Riječ memo je skraćenica za memorandum. Dopis se koristi za informiranje tima o inovacijama u projektu ili za informiranje određene grupe u tvrtki. Temelji se na podsjetniku. U svom poslu vjerojatno ćete morati često informirati svoje osoblje; Pisanje bilješke jedan je od najčešće korištenih i najbržih oblika poslovne komunikacije, stoga morate znati napisati bilješku. Naučimo zajedno pisati memorandum.
Na što trebam obratiti pažnju prilikom pisanja bilješke?
- Budući da se bilješke često koriste u poslovnoj komunikaciji, morate pisati vrlo jasno.
- Podaci koje navedete u sadržaju bilješke trebaju biti razumljivi svima.
- Budući da je sadržaj povezan s poslovanjem, trebate dijeliti bilješke s ljudima što je prije moguće.
- Trebali biste provjeriti gramatička pravila u dopisu koji ste napisali.
- Odaberite fontove koji se lako čitaju dok pišete bilješku. Times New Roman, na primjer.
- Predmet bilješke trebao bi biti takav koji natjera ljude da djeluju.
- Dok pišete svoj članak, pazite da tekst bude kratak. Tako nećete nepotrebno gubiti vrijeme ljudi i brže će početi obavljati posao koji od njih zahtijevate.
- Ako je vaša bilješka duža od jedne stranice, podijelite bilješku pomoću naslova kako biste je učinili jasnijom.
Kakav je format bilješke?
Svatko može napisati bilješku, no za to je potrebno više od samog dijela sadržaja. Trebali biste ga predstaviti u najboljem mogućem svjetlu. Ovdje dolazi do izražaja ispravan format.
Zaglavlje
U vašem naslovu treba spomenuti riječ dopis kako bi ljudi koji pročitaju vaš dopis znali o čemu se radi. Ovo možete napisati većim, podebljanim slovima kako biste privukli pozornost ljudi.
Za
Budući da je bilješka formalni oblik poslovne komunikacije, ona mora biti na odgovarajući način upućena primatelju. Koristite puno ime i naziv osobe kojoj ste poslali bilješku.
DC
Dodajte dodatne primatelje u svoju bilješku. Osobe koje dodate u CC nisu osobe s kojima ste izravno podijelili svoj dopis, već samo osobe koje želite znati o ovoj temi.
Iz
U ovaj redak morate napisati svoje puno ime i naziv.
Datum
U ovaj redak morate dodati točan datum. Na primjer; 05.06.2021
Tema
Redak Predmet obavještava čitatelja bilješke o čemu se radi. Morate biti konkretni i jasni kada pišete temu.
Važna nota
Prilikom izrade naslova svakako napustite 2 Razmak između redaka i poravnanje teksta.
Zapamtite tko je vaša ciljna publika. Uzimajući to u obzir, možete prilagoditi duljinu bilješke i razinu formalnosti tako da ljudi čitaju i odgovaraju na bilješku dok je pišu.
Pokušajte predvidjeti što bi vaša ciljna publika mogla biti znatiželjna nakon čitanja dopisa i odgovorite u svom dopisu. Navedite primjere i informacije koje podržavaju sadržaj svoje bilješke. Službeni pozdrav možete izostaviti u svojoj bilješci. Umjesto toga, prijavite se na temu.
Početni odlomak
U prvom odlomku trebate navesti svrhu svoje ocjene. Recite svojoj ciljnoj publici o problemu. Budite jasni o tome što želite da učine u vezi s tim. Prvi odlomak je sažetak cijelog teksta. Napišite ga ukratko i prenijeti samo potrebne podatke. Rečenicu možete započeti s “Pišem da vas obavijestim o…”
Sažmite što ljudi moraju učiniti u segmentu rasprave. Logično objasnite što mislite da bi trebali učiniti da riješe problem. Recite publici o prednostima koju će dobiti ako na ovaj način riješe problem. Ako mislite da je vaša ocjena preduga, možete dodati grafikone, popise i grafikone u svoje bilješke.
