Napomena: Sljedeći članak će vam pomoći: Kako planirati uspješan poslovni događaj: 9 koraka da sve teče glatko
Kada je riječ o organizaciji poslovnog događaja, postoji mnogo detalja o kojima se mora voditi računa kako bi događaj prošao bez problema.
Događaji poput konferencija, izložbi ili događaja umrežavanja zahtijevaju pažljivo planiranje i pripremu ako žele biti nagrađujuća iskustva i uspješni pothvati. Planiranje događaja zahtijeva puno vremena i truda, ali uz pravi pristup možete osigurati da sve prođe bez problema.
U ovom postu na blogu raspravljat ćemo o svim bitnim koracima besprijekornog planiranja događaja – od osmišljavanja kreativnih ideja za vaše mjesto do upravljanja dnevnom organizacijom kako biste svojim gostima pružili nezaboravno iskustvo.
Nabavite pravu opremu
Provjerite imate li svu potrebnu opremu za vođenje događaja, poput mikrofona, zvučnika, ekrana itd. Možda ćete trebati unajmiti dodatnu pomoć ili stručno osoblje, ovisno o prirodi događaja.
Ljudi koji stoje iza STLS događaja savjetuju vam da prepustite profesionalcima da se bave svim audiovizualnim elementima vašeg događaja, čineći proces još lakšim. Također biste trebali osigurati da vaše mjesto ima potrebnu internetsku vezu za bilo kakve online aktivnosti.
Osim toga, ne zaboravite ponijeti produžne kabele i razdjelnike za dodatnu opremu. Poslovni događaji obično zahtijevaju više snage nego inače, stoga to uvijek uračunajte u svoje pripreme.
Postavite proračun i držite ga se
Stvaranje proračuna za vaš poslovni događaj je ključno. Vaš proračun će odrediti koliko možete potrošiti i na što, pa svakako uključite sve potrebne stavke kao što su najam opreme, najam mjesta, catering, putni troškovi i naknade za osoblje. Važno je biti realan prilikom postavljanja proračuna; u protivnom bi to kasnije moglo dovesti do financijskih poteškoća.
Također, zapamtite da se troškovi mogu brzo zbrojiti, pa se pobrinite da ostanete unutar svog proračuna. Na primjer, ako unajmljujete prostor, svakako uračunajte sve dodatne troškove kao što su porezi ili naknade za korištenje prostora. Ili, ako zapošljavate ugostiteljsko osoblje, ne zaboravite uključiti troškove svih sastojaka ili potrebne opreme.
Odaberite pravu lokaciju za svoj poslovni događaj
Kada planirate poslovni događaj, osigurajte besprijekornu povezanost za svoje sudionike uz pouzdani najam pristupne točke od eTech Rentals. Bez obzira na to koliko je dobar sadržaj vašeg događaja, ako vaši gosti ne mogu doći tamo ili vas ne čuju, neće biti uspješan.
Razmislite o mjestu koje je lako dostupno, možda u blizini javnog prijevoza ili s dosta parkinga. Osim toga, dobra akustika obavezna je za događaje s glazbom ili zvučnicima. Uostalom, ne želite da se vaši gosti naprežu da čuju što se događa.
Konačno, pobrinite se da ima dovoljno prostora za vaše goste da se mogu udobno kretati i družiti. Skučeno mjesto može brzo pokvariti atmosferu događaja, stoga birajte mudro. Obavezno posjetite mjesto prije nego što potvrdite i provjerite raspored sjedenja, izlaze za slučaj opasnosti i druge potrepštine.
Vodite računa o dnevnoj organizaciji
Organiziranje poslovnog događaja zahtijeva više od puke rezervacije mjesta ili zapošljavanja osoblja. Na dan vašeg događaja postoje brojni detalji koje morate uzeti u obzir kako biste osigurali da sve protekne glatko.
Na primjer, pobrinite se da ima dovoljno članova osoblja za upravljanje događajem, postavljanje dekoracija i davanje smjernica gostima. Također biste trebali pripremiti izvođenje predstave — plan korak po korak koji označava dan vašeg događaja.
