Napomena: Sljedeći članak će vam pomoći: Kako koristiti predložak dnevnog reda za vođenje vašeg sljedećeg sastanka
Što doista čini sastanke učinkovitima ili produktivnima?
U anketi Doodle.com, 67% profesionalaca rekli su da dobri sastanci imaju jasan dnevni red, dok je 72% spomenulo jasne ciljeve.
Sastanci bez jasnog dnevnog reda ili svrhe frustriraju sudionike. Zbog toga se osjećaju kao da su svoje vrijeme mogli bolje potrošiti.
Dnevni red sastanka ne samo da pomaže sudionicima da znaju što mogu očekivati, već također pomaže moderatoru da razgovor bude usklađen sa svrhom sastanka.
Jeste li spremni izraditi jedan za sljedeći sastanak? U ovom ćete vodiču naučiti sve kritične komponente dnevnog reda sastanka, kako ga napisati i izraditi s Wixom, plus izbor predložaka za početak.
Sadržaj
Što je dnevni red sastanka?
Dnevni red sastanka je strukturirani dokument koji ocrtava teme i aktivnosti koje treba pokriti tijekom sastanka. Služi kao putokaz, osiguravajući da sastanak ostane fokusiran, produktivan i vremenski učinkovit.
Dobro osmišljen dnevni red postavlja očekivanja, omogućuje sudionicima da dođu pripremljeni i omogućuje nesmetan tijek rasprave. Dajući jasan pregled svrhe sastanka i tema koje će se obrađivati, dnevni red pomaže u poticanju učinkovite komunikacije, suradnje i donošenja odluka.
Četiri P dnevnog reda sastanka
Da biste postigli dnevni red sastanka koji pomaže olakšati vaš sastanak, upotrijebite četiri P okvira kako biste bili sigurni da ste pokrili sva ključna područja.
Četiri P su Ljudi, svrha, planiranje/priprema i proces.
Da biste ih ispravno shvatili, odgovorite na sljedeća pitanja za svako P.
Narod: Tko je glavni i tko prisustvuje? Jesu li svi sudionici 100% potrebni? Koji će sudionici izlagati, a koji će biti pozvani da pruže stručni doprinos?
Svrha: Koju svrhu želite postići? Kakve ishode očekujete na kraju? Što bi trebalo biti odlučeno do kraja sastanka?
Planiranje/priprema: Postoje li neki preduvjeti za sastanak? Treba li nešto planirati? Trebaju li sudionici nešto donijeti ili pročitati prije početka sastanka?
Postupak: Kako će se održati sastanak? Koji su akcijski planovi i teme za raspravu? Koliko bi trebala trajati rasprava za svaku stavku?
Koja je razlika između dnevnog reda sastanka i zapisnika sa sastanka?
Razlika između dnevnog reda sastanka i zapisnika sastanka je trenutak kada su stvoreni i implementirani.
- Dnevni red sastanka – kreiran prije i korišten kao vodič tijekom sastanka
- Zapisnik sa sastanka – stvoren tijekom i korišten kao referenca nakon sastanka.
Dnevni red sastanka kreira se prije sastanka kako bi svi sudionici znali što trebaju imati spremno i što mogu očekivati tijekom sastanka. Moderator koristi dnevni red sastanka kako bi sve držao na pravom putu i obuhvatio sve radnje u dodijeljenom vremenu.
Svrha zapisnika sastanka je dokumentirati ono o čemu se raspravljalo tijekom sastanka kako bi se zabilježio događaj. Ovi se zapisnici zatim spominju na sljedećem sastanku kao pregled.
Osim predložaka dnevnog reda sastanaka, Wix nudi i brojne predloške zapisnika sastanaka.
Koristite oba redovito kako biste sastanke svog tima učinili produktivnijima, manje gubitkom vremena i više od onoga što bi mogla biti e-pošta.
Hej rukovoditelji!
Želite li smanjiti troškove dizajna?
- Trošite manje vremena na prezentacije i više vremena za izradu strategije
- Pobrinite se da vaš brend izgleda i osjeća se vizualno dosljedan u svim dokumentima vaše organizacije
- Impresionirajte klijente i dionike s prezentacijama spremnim za sastanke
Prijavite se. to je free.
Što je predložak dnevnog reda sastanka?
Predložak dnevnog reda sastanka je unaprijed dizajniran okvir koji svatko može koristiti za izradu dokumenta dnevnog reda sastanka.