Završni stavak
U posljednjem odlomku predložite što bi vaša ciljna publika trebala učiniti. Na primjer, “Svi zaposlenici trebaju znati da …”
Završni stavak
Zatvorite bilješku sažetkom koji će motivirati vaše zaposlenike. U posljednjem odlomku dopisa treba ponovno ukratko prodiskutirati pitanje sadržaja. Završni dio obično se sastoji od jedne ili dvije rečenice.
Kada dovršavate svoju bilješku, morate je paziti da je ispravno formatirate. Također bi trebao olakšati čitanje bilješke i ostaviti razmak 2, 54 cm na lijevom, desnom i donjem rubu.
Napravite završnu provjeru kako biste bili sigurni da je vaša bilješka jasna, oštra i bez grešaka. Provjerite ima li gramatičkih i sadržajnih pogrešaka. Također je vrlo važno da imena, datumi i brojevi budu točni.
Prilikom pisanja bilješke, umjesto da pišete bilješku od nule, možete koristiti predložak. Ovi predlošci su dostupni u programu Microsoft Word. Iz ovih različitih predložaka možete odabrati najprikladniji predložak za vas.
Savjeti za trgovačke bilješke
Evo nekoliko savjeta za pisanje boljih poslovnih bilješki. Nakon što slijedite ove upute i vježbate nekoliko puta, postat ćete stručnjak za pisanje poslovnih memoranduma.
Oblikujte svoju bilješku za svoju ciljanu publiku
Uvijek uzmite u obzir ciljanu publiku i njihove potrebe. Napišite svoj dopis na način koji vaša ciljana publika može razumjeti jer je opća svrha memoranduma da bude jasna.
Jasno navedite temu
Trebali biste biti vrlo deskriptivni kada navodite temu svog dopisa. Na primjer, ako se spomene godišnji odmor, nemojte samo pisati o njemu i naznačiti koji je to odmor.
Objektivnost
Nikada nemojte dodavati svoje osobne predrasude kada pišete bilješku. Izbjegavajte subjektivnost koliko god je to moguće. Uključite samo činjenične informacije i činjenice.
Zabilježite primjere
Svim zaposlenicima
Od: Jonathon Smith
Datum: 11.11.2021
Predmet: Carolino vjenčanje
Pišem da vas obavijestim o vjenčanju Carol Anderson 12.12.2021. On bi vas sve želio vidjeti tamo.
Bit ćemo obaviješteni o mjestu vjenčanja u roku od tjedan dana i dostavit ću vam ga kada budemo obaviješteni.
Nadam se da će doći svi koji su dostupni tog dana.
Često postavljana pitanja o tome kako napisati bilješku
Što bi sadržaj bilješke trebao sadržavati?
Sadržaj memoranduma treba uključivati svrhu, sažetak, raspravu i zaključak.
Koji su dijelovi dopisa?
Segment zaglavlja> Početni segment> Kontekst> Segment zadatka> Segment sažetka> Segment rasprave> Završni segment.
Koji jezik trebam koristiti kada pišem bilješku?
Budući da se memorandumi koriste u poslovnim odnosima, morate pisati službenim jezikom.
Trebam li potpisati bilješku?
Bilješke nemaju liniju za potpis. Stavljanjem inicijala uz svoje ime označavate da odobravate ovaj dopis.
Kako bi trebao izgledati završni dio dopisa?
U završnom dijelu trebali biste jasno navesti posao koji želite da čitatelj obavi.
Zaključak o tome kako napisati bilješku
U ovom članku objašnjavamo kako možete napisati bilješku i na što trebate obratiti pažnju. Pretpostavljamo da biste također mogli razmisliti o pisanju boljeg LinkedIn sažetka, koji će vam pomoći učvrstiti vaše mrežne veze.
