Napomena: Sljedeći članak će vam pomoći: Kako vodeće agencije u industriji pristupaju izvješćivanju klijenata
Izvještavanje klijenata možda nije najslavniji dio vašeg posla kao vlasnika agencije, ali je i dalje nevjerojatno važno. Format i učestalost izvješća razlikuju se od klijenta do klijenta, prvenstveno ovisno o prirodi usluge koju nudite.
Na primjer, ako ste s klijentom potpisali plan naknadne skrbi, on će očekivati izvješća o izvedbi web stranice tijekom određenog razdoblja. Slično tome, ako ste za klijenta obavili neke osnovne poslove dizajna, oni bi mogli očekivati izvješća o satima rada na projektu.
Izvješćivanje o klijentima jedan je od najboljih načina da ocrtate svoju ponudu vrijednosti klijentu. To je sjajan način da pokažete koliki je utjecaj klijent napravio time što vas je uključio.
To se u početku može činiti kao zadaća, ali ako to učinite kako treba, lako možete povećati prodaju klijenta i znatno smanjiti odljev.
Mi u Wixu veliki smo ljubitelji transparentnosti i našim smo korisnicima olakšali generiranje dnevnih i tjednih izvješća koja možete slati svojim klijentima.
U ovom ćemo članku raspravljati o tome kako vodeće agencije u industriji pristupaju izvješćivanju klijenata.
Važnost prijavljivanja klijenata
Prije nego što govorimo o tome kako pristupiti izvješćivanju klijenata, važno je naglasiti koliko je ovaj proces zapravo važan. Neki freelanceri i manje agencije obično ignoriraju izvješća klijenata, no to bi s vremenom moglo postati prepreka rastu.
Evo samo nekoliko razloga zašto je izvještavanje klijenata toliko važno.
Istaknite ono što donosite na stol
Jedan od najvećih razloga zašto biste izvješća o klijentima trebali shvatiti ozbiljno je taj što vam omogućuje da pokažete točno ono što donosite na stol. Možete ponuditi izvješća svojim klijentima kako biste konkretno razradili kako su se stvari poboljšale otkako su vas doveli u službu.
Zadržite svoju agenciju u mislima svojih klijenata
Redovitim slanjem izvješća ostat ćete u prvom planu svojih klijenata. To može dovesti do boljih marketinških prilika od usta do usta i vjerojatno će preporučiti vaš naziv marke drugima ako se ukaže prilika.
Prilika za veću prodaju
Kada počnete nuditi izvješća klijentima, možete istaknuti određena područja u kojima klijent može poboljšati. Ako nudite sličnu uslugu, ovo je izvrsna prilika da povećate prodaju svojim klijentima.
Izgradite povjerenje svojih klijenata
Ako želite povećati stopu zadržavanja kupaca, morate izgraditi povjerenje svojih klijenata. Nudeći im detaljna izvješća, uvodite razinu odgovornosti. Klijent se neće morati brinuti o traženju ažuriranja; izvješća koja nudite pružit će im detaljne informacije.
Poboljšajte suradnju s klijentima
Nije mudra ideja potpisati novog klijenta, a onda mu se neko vrijeme ne obratiti. Redovita komunikacija s klijentima nevjerojatno je važna i uvjerava vaše klijente da je njihov rad prioritet.
Neka i vaši klijenti budu odgovorni
Odnos koji gradite sa svojim klijentima očito je transakcijske prirode. Prije nego što započnete s projektom, definirat ćete ciljeve. Jednom kada počnete isporučivati izvješća, vaš će klijent točno znati gdje stoji projekt.
Ako su vam potrebna sredstva ili informacije koje klijent ne uspije pružiti, to će utjecati na napredak. Možete ukazati klijentu na razlog kašnjenja, pozivajući ga na odgovornost.
Kako vrhunske agencije pristupaju izvješćivanju klijenata: 10 najboljih praksi
Evo deset najboljih praksi koje biste trebali slijediti kada je riječ o izvješćivanju klijenata.
- Odredite glavne KPI-ove i metrike koje ćete pratiti
Prije nego počnete pripremati klijentska izvješća, morate točno znati što ćete pratiti. Još važnije, morate biti sigurni da ste i vi i klijent na istoj stranici.
Prvo što trebate učiniti je održati raspravu sa svojim klijentom i identificirati glavne KPI-ove i metrike. Neki bi klijenti mogli biti zainteresirani za praćenje određene metrike, stoga je važno da oboje to riješite.
Nema razloga trpati svaki pojedinačni pokazatelj u svoje izvješće; usredotočite se samo na KPI-ove i metrike na koje vaši klijenti žele da se usredotočite. To vam štedi mnogo vremena, a također pomaže osigurati da klijent dobije izvješća koja nude sadržaj.
- Pobrinite se da oboje imate jasna očekivanja
Još jedna važna stvar koju trebate učiniti je raspraviti očekivanja sa svojim klijentom. Provjerite jesu li obje strane jasne i objasnite svojim klijentima što će točno dobiti.
Na primjer, htjet ćete odrediti učestalost i format izvješća klijenata. Nakon što ste odredili ključne metrike za praćenje, svakako postavite jasna očekivanja.
- Automatizirajte izvješćivanje o klijentima
Izrada izvješća jednog po jednog očito nije skalabilna. Svatko tko ima iskustva s projektima web dizajna zna koliko se stvari može pojaviti u bilo kojem trenutku.
