Napomena: Sljedeći članak će vam pomoći: Kako napisati specifikacije projekta: ultimativni vodič i predložak
Specifikacije su važan dio svakog projekta. Oni postavljaju zahtjeve za ono što treba isporučiti i daju plan za projektni tim. Ali kako ćete napisati specifikacije?
Ako ne navedete o čemu se radi u projektu, uvijek postoji rizik da će stvari krenuti po strani, a Opseg puzanja naposljetku će pronaći svoj put. Bilo da radite na pokretanju web stranice ili digitalnog projekta, postavljanje specifikacija za projekt od ključne je važnosti.
U ovom ćemo vodiču raspravljati o svim pojedinostima o pisanju projektnih specifikacija i dati predložak za dokument sa projektnim specifikacijama koji možete koristiti. Idemo!
Što je dokument specifikacije projekta?
Dokument specifikacije projekta (PSD) živi je dokument koji ocrtava opseg projekta. Uključuje projekte ciljevi, isporučeno, Vremenska Crtai proračun. Projektna specifikacija se izrađuje tijekom faza planiranja projekta i jest pregledan i ažuriran tijekom životnog ciklusa projekta.
Dobro napisan dokument sa specifikacijom projekta ključan je za uspjeh projekta. Osigurava da svi dionici jasno razumiju ciljeve i rezultate projekta.
Također omogućuje bolje upravljanje projektima Vremenska Crta i proračun. Bez jasnog i sažetog dokumenta specifikacije projekta, teško je pratiti napredak i osigurati da projekt ostane na pravom putu.
Kako napisati specifikacije projekta
PSD djeluje kao nacrt za projekt, pružajući informacije o tome koji su ciljevi projekta, što treba isporučiti, tko će biti uključen i koliko je proračuna dodijeljeno.
Evo nekoliko savjeta o tome kako stvoriti solidan dokument sa specifikacijom projekta.
Definirajte opseg projekta
Prvi korak u izradi PSD-a je definiranje opsega projekta. To znači navesti što se projektom želi postići i koji se rezultati očekuju. Važno je biti što precizniji u ovoj fazi kako kasnije ne bi došlo do zabune.
Nakon što je opseg finaliziran, trebaju ga odobriti svi dionici prije početka rada na projektu.
Identificirajte dionike
Tko će koristiti krajnji proizvod? Na koga će projekt utjecati? Ovo su dionici. Važno ih je rano identificirati kako biste mogli prilagoditi specifikacije njihovim potrebama.
Prikupite podatke od svih dionika
Nakon što ste identificirali dionike, vrijeme je da prikupite njihov doprinos. To se može učiniti kroz intervjue, ankete ili fokus grupe.
Cilj je dobiti jasno razumijevanje njihovih potreba i očekivanja od projekta.
Napravite vremenski okvir za projekt
Nakon što je opseg odobren, vrijeme je za početak izrade vremenskog okvira za projekt. To će uključivati mapiranje svih zadataka koje treba izvršiti i određivanje rokova za njih.
Važno je biti realan prilikom izrade vremenskog rasporeda kako ne bi bilo pritiska na članove tima da ispune nerealne ciljeve. Nakon što je vremenski okvir izrađen, trebaju ga pregledati i odobriti svi dionici.
Dodijelite uloge i odgovornosti
Sada kada imate jasnu sliku o tome što treba učiniti i do kada to treba učiniti, vrijeme je da počnete dodjeljivati uloge i odgovornosti.
To uključuje odlučivanje tko će biti odgovoran za svaki zadatak i osiguravanje da svatko razumije svoju ulogu u projektu.
Važno je osigurati dovoljno preklapanja između članova tima kako se nitko ne bi osjećao kao da je preopterećen poslom.
Nakon što su uloge i odgovornosti dodijeljene, trebaju ih pregledati i odobriti svi dionici.
Definirajte komunikacijski plan
Komunikacija je ključ svakog uspješnog projekta, stoga je u ovoj fazi važno postaviti komunikacijski plan.
To uključuje odlučivanje o tome kako će članovi tima komunicirati jedni s drugima i s dionicima tijekom projekta.
Važno je osigurati da svi razumiju kako mogu izraziti bilo kakvu zabrinutost koju mogu imati u vezi s projektom.
Nakon što je komunikacijski plan postavljen, trebaju ga pregledati i odobriti svi dionici.