Predlošci dnevnog reda sastanka uključuju područja za četiri P u različitim sastavima, rasporedima i dizajnom.
Sve što trebate učiniti je odabrati jedan i promijeniti sadržaj rezerviranog mjesta za svoj. Da biste ga učinili još boljim, primijenite boje robne marke, fontove i vizualne elemente na predložak dnevnog reda sastanka koji možete koristiti iznova i iznova neograničeno.
Prednosti korištenja predloška dnevnog reda sastanka
Možda se pitate, ali zašto uopće koristiti predložak dnevnog reda sastanka? Ne mogu li jednostavno koristiti tekstualni dokument?
- Korištenje predloška pomaže u uklanjanju nagađanja o strukturi i odjeljcima koje treba uključiti. Također vam pomažu da ostanete organizirani kada ih sastavljate jer nude ponovljiv proces.
- Kada koristite predložak dnevnog reda sastanka, trošite manje vremena na pripremu za sastanak, a više vremena na dobivanje jasnoće i fokusiranje na ono što se mora učiniti tijekom sastanka.
- Predlošci dnevnog reda sastanka također vam pomažu u stvaranju boljih dokumenata na koje će sudionici bolje reagirati. Još jedan tekstualni dokument pomiješat će se s ostatkom; živahan i prepoznatljiv dnevni red sastanka učinit će ih zainteresiranima i spremnijima za sastanak.
- I konačno, predlošci pomažu u dokumentiranju prošlih sastanaka. Dnevni red sastanka možete ostaviti zajedno s zapisnikom tako da postoji mogućnost praćenja i izvor informacija za buduće sastanke.
Vrste dnevnih redova sastanaka
Postoje različite vrste dnevnog reda sastanka koji se mogu koristiti ovisno o prirodi sastanka.
Postoje dvije glavne kategorije tipova sastanaka; jedan koji definira stil sastanka, a drugi koji više govori o čemu će se sastanak voditi.
Stilovi sastanka uključuju formalne ili neformalne, temeljene na akciji, raspravi ili donošenju odluka.
Vrijeme je također faktor; na sastanku se može raspravljati o kratkoročnim, srednjoročnim ili dugoročnim temama.
Sastanci su općenito kombinacija ovih stilova; na primjer, početni sastanak za mali tim može biti neformalan, temeljen na akciji i o kratkoročnom cilju.
Zatim, tu su i dnevni redovi sastanaka na temelju onoga o čemu se sastanak radi. Neke od najčešćih vrsta sastanaka za koje su potrebni dnevni redovi su:
- Brainstorming sastanci
- Početni sastanci
- Sastanci osoblja
- Sastanci odbora
- Sastanci jedan na jedan
- Inboarding Meetings
- Sastanci o proračunu
- Planiranje sastanaka
- Retrospektivni sastanci
Uz Wix, dnevni red vašeg sastanka također može biti interaktivno iskustvo gdje sudionici mogu vidjeti dodatne informacije o sudionicima, temama za raspravu i svim relevantnim materijalima za pripremu.
Struktura dnevnog reda sastanka
Dnevni redi sastanaka slijede standardnu strukturu industrije s dodatnim stavkama koje se odnose na bilo koju vrstu sastanka.
Što se tiče vizualnog izgleda, možete dodati onoliko kreativnosti koliko želite koristeći predloške, elemente dizajna i brendirane komponente. Ako slijedite standardnu strukturu industrije i učinite dokument lakim za čitanje, praćenje i razumijevanje, nećete pogriješiti.
Zaglavlje s ključnim informacijama
Zaglavlje na vrhu dnevnog reda ističe naziv ili vrstu sastanka, datum, vrijeme i mjesto. U zaglavlju hibridni ili mrežni sastanci uključuju vezu za pridruživanje sobi za sastanke.
Svrha i ključni ishod
Najvažniji dio dnevnog reda nakon zaglavlja je dio koji objašnjava svrhu sastanka i očekivani ishod.
Jasno odredite svrhu sastanka i uskladite sve točke dnevnog reda s tom svrhom. Identificirajte ključni očekivani ishod sastanka i navedite ga pored svrhe.
Točke dnevnog reda i točke za raspravu
Slijede točke dnevnog reda i točke za raspravu. Oni su navedeni u tablici gdje je stavka definirana pomoću glagola radnje; na primjer, odlučite koji će dobavljač poslužiti za događaj ili odredite proračun za treće tromjesečje.
Svaki redak stavke ističe osobu zaduženu za facilitaciju rasprave o temi i dodijeljeno vrijeme.
