Napomena: Sljedeći članak će vam pomoći: Plan komunikacije projekta — primjeri, predložak i upute
A komunikacijski plan projekta je jedan od najučinkovitijih dokumenata koji pomaže tvrtkama da svi budu na istoj stranici i da osiguraju da projekti su završeni na vrijeme.
Učinkovita komunikacija od ključne je važnosti na radnom mjestu, dopuštajući zaposlenicima da traže povratne informacije, unose promjene i osiguravaju da komuniciraju s relevantnim dionicima.
Korištenje komunikacijskog plana projekta može značajno poboljšati upravljanje projektimai smanjite nepotrebno kretanje naprijed-nazad.
U ovom ćemo članku raspravljati o tome što je komunikacijski plan projektapružiti a šablonai pokazati vam kako upotrijebite jedan učinkovito.
Što je komunikacijski plan projekta?
Jednostavno rečeno, projektni komunikacijski plan je dokument koji opisuje kako će svi dionici koji rade na projektu međusobno komunicirati.
Detaljno opisuje kanale komunikacije, uključujući informacije koje treba dijeliti, kao i određene prekretnice kada se informacije moraju podijeliti.
Na primjer, možete detaljno odrediti kako želite da zaposlenici daju izvješće o statusu. Možete koristiti predložak kako biste osigurali da je svako izvješće pojednostavljeno.
Važnost korištenja projektnog komunikacijskog plana
Postoji nekoliko razloga zašto biste trebali razmotriti korištenje projektnog komunikacijskog plana.
Uspostavite profesionalne granice
Jedan od glavnih razloga zašto biste trebali razmotriti korištenje projektnog komunikacijskog plana je to što vam pomaže uspostaviti profesionalne granice s vašim dionicima.
Na primjer, nekim članovima projekta možda se neće svidjeti ako ih neprestano zovete ili kontaktirate putem mobitela. Možda bi radije komunicirali putem e-pošte.
Poboljšajte asinkrone tijekove rada
Distribuirani timovi često rade asinkrono, s ljudima koji rade iz različitih vremenskih zona na istom projektu. Očito, željet ćete primati ažuriranja statusa od svih.
S projektnim komunikacijskim planom, svaki će član točno znati kada pružiti ažuriranja, koji format moraju koristiti, kao i sve ključne informacije koje moraju biti uključene.
Poboljšajte komunikaciju i planiranje
Većina projekata općenito prolazi kroz uspone i padove. Za timove je važno uskladiti očekivanja, definirati prekretnice i promijeniti ih prema potrebi.
Održavanje transparentnosti jedni prema drugima očito je vrlo važno. I ne samo to, ključna je komponenta za održavanje zdravih odnosa i osiguravanje redovitih ažuriranja klijenta.
Komunikacijski plan projekta može vam pomoći u tome. Na primjer, ako će jedan član neko vrijeme biti nedostupan, može vas o tome obavijestiti putem odgovarajućih kanala.
Budući da ćete znati unaprijed, bit će vam lakše preraspodijeliti posao ili produžiti rok i zatim obavijestiti klijenta o promjenama.
Ključne komponente projektnog komunikacijskog plana
Svaki uspješan komunikacijski plan projekta mora uključivati i definirati nekoliko ključnih komponenti. To uključuje:
Primarni dionici
Ovo su primarni članovi projekta koji mogu poslužiti kao glavne kontaktne točke. Na primjer, voditelj projekta je jedan, jer je općenito u kontaktu s klijentom.
Kada ih navodite, svakako uključite i njihove podatke za kontakt, kao što su adrese e-pošte ili brojevi telefona.
Timovi
Ako je u projekt uključeno nekoliko timova, obavezno navedite imena svakog člana. Navedite članove tima i njihove glavne dužnosti, tako da svatko zna međusobne odgovornosti.
Na primjer, ako netko iz tima za sadržaj treba pomoć dizajnera, može jednostavno provjeriti komunikacijski plan kako bi odredio koga kontaktirati.
Načini komunikacije
Također ćete htjeti navesti sve kanale komunikacije koje zainteresirane strane moraju koristiti. Na primjer, možete spomenuti interne komunikacijske alate, kao što su Slack ili Microsoft Teams.
Ostali kanali komunikacije uključuju e-poštu, telefon ili videokonferencije.
Komunikacijski formati
Ako imate određene formate koje želite da koriste članovi tima, možete ih također spomenuti u planu. Na primjer, kada dajete ažuriranja statusa, želite li da zaposlenici spomenu bilo koji blokator s kojim su se možda suočili?