To će vam pomoći da ostanete u toku sa svim pojedinostima i osigurate da sve teče po planu. Osim toga, važno je imati planove za nepredviđene situacije ako se dogodi nešto neočekivano. Na kraju, malo dodatne pripreme može uvelike pomoći da vaš događaj bude uspješan.
Odredite cilj događaja
Kada je riječ o planiranju poslovnog događaja, ključno je započeti određivanjem cilja. Zapitajte se – kakav utjecaj želite stvoriti ovim događajem. Je li to podizanje svijesti za cilj, jačanje tima ili stvaranje prihoda?
Definiranje vašeg cilja od samog početka pomoći će vam da napravite plan koji je u skladu s vašim krajnjim ciljem. Ne samo da će ovo osigurati da svaki aspekt vašeg događaja radi u vašu korist, nego će također dati jasnoću o tome kako uspjeh izgleda.
Od angažmana gostiju do marketinških taktika, definirani cilj na umu igra važnu ulogu u oblikovanju ukupnog uspjeha vašeg događaja. Odvojite malo vremena za razmatranje cilja vašeg događaja i uspostavite plan koji djeluje prema tom cilju.
Ako je svrha vašeg poslovnog događaja generirati prihod, izradite plan s načinima za maksimiziranje povrata, a da pritom svojim gostima pružite ugodno iskustvo.
Pozovite prave ljude
Planiranje poslovnog događaja nije lak pothvat, a jedan od ključnih čimbenika koji može utjecati ili uništiti njegov uspjeh je popis gostiju. Želite prave ljude u sobi, ali što to točno podrazumijeva?
Važno je uzeti u obzir čimbenike kao što su svrha događaja, industrija ili područje koje je uključeno te cjelokupna vibra i atmosfera koju želite stvoriti. Okupljanje raznolike grupe polaznika čije se vještine i iskustva nadopunjuju može dovesti do dinamičnih razgovora, novih veza i svježih ideja.
S druge strane, postojanje homogene grupe može ograničiti potencijal za rast i inovacije. Kada sastavljate popis gostiju, imajte na umu da osoba koju pozovete može odrediti ishod vašeg događaja.
Također biste trebali uključiti sve potrebne podatke u svoju pozivnicu, kao što su datum, vrijeme i mjesto – kako biste bili sigurni da svatko ima sve potrebne pojedinosti. Osim toga, bitno je kontaktirati goste nakon što pošaljete svoje pozivnice.
Planirajte zanimljive aktivnosti
Bilo da organizirate korporativnu konferenciju ili neprofitno prikupljanje sredstava, jedan od najvažnijih aspekata je planiranje aktivnosti koje će vaše goste zabaviti i osjećati se povezanima.
Od interaktivnih radionica i vježbi izgradnje tima do zanimljivih govornika i jedinstvenih nastupa, postoje beskrajni načini da uključite svoje polaznike i stvorite nezaboravno iskustvo.
Pažljivim odabirom aktivnosti koje su u skladu s ciljevima vašeg događaja i interesima vaših sudionika, možete osigurati da svi odu puni energije i nadahnuti.
Na primjer, možete ugostiti panel raspravu o temi specifičnoj za industriju ili organizirati igru koja potiče sudionike na druženje i umrežavanje. Ili čak možete planirati zabavnu aktivnost izgradnje tima koja potiče suradnju između sudionika. Dakle, kakav god vaš događaj bio, pobrinite se da isplanirate aktivnosti koje će zaokupiti i oduševiti vaše goste!
Pripremite rezervni plan u slučaju bilo kakvih problema ili hitnih slučajeva u zadnji tren
Planiranje događaja uključuje mnoge pokretne dijelove i normalno je da se neočekivano dogodi na dan vašeg događaja. Iako vam pažljivo planiranje može pomoći da izbjegnete probleme, uvijek je najbolje imati rezervni plan u slučaju da nešto pođe po zlu.
To može značiti spremanje dodatnog člana osoblja u slučaju da se netko ne pojavi ili postojanje plana za nepredviđene situacije u slučaju tehničkih poteškoća. Također biste se trebali pobrinuti da imate podatke za kontakt ključnih ljudi kao što su upravitelj mjesta ili osoblje za hitne slučajeve koji mogu pomoći u slučaju bilo kakvih problema. Također možete poslati personaliziranu e-razglednicu kako biste svojoj pozivnici dali poseban pečat.