Zato s Wixom možete generirati tjedna i dnevna izvješća, uključujući praćenje vremena i druge metrike, nudeći potpunu transparentnost vašeg tijeka rada automatski.
Izvješćivanje klijenata može biti proces koji zahtijeva relativno mnogo resursa ako ne automatizirate određene dijelove procesa. Automatizacija vam ne štedi samo vrijeme i resurse, već i smanjuje rizik od ljudske pogreške.
- Koristite alate za vizualizaciju podataka kako biste poboljšali izvješćivanje
Jedna je stvar dodati hrpu brojeva u svoje izvješće, ali morate biti sigurni da su informacije zaista probavljive. Najbolji način da to učinite je korištenje alata za vizualizaciju podataka kako bi vaše izvješće bilo smislenije.
Koristeći jednostavne alate kao što je Google Data Studio, možete prezentirati informacije u svom izvješću na bolji način, pomažući klijentima da prikupe zanimljive uvide iz svakog izvješća.
Prema jednom izvješću od strane Grupa Aberdeen74% organizacija koje se oslanjaju na vizualne podatke osnažuju svoje menadžere da donose informiranije odluke, što pokazuje koliko to može biti važno.
Alati za vizualizaciju podataka također pomažu učiniti proces izvješćivanja učinkovitijim. Umjesto jednostavnog predstavljanja brojeva, sada svojim klijentima predstavljate uvide koje oni mogu koristiti za donošenje ključnih odluka.
- Prilagodite svoje izvješće na temelju čitača
Rješenje koje odgovara svima može se činiti primamljivim, ali zapravo nije mudra ideja ako želite poboljšati izvješćivanje klijenata. Umjesto toga, trebali biste pokušati prilagoditi svako izvješće na temelju čitatelja.
Na primjer, ako će izvješće čitati voditelj marketinga, trebali biste se usredotočiti na pružanje ključnih uvida umjesto da nudite osnovne preporuke koje oni možda već znaju.
Slično tome, ako radite s klijentom s ograničenim znanjem, nema razloga za pružanje zamršenog izvješća koje je ispunjeno marketinškim pojmovima koje on možda ne razumije.
Za takve klijente ćete htjeti razdvojiti informacije što je više moguće kako bi mogli dobiti nešto vrijedno iz izvješća.
- Izbjegavajte korištenje tehničkog žargona
Imajte na umu da se u većini slučajeva izvješće može interno dijeliti unutar organizacije vašeg klijenta. Stoga ćete ga htjeti učiniti dostupnim i čitljivim što većem broju ljudi.
Najbolje marketinške agencije nastoje svoja izvješća učiniti što jednostavnijim kako bi svatko, uključujući i one s ograničenim marketinškim znanjem, mogao točno razumjeti što pokušavate reći.
Nema razloga da u svojim izvješćima koristite tehnički žargon, jer postoji velika vjerojatnost da će to samo izazvati nesuglasice. Klijenti vam se mogu stalno obraćati i tražiti pojašnjenje nekih elemenata, pa nema smisla otežavati im stvari.
- Dodajte sažetak
Jedan od najboljih načina da izvješća svojih klijenata učinite vrijednijima je dodavanje kratkog sažetka od jednog odlomka na početak izvješća. Ovaj sažetak trebao bi govoriti o ključnim uvidima u izvješću i trebao bi biti povezan s izvornim ciljem za koji su se obje strane odlučile.
Na kraju izvješća također biste trebali dodati odjeljak za isticanje ključnih zaključaka iz izvješća. Imajte na umu da nema svaki klijent vremena proći kroz cijelo izvješće. Sažetak je sjajan način da zaokružite sve ključne točke u izvješću.
- Uvijek prvo prikažite relevantne informacije
Prilikom osmišljavanja strukture za vaše izvješće, važno je pronaći podatke koji se odnose na primarne ciljeve za koje ste se odlučili vi i klijent. Važno je da prvo dodate najrelevantnije i najvažnije informacije.
- Podijelite svoje izvješće u odjeljke
Također je važno da se usredotočite na čitljivost kada pripremate klijentska izvješća. Obavezno podijelite izvješće u različite odjeljke kako bi se klijenti mogli lako kretati kroz različite odjeljke.
Na primjer, možete podijeliti izvješće u odjeljke kao što su web dizajn, PPC ili SEO, dajući im jasniju ideju o tome koliko ste vrijednosti generirali u svakom odjelu.
- Držite se rasporeda
Organizacija je važan dio izvještavanja klijenata. Važno je da se držite rasporeda koji ste oboje odredili.
U idealnom slučaju, većina klijenata zahtijeva izvješće jednom mjesečno, ali neki mogu zahtijevati tjedno ažuriranje. Neki čak preferiraju tromjesečna izvješća. Bez obzira na raspored za koji se odlučite, pridržavajte se rasporeda.
U slučaju kašnjenja, obavijestite svoje klijente nekoliko dana unaprijed i navedite razlog.
Izvješćivanje klijenata može donijeti veće prihode
Izvještavanje klijenata ozbiljno je podcijenjeno. Ako ste slobodnjak ili mala agencija koja želi rasti, ponuda izvješća klijentima učinit će da izgledate profesionalnije, i što je još važnije, pomoći će vam da poboljšate zadržavanje klijenata.
Pojednostavite izvješćivanje klijenata uz Wix
To je također odličan način da poboljšate kvalitetu svojih usluga i pomaže u poboljšanju prodajnog odnosa koji gradite sa svojim klijentima. S tim u vezi, možda biste trebali pogledati ovaj izvrstan članak u časopisu