Ili, ako imate popis pitanja na koja želite da odgovore, svakako ih dodajte u predložak.
Raspored sastanaka
Vaš projektni plan komunikacije također mora sadržavati raspored sastanaka. Na primjer, održavate li tjedni sastanak? Ili, hoće li biti zajedničkog sastanka kada se postigne određena prekretnica?
Obavezno uključite sve te detalje u svoj plan.
Ciljevi
Koja je svrha komunikacijskog plana projekta? Zašto bi ga ljudi trebali koristiti? Važno je spomenuti komunikacijske ciljeve u svom planu kako bi svi razumjeli što namjeravate postići.
Predložak plana komunikacije projekta
Evo osnovnog predloška koji možete koristiti za izradu komunikacijskog plana projekta.
Komunikacijski plan projekta
Ciljevi:
- Osigurajte da sve strane budu obaviještene o vremenskim okvirima projekta, proračunima ili drugim promjenama
- Prepoznajte prepreke i pomozite članovima tima da ih prevladaju
- Zatražite povratne informacije od dionika o određenim rezultatima
Primarni dionici
Voditelj projekta je [add name here].
Možete im se obratiti na [add contact details here].
| Ime | Oznaka | Kontakt |
| Osoba X | Voditelj sadržaja | [Contact details] |
| Osoba Y | Voditelj dizajna | [Contact details] |
| Osoba Z | Voditelj razvoja | [Contact details] |
Raspored sastanaka
| Razlog | Frekvencija | voditi | Kanal |
| Sastanak za prijavu | Tjedni | [Add responsible authority] | Zoom/Google Meet |
| Povratne informacije klijenata | Samo glavne prekretnice | [Add responsible authority] | Zoom/Google Meet |
| Standup sastanak | Dnevno | [Add responsible authority] | Zoom/Google Meet |
Komunikacijski formati
Sastanci: Održava se online s relevantnim potencijalnim osobama za pregled napretka, raspravu o povratnim informacijama, identificiranje problema i rješavanje pitanja. Ključne točke za dijeljenje:
- Isporučeno
- Vremenske trake
- Radovi u tijeku
- Pitanja
Izvješća e-poštom: Izvješća koja se šalju jednom tjedno u kojima se opisuje napredak projekta. Ključne točke koje treba uključiti:
- Povratne informacije klijenata
- Odobreni rezultati isporuke
- Zatražene revizije
- Važne točke koje treba imati na umu
- Sljedeći koraci
- Stavke čekaju pregled
Ovaj je predložak očito prilagodljiv, tako da možete dodati ili ukloniti što god želite. Na primjer, ako želite, možete razraditi određene dijelove, kao što je uključivanje specifičnih načina komunikacije za unutarnju ili vanjsku komunikaciju.
Kako pripremiti komunikacijski plan projekta
Evo što trebate učiniti ako želite pripremiti komunikacijski plan projekta.
1. Napravite okvir
Prvi korak je stvoriti okvir za vaš komunikacijski plan. Trebao bi sadržavati sve relevantne pojedinosti, poput vremenskog okvira projekta, rezultata, broja uključenih ljudi i bilo kojih specifičnih protokola koje želite da slijede.
Odlučite sve važne točke koje želite uključiti u svoj plan, uključujući stilove komunikacije koje vaš tim preferira, bilo koje preferencije klijenata ili učestalost komunikacije koju očekujete.
2. Definirajte svoje ciljeve
Sljedeći korak je definiranje vaših ciljeva; što biste smatrali uspješnom projektnom komunikacijom? U idealnom slučaju, trebali biste imati jasan skup ciljeva o tome kako bi plan trebao pomoći u upravljanju projektom.
3. Stavite to u pisanom obliku
Konačno, vrijeme je da počnete pripremati svoj komunikacijski plan. Prilikom pisanja plana imajte na umu svoje ciljeve jer će to utjecati na njegovu strukturu. Odlučite koji pristup želite poduzeti, učestalost sastanaka i sve druge važne detalje koje ćete uključiti u svoj plan.
Poboljšajte internu komunikaciju s Wixom
Wix je vizualni alat za suradnju koji distribuiranim timovima olakšava međusobnu komunikaciju. Ima ugrađene značajke upravljanja timom, uključujući opciju stvaranja internih zadataka i komuniciranje s članovima tima putem komentara.
Da biste saznali više o ovoj temi, pogledajte AMA priručnik za upravljanje projektimakoji ima izvrsno poglavlje o upravljanju projektnim komunikacijama.