Posjedovanje rezervnog plana daje vam mir i omogućuje vam da se usredotočite na uživanje u svom događaju umjesto da brinete o potencijalnim problemima. Pokušajte unaprijed izraditi plan za slučaj opasnosti i pregledajte ga sa svojim timom prije toga. Na taj način možete biti sigurni znajući da ste spremni za sve iznenađujuće štucanje koje se može pojaviti na dan vašeg događaja.
Pratite nakon događaja
Nakon svog napornog rada i truda uloženog u planiranje događaja, važno je odvojiti vrijeme da se osvrnete unatrag i razmislite o tome što je prošlo dobro i što bi se moglo poboljšati. Pratite svoje goste kako biste dobili povratne informacije i bolje razumjeli njihovo iskustvo.
To vam može pomoći da dobijete vrijedne uvide o tome kako svoj sljedeći događaj učiniti još uspješnijim. Osim toga, slanje poruka zahvale ili naknadnih e-poruka odličan je način da izrazite svoju zahvalnost i pokažete gostima da vam je stalo.
Na kraju, odvojite vrijeme za analizu podataka o događajima i procijenite što je uspjelo – to vam može pomoći da poboljšate proces planiranja budućih događaja. Također će vam pomoći da identificirate sva područja u kojima možete napraviti poboljšanja. Na primjer, ako su bili dugi redovi na šalteru za registraciju, mogli biste razmotriti načine kako učiniti proces učinkovitijim u budućnosti.
Sve u svemu, organizacija poslovnog događaja može biti zahtjevan zadatak. Međutim, uz pravu pripremu, možete osigurati da vaš događaj prođe glatko. Započnite postavljanjem proračuna i odabirom prave lokacije za vaš događaj – one koja nudi dovoljno prostora i ima dobru akustiku.
Imajte jasan cilj za događaj i pobrinite se da imate pravu kombinaciju ljudi koji će mu prisustvovati. Ne zaboravite planirati zanimljive aktivnosti kao što su kvizovi, natjecanja, natjecanja itd., tako da vaši sudionici ostanu zainteresirani tijekom cijelog događaja.
Na kraju, pripremite plan za hitne slučajeve u slučaju da se pojave bilo kakvi problemi u posljednjem trenutku. Uz ove korake moći ćete svoj događaj učiniti uspješnim i nezaboravnim!
FAQ:
P: Kakve aktivnosti trebam planirati za svoj događaj?
Neke aktivnosti koje možete planirati za svoj događaj uključuju interaktivne radionice, aktivnost izgradnje tima, panel rasprave o temama specifičnim za industriju, igre za druženje i umrežavanje sudionika, zabavne aktivnosti izgradnje tima koje potiču suradnju između sudionika, kvizove i natjecanja, i jedinstvene izvedbe.
P: Kako mogu osigurati da pravi ljudi prisustvuju mom događaju?
Kako biste bili sigurni da ćete na svoj događaj pozvati prave ljude, uzmite u obzir čimbenike kao što su svrha događaja, industrija ili polje uključeno te cjelokupna vibra i atmosfera koju se nadate stvoriti. Okupljanje raznolike grupe polaznika čije se vještine i iskustva nadopunjuju može dovesti do dinamičnih razgovora, novih veza i svježih ideja.
P: Kako mogu osigurati da moj događaj teče glatko i uspješno?
Kako biste osigurali da vaš događaj teče glatko i uspješno, započnite postavljanjem proračuna i odabirom prave lokacije za vaš događaj – one koja nudi dovoljno prostora i ima dobru akustiku. Imajte jasan cilj za događaj i pobrinite se da imate pravu kombinaciju ljudi koji će mu prisustvovati.
P: Koje korake trebam poduzeti da nastavim nakon događaja?
Nakon događaja, odvojite vrijeme da se osvrnete unatrag i razmislite o tome što je prošlo dobro i što bi se moglo poboljšati. Pratite svoje goste kako biste dobili povratne informacije i bolje razumjeli njihovo iskustvo. Slanje poruka zahvale ili naknadnih e-poruka također je odličan način da izrazite svoju zahvalnost onima koji su prisustvovali.
