svidjeti klijentu ili zato što je “cool”. Iako je namjera vrijedna divljenja, to se zove pozlaćivanje i čisto je, nepatvoreno puzanje opsega bez razloga.
- Vaša procjena i opseg uključivali su određeno rješenje za koje se pokazalo da nije održivo, pa koristite alternativno rješenje bez ažuriranja.
Ali niste sami. Gotovo SVI projekti pate od nekog oblika smanjivanja opsega, a i projektni timovi i klijenti dosljedno su frustrirani zbog toga.
Kada biste trebali definirati opseg projekta?
Opseg vašeg projekta počinje se otkrivati čak i na prvom sastanku prije prijedloga. Kako otkrijete POSLOVNE zahtjeve za web stranicu, neke će se stvari odmah smatrati uključenima – ili isključenima.
Na primjer, ako vaš maloprodajni fizički klijent ne želi prodavati svoje proizvode na mreži, ali želi da ih kupci mogu vidjeti, tada je kataloško rješenje u opsegu – dok je e-trgovina očito izvan opsega.
Početni opseg projekta obično se dogovara putem prijedloga projekta ili ugovora ili u jednom odjeljku opsega ili u nekoliko odjeljaka koji pokrivaju potrebne informacije. Ovaj bi odjeljak trebao biti što detaljniji i jasno isticati aktivnosti koje su u djelokrugu i vašeg tima I klijenta. Bitno je obavijestiti klijenta da se izjava o opsegu dogovorena u ovom koraku temelji na onome što znate u tom trenutku i da se može promijeniti tijekom projekta pomoću vašeg Procesa kontrole promjena.
Razlika između izjave o opsegu projekta i otkrivanja projekta
Izjava o opsegu projekta obično je uključena u ponudu. Uključuje popis glavnih aktivnosti na visokoj razini koje će se provoditi tijekom projekta. Također treba uključiti one aktivnosti koje su posebno isključene ili izvan opsega. Drugim riječima, definira ŠTO biti će učinjeno.
Projekt Discovery, s druge strane, prva je aktivnost koja se provodi nakon odobrenja prijedloga. Potrebno je puno više vremena za izvođenje i dokumentiranje i rezultira Izjavom o radu (ili specifikacijom web stranice) koja uključuje najsitnije detalje KAKO provodit će se aktivnosti iz Izjave o opsegu.
Tko bi trebao biti uključen u izradu Izjave o opsegu projekta?
Prvi nacrt vaše Izjave o djelokrugu uključen je u prijedlog. Trebalo bi ga pregledati s klijentom tijekom izrade ponude ili ugovora. Nije neuobičajeno da se početna izjava o opsegu ažurira dogovorenim izmjenama prije nego što se konačni prijedlog podnese na odobrenje.
Što bi trebalo biti uključeno u izjavu o opsegu projekta?
Sljedeće treba biti uključeno u svaku izjavu o opsegu. Neke dodatne stavke mogu biti potrebne za neke specifične vrste projekata.
- Vremenska Crta – popis faza projekta s opisom na visokoj razini onoga što je postignuto u svakoj fazi.
- Tim – popis pojedinaca koji će biti uključeni u projekt s ulogama i odgovornostima
- Projektne aktivnosti – Popis glavnih aktivnosti s naznakom tko će ih provoditi
- Izvan dosega – Popis aktivnosti koje se NEĆE provoditi u sklopu ovog projekta
- Kontrola promjena – vaš postupak za kontrolu puzanja opsega
Jednom sam pregledao studentov prijedlog u kojem je on napravio izvrstan posao definirajući što je u opsegu projekta, ali ništa nije navedeno kao Izvan opsega. Umjesto toga, imao je samo ovu izjavu: “Sve što nije spomenuto ili navedeno u ovom prijedlogu smatrat će se izvan opsega.”
Iako poštujem namjeru, puno je sigurnije nastaviti i detaljno definirati elemente koji su izvan opsega. Sjećate li se tih pretpostavki? O tome govori odjeljak izvan opsega. Uvjerite se da nema netočnih pretpostavki navodeći aktivnosti koje se neće provoditi u sklopu projekta.
6 koraka za definiranje opsega projekta
Korak 1 – Prepoznajte granice
Prvo i najvažnije, moraju se uspostaviti granice kada će biti dopuštene promjene opsega i kako će se to dogoditi. To se obično radi uključivanjem vašeg uspostavljenog procesa ili procedure kontrole promjena.
Također je važno napomenuti da se zahtjevi za promjenama opsega trebaju smatrati SAMO prilikom, a NE pogoršanjem ili smetnjom. Promjena će se dogoditi. Bit ćete uspješniji ako ga prihvatite i pozovete svoj proces kontrole promjena bez iznimke.
Korak 2 – Odredite odgovornosti
Klijenti često misle da nakon odobrenja prijedloga mogu nestati na nekoliko tjedana, nakon čega ćete isporučiti web stranicu. Većina ne shvaća da je njihova svakodnevna uključenost neophodna i da su neke aktivnosti isključivo njihova odgovornost. To radimo na dva načina:
- Projektne uloge i odgovornosti – to uključujemo u svaki prijedlog kako bismo saznali koliko je uključeno u projekt web stranice, kao i jasno navodeći odgovornosti klijenta.
- Dijagram opsega – Navodi aktivnosti s naznakom U opsegu (za mene), U opsegu (za klijenta) i Izvan opsega (pogledajte korak 6).
Korak 3 – Uključite sve stavke koje su u opsegu
Prikupite aktivnosti iz svog plana projekta i uključite ih u svoj dijagram opsega. Ovdje je bitno biti konkretan. Nije dobro samo reći da će vaša agencija klijentu napraviti web stranicu.
