Napomena: Sljedeći članak će vam pomoći: Kako potaknuti zaposlenike da prakticiraju odgovorno upravljanje troškovima
Minimiziranje operativnih troškova ključno je za održavanje zdravog i održivog poslovanja. Ali to ne možete učiniti sami – vaši su zaposlenici sastavni dio ovog procesa, pa bi vam prioritet trebao biti poticanje na praksu odgovorno upravljanje troškovima.
Sve kristalno jasno iskusnim vođama; ono što nije jasno je najbolja strategija za postizanje toga bez pretjeranog ograničavanja fleksibilnosti i slobode vaših zaposlenika.
U srcu, zdrava kultura potrošnje je kultura suradnje. Poslodavac i zaposlenici moraju stalno surađivati kako bi pratili i kontrolirali sve troškove povezane s poslovanjem. Od putnih troškova i troškova smještaja do raznih pretplata i uredskih potrepština, praćenje i kontrola ovih troškova ključni su za održavanje financijske stabilnosti.
U nastavku vam nudimo neke praktične savjete koji će vaše zaposlenike voditi u donošenju pametnih odluka o trošenju koje će koristiti svima uključenima.
Istaknite važnost odgovornog trošenja
Da biste pomogli nekome da napravi pozitivne promjene u svom stavu, prvo mu morate pomoći da shvati zašto je uvođenje tih promjena dobra stvar za sve uključene. Stoga razmislite o započinjanju timskih sastanaka ili drugih načina redovite timske komunikacije isticanjem šireg utjecaja odgovornog trošenja.
Osvijestite svoj tim da svaki mudro potrošen dolar doprinosi rastu i stabilnosti tvrtke, kao i dobrobiti svih članova tima. Kada vaši zaposlenici razumiju šire implikacije, vjerojatnije je da će donositi bolje informirane odluke.
Na primjer, možete podijeliti priče o uspjehu gdje je učinkovito upravljanje troškovima doprinijelo uspješnom projektu ili omogućilo bonuse zaposlenika na kraju godine. Potonji će posebno pobuditi njihov interes!
Postavite jasne ciljeve i smjernice
Uspostava transparentnih politika i smjernica jedan je od najvažnijih koraka u vođenju vašeg tima prema odgovornijem upravljanju troškovima. Pitate se kako se snalazite u ovome? Jasnim komuniciranjem ograničenja potrošnje, postupaka nadoknade i svih posebnih pravila u vezi s poslovnim troškovima vašem timu.
Ako, na primjer, postoji striktno ograničenje troškova poslovnog putovanja, pobrinite se da vaš tim razumije ovo ograničenje i razloge koji stoje iza njega.
Osigurajte obuku i resurse
Budite svjesni da nemaju svi u vašem timu financijsku pozadinu. Kako biste bili sigurni da su svi vaši zaposlenici na istoj stranici kao i vi, ponudite im radionice ili internetske resurse koji razlažu osnove odgovornog upravljanja troškovima. Ovo ulaganje u obrazovanje isplati se u obliku informiranijeg donošenja odluka i većeg osjećaja financijske odgovornosti.
Također možete dovesti stručnjaka da raspravi o praktičnim savjetima o pronalaženju isplativih rješenja ili pregovaranju o boljim poslovima s dobavljačima. Cilj je opremiti vaš tim znanjem koje im je potrebno za donošenje boljih financijskih odluka.
Potaknite usvajanje tehnologije
Tehnologija doista može promijeniti igru u upravljanju izdacima. Stoga potaknite svoj tim da ga prihvati uvođenjem alata za upravljanje troškovima koji su jednostavni za korištenje ili aplikacija koje pojednostavljuju procese podnošenja i odobravanja. S pravim alatima vaš tim može uštedjeti vrijeme, minimizirati pogreške i doprinijeti ukupnoj učinkovitosti financijskih procesa.
Na primjer, možete predstaviti digitalne kreditne kartice za poslovne troškove kako biste pojednostavili praćenje troškova i dobili uvid u obrasce potrošnje. Virtualne kreditne kartice također imaju mjesečna ograničenja, što može uvelike pomoći u poticanju odgovornog upravljanja troškovima.