Nacrtajte preliminarnu verziju specifikacija
Sada je vrijeme za početak izrade vaših specifikacija. Započnite stvaranjem okvirnog nacrta onoga što treba uključiti. Ne brinite hoćete li u ovoj fazi sve biti savršeno; samo prenesite svoje misli na papir (ili u digitalni dokument).
Dodajte odjeljak isporuka
Odjeljak isporuka navodi sve krajnje proizvode koji će biti isporučeni u sklopu ovog projekta. To može biti bilo što, od izvješća i prezentacija do softverskih aplikacija ili web stranica.
Za svaki isporučeni rezultat uključite kratak opis, kao i informacije o tome tko će biti odgovoran za njegovu izradu i kada će to biti potrebno. To pomaže osigurati da svi znaju što treba učiniti – i rok.
Definirajte proračun projekta
U odjeljku proračuna navedeni su svi troškovi povezani s dovršetkom projekta. To može uključivati stvari poput troškova rada, troškova materijala ili troškova marketinga.
Obavezno uključite i fiksne troškove (one koji se neće promijeniti bez obzira na to koliko je vremena potrebno za dovršetak projekta) i varijabilne troškove (tj. one koji će varirati ovisno o tome koliko je vremena potrebno za dovršetak posla).
Na taj ćete način dobiti točniju sliku o tome koliko je novca potrebno izdvojiti za ovaj konkretni pothvat.
Dobijte povratne informacije o nacrtu specifikacije od svih dionika
Pokažite svoj nacrt specifikacije svim dionicima i zatražite njihove povratne informacije. Što oni vole? Što im se ne sviđa? Sto nedostaje? Iskoristite ove povratne informacije kako biste poboljšali svoju specifikaciju prije nego je finalizirate.
Dovršite specifikacije nakon dobivanja odobrenja
Nakon što uključite sve povratne informacije, spremni ste finalizirati svoj dokument specifikacije!
Pobrinite se da dobijete odobrenje od svih zainteresiranih strana prije nego što nastavite s projektom; to će pomoći osigurati da su svi na istoj stranici i izbjeći iznenađenja u budućnosti.
Provjerite razumiju li svi dionici specifikacije
Posljednji korak je osigurati da svi uključeni u izvođenje projekta razumiju i pristaju slijediti specifikacijski dokument.
To uključuje ne samo one unutar vaše organizacije, već i sve vanjske partnere ili izvođače koji rade na projektu.
Redovito revidirajte i pregledavajte
Jedna od najvažnijih stvari koje treba zapamtiti o PSD-u je da nije uklesan u kamenu – treba ga redovito pregledavati i revidirati prema potrebi tijekom cijelog projekta.
Stvari će se neizbježno promijeniti kako projekt napreduje, stoga je važno osigurati da se vaš PSD razvija zajedno s njim.
Redovitim pregledom i revidiranjem svog PSD-a možete osigurati da vaš projekt ostane na pravom putu i da uspješno ispuni svoje ciljeve.
Predložak dokumenta specifikacije projekta
Evo besplatnog predloška za specifikacije projekta koji možete koristiti:
Naziv projekta: [add title here]
Datum projekta: [add project starting date here]
Voditelj(i) projekta: [add project manager(s) here]
Ključni članovi: [add names of key people here]
Opseg projekta:
Početno stanje
Ključne osobe
Isporučeno
Vremenske trake
Dnevnik rizika
Proračuni
Komunikacijski plan
Ključne stvari za van (nije obavezno)
Dokument sa specifikacijama projekta poboljšava izvedbu projekta
Dobro napisan specifikacijski dokument neophodan je za svaki uspješan projekt. Odvajanjem vremena za ocrtavanje svrhe, ciljeva, rezultata i zahtjeva za vaš projekt, možete osigurati da svi uključeni znaju točno što treba učiniti kako bi projekt bio uspješan.
Jedan od ključnih aspekata uspješnog upravljanja projektima je komunikacija. Ako imate čvrstu komunikacijsku strategiju unutar svojih timova, između timova i s klijentima, onda je sve ostalo puno lakše za rukovanje.
S Wixom vaši timovi i klijenti mogu komunicirati vizualno i lakos komentarima priloženim izravno na web-stranice koje treba doraditi i ti se komentari automatski generiraju zadaci.
Isprobajte Wix danas i otkrijte koliko laka može biti komunikacija i suradnja.