- Koliko stranica?
- Što će biti na tim stranicama?
- Koje su funkcije potrebne?
- Za koje uređaje web stranicu treba optimizirati (stolno računalo, tablet, mobitel)?
Upamtite da će klijenti često biti skloni pretpostaviti mnoge stvari i neće uvijek cijeniti da, na primjer, responzivni dizajni ne samo dogoditi seili da obrasci za kontakt ili drugi interaktivni sadržaji nisu nužno sastavni dio svake web stranice.
Ako će vaša agencija graditi žičani okvir, uključite u svoj opseg načine na koji će ovaj dizajn biti odobren i tko će ga odobriti (provjerite da je to imenovana osoba). Zapamtite, klijentove odgovornosti i uloge moraju biti definirani dio djelokruga jednako kao i vaše vlastite.
Korak 4 – Navedite sve stavke koje su izvan opsega
Za ovo je potrebno malo više vježbe, ali ako imate standardni popis projektnih aktivnosti, možete ga ponovno upotrijebiti i u dijagramu opsega odrediti koje od njih nisu uključene za ovaj određeni projekt.
Pomaže ako već imate popis elemenata koji bi potencijalno mogli biti uključeni u dizajn i razvoj web stranice, a zatim odredite one koji neće biti uključeni. To u nekim slučajevima može potaknuti klijenta da ponovno razmotri opseg projekta, možda ne shvaćajući da određeni elementi neće biti uključeni. Daleko je bolje voditi tu raspravu u ovoj fazi projekta nego nekoliko tjedana kasnije kada je obavljena ogromna količina posla i vjerujete da se projekt bliži kraju.
Opet, baš kao i kod prethodnog koraka, provjerite jeste li određeni o onim elementima ili zadacima koji neće biti uključeni u projekt. To može uključivati, na primjer, dizajn, redizajn ili optimizaciju njihovog logotipa (često zanemaren), nabavu zaliha slika ili snimanje novih prilagođenih slika.
Korak 5 – Odvojite unutarnje stavke na njihove ili vaše
To radimo pomoću tri stupca u dijagramu opsega, kao što je prikazano u koraku 6. Od ključne je važnosti cijeniti kada dizajnirate dokument opsega projekta da pokriva i vaše zadatke i obveze kao i klijentove.
Neuspjeh da se klijent u potpunosti uključi u djelokrug projekta može mu dati dovoljno prostora za pomicanje da izazove razne probleme. Na primjer, bit će njihova odgovornost da odmah odobre dizajne. Ako to ne učine, tada se projekt može oduljiti, trajati puno dulje od planiranog, potencijalno koštati više, a zatim se preklapati s drugim projektima.
Zatim, naravno, ono što ne želite je da se klijent iznenada pojavi i zapita se čemu služi to kašnjenje. Budući da se možda ne spominju njihove odgovornosti i uloge u opsegu projekta, to bi moglo predstavljati vrlo izazovan razgovor.
Uključivanje njihovih uloga i zadataka na vrlo konkretan način također vam daje priliku da uključite izjave koje identificiraju koje bi radnje bile poduzete u takvoj situaciji, kao što je uključivanje postotka za naknadu za ukidanje projekta.
Korak 6 – Koristite grafikone za jasnoću i sažetost
Ovdje je djelomičan primjer dijagrama opsega koji koristimo i poučavamo studente u The WP Project Manager’s Academy da ga koriste. Ovakav grafikon omogućuje klijentu da brzo i jednostavno vidi gdje pada koja stavka.
U ovoj tablici možete vidjeti da imamo četiri stupca, zadatke ili elemente projekta, koji će od njih biti oboje u opsegu i tvoje odgovornosti, što će od toga biti oboje u opsegu i klijentov odgovornost, a koji od njih su u potpunosti izvan dosega.
Imajući tablicu zaliha poput ove izrađenu unaprijed, mnogo je lakše razraditi za svakog klijenta što će biti uključeno, a što ne. Ako sada nemate nešto poput ovoga, izrada popisa zadataka za svaki projekt i njegovo sastavljanje u arhiviranu tablicu, kojoj dodajete sve druge zadatke koje drugi projekti mogu zahtijevati, dat će vam koristan resurs za budućnost.
Ne zaboravite opseg plana skrbi
Ako svojim klijentima nudite planove održavanja ili njege (mi to zahtijevamo), neophodno je navesti što JEST, a što NIJE uključeno u svaki plan i DRŽATI SE TOGA.
To uključuje vremenske okvire, metode kontaktiranja i točno koji će zadaci, elementi ili značajke biti podržani iu kojoj mjeri. Opet, provjerite jeste li točno odredili ono što neće biti uključeno u ovaj plan skrbi kao i ono što će biti. Učiniti drugačije može postati skupa i dugotrajna pogreška.
Završne misli
Osim vaše procjene, vaša izjava o opsegu najvažniji je element u vašem prijedlogu jer postavlja granice projekta i očekivanja svih uključenih. U najmanju ruku, izjava o dobro definiranom opsegu uključuje:
- Opis vremenske crte
- Timske uloge i odgovornosti
- Projektne aktivnosti
- Aktivnosti koje su izvan opsega
- Opis vašeg procesa kontrole promjena
Kontrola širenja opsega primarna je funkcija upravljanja bilo kojim projektom, ali ne možete njome uspješno upravljati ako nije dobro definirana na početku projekta. Nakon odobrenja, sve promjene opsega trebale bi se izvršiti samo putem dogovorenog procesa kontrole promjena koji se poziva bez iznimke. Naš predložak prijedloga i primjer unutar Premium članstva daje detaljan relevantan primjer kako se vaš opseg može definirati radi lakšeg razumijevanja klijenta.