Promovirajte pametne navike trošenja
Umjesto uvođenja mjera za smanjenje troškova koje mogu ugroziti kvalitetu rada i života vaših zaposlenika, zašto ih ne biste potaknuli da usvoje navike pametnog trošenja? Možda predložite pregovore s dobavljačima kada je to moguće, usporedbu različitih dobavljača kako biste pronašli jeftinije opcije ili odlučivanje za masovnu kupnju kako biste osigurali popuste.
Potičući svoj tim da istražuje troškovno učinkovite alternative kad god je to moguće, poticat ćete kulturu u kojoj su financijske odluke i snalažljive i promišljene. Na kraju krajeva, pametno trošenje je samo učinkovitost, a ne štednja.
Izgradite kulturu odgovornosti
Sjajan način promicanja odgovornijeg trošenja je stvaranje radnog okruženja u kojem će svaki član tima osjeća se odgovornim za njihove odluke o trošenju. Imajte na umu da bi to trebalo nadilaziti politike: to bi trebala biti suradnja, zajednička predanost financijskom blagostanju tvrtke.
Na primjer, možete implementirati redovite prijave gdje timovi raspravljaju o troškovima i razmišljaju o potencijalnim uštedama. Tijekom ovih prijava pobrinite se da se svaki zaposlenik osjeća ugodno i sigurno izražavajući svoja mišljenja, ispitujući stvari i predlažući ideje za uštedu. Stavljajući sve u timu na odgovornost za svoje odluke o potrošnji, potaknut ćete osjećaj vlasništva koji bi u konačnici trebao doprinijeti financijskom blagostanju tvrtke.
Prepoznajte i nagradite odgovorno ponašanje
Priznanje ide daleko. Kako bi se vaši vrhunski zaposlenici istaknuli i osjećali dobro zbog svojih razboritih financijskih odluka, javno ih prepoznajte i nagradite. To možete učiniti tako da pričate o njihovim postignućima (uštedama) tijekom timskih sastanaka ili ih čak predstavite u biltenima tvrtke.
Ako vaš proračun to dopušta, trebali biste također razmisliti o povezivanju odgovornog upravljanja troškovima s bonusima za učinak ili drugim poticajima. Ovo je sjajan način da ojačate odgovorno financijsko ponašanje kod članova vašeg tima.
Redovito pregledavajte i revidirajte pravila
Poslovni krajolik se stalno mijenja, a politike upravljanja troškovima trebale bi se razvijati u skladu s tim. Redovito ih pregledavajte i, ako je potrebno, napravite prilagodbe kako biste se prilagodili promjenjivim okolnostima.
Na primjer, ako se vaša tvrtka širi na nova tržišta, postojeće politike možda će trebati doraditi kako bi se prilagodile različitim strukturama troškova. Prilagodljivost u ovom aspektu osigurat će da su vaše strategije upravljanja troškovima uvijek relevantne i, što je najvažnije, učinkovite.
Vodite primjerom
Uvijek budite svjesni da vaši zaposlenici prvo gledaju vaše postupke, a tek onda vaše riječi. Dakle, najbolji način da potaknete zdravu kulturu potrošnje jest da sami u njoj sudjelujete. Kada vaš tim vidi da donosite informirane financijske odluke, to predstavlja snažan primjer koji ih potiče da slijede isti primjer.
Ponašanje i stavove za koje očekujete da će vaši zaposlenici razviti i slijediti ih? Pokažite ih sami kao predanost ciljevima tvrtke i vašim zajedničkim ciljevima. Predvođenje primjerom moćan je način oblikovanja financijske kulture vaše organizacije.
Zaključak
Kao poslodavac, vaše smjernice igraju ključnu ulogu u oblikovanju financijskog ponašanja vašeg tima. Pomažući svom timu da shvati važnost odgovornog upravljanja troškovima, postavljanjem jasnih ciljeva i politika, pružanjem obuke i njegovanjem kulture odgovornosti, osnažujete svoje zaposlenike da donose informirane odluke koje će koristiti i pojedincima i tvrtki. Vođenje primjerom i prepoznavanje odgovornog ponašanja također doprinosi kulturi radnog mjesta gdje je financijska odgovornost zajednička obveza.