Sudionici
Sljedeći su sudionici sastanka. Ovisno o stilu sastanka, sudionici su ili navedeni u zasebnom odjeljku ili kao dio tablice s točkama dnevnog reda.
U nekim slučajevima trebat će vam oboje.
Preduvjeti
Najučinkovitiji sastanci su oni na koje sudionici dolaze pripremljeni. Navedite sve preduvjete kao što su čitanje dokumenata, stvaranje izvješća, stavke koje treba ponijeti ili pojedinosti za prijavu na platformu bijele ploče ili sobu za sastanke.
Kako napisati dnevni red sastanka s Wixom
Dnevni red sastanka uvijek pripremite unaprijed, dajući sudionicima dovoljno vremena da se upoznaju s temom i svrhom sastanka.
Prije sastavljanja vizualnog dnevnog reda sastanka, prvo trebate nacrtati sadržaj dokumenta i osigurati da imate sve točne informacije. Nakon što je spreman, prenesite ga na odabrani predložak.
S Wixom imate dvije mogućnosti stvaranja sadržaja za dnevni red sastanka. Prvi je korištenje Wix editora za izradu dnevnog reda sastanka koji možete podijeliti kao PDF ili live link.
Druga opcija je kreiranje dnevnog reda sastanka na Wix ploči, koja se zatim može koristiti kao okruženje za suradnju tijekom sastanka.
Korak 1: Definirajte vrstu sastanka i svrhu
Prvi i najvažniji korak pri pisanju dnevnog reda sastanka je definiranje vrste sastanka i njegove svrhe. Vrsta sastanka određuje poantu sastanka. Je li to početni sastanak, sastanak jedan na jedan ili sastanak odbora?
Svrha dnevnog reda sastanka je izjava koja ističe očekivani ishod i izgleda ovako:
Definirajte svih šest dobavljača za maturalnu zabavu koju organiziramo za lokalnu srednju školu.
Nadalje, možete koristiti SMART tehniku za pisanje cilja dnevnog reda sastanka. SMART je kratica za Specific, Measurable, Attainable, Relevant, and Time-bound.
Korak 2: Nacrtajte točke dnevnog reda i teme koje treba pokriti
Zatim navedite točke dnevnog reda o kojima će se raspravljati.
Napišite ih redom i za svaku odvojite određeno vrijeme. Ako je primjenjivo, odredite sudionike koji će biti odgovorni za facilitaciju svake stavke.
Korištenje tablice najučinkovitiji je način za skiciranje točaka dnevnog reda, onih koji su im dodijeljeni i dodijeljenog vremena. Ne morate ga koristiti dok sastavljate sadržaj, ali imajte ga na umu za postavljanje konačnog dokumenta.
Korak 3: Popis sudionika
Napravite popis sudionika sastanka.
Prvo, uključite ljude koji su izravno povezani s temama na dnevnom redu: one koji će predstavljati teme, donositelje odluka i zainteresirane strane.
Ako se sudionik ne uklapa u jednu od tih kategorija, zapitajte se treba li biti tamo ili može kasnije dobiti pojedinosti iz zapisnika sastanka.
Korak 4: Odlučite o formatu dnevnog reda sastanka
Format dnevnog reda sastanka ovisit će o vrsti sastanka.
Ako se radi o neformalnom sastanku, ne morate se potruditi i dodati sve detaljne odjeljke, pogotovo ako je riječ o dnevnom ili tjednom sastanku. S druge strane, sastanci odbora i sastanci klijenata su formalni i trebat će opsežni dnevni red sastanaka sa uključenim svim relevantnim informacijama.
Nadalje, kako ćete podijeliti dnevni red sastanka? Trebate li to biti dokument koji možete preuzeti kao PDF ili poslati putem linka uživo? Ili više volite prezentaciju s više slajdova za višednevni događaj koji pokriva nekoliko dnevnih redova sastanaka po sesiji ili uvodniku?
Konačno, možete koristiti i bijelu ploču za izradu dnevnog reda sastanka koji se može nastaviti kao zapisnik sastanka u istom prostoru. Još jedna upotreba dnevnih redova sastanaka na bijeloj ploči je stvaranje prostora za suradnju gdje sudionici mogu voditi bilješke, ostavljati ideje i dodavati relevantne informacije tijekom sastanka.
Korak 5: Odaberite predložak dnevnog reda sastanka Wix
Sada kada znate koju vrstu dnevnog reda sastanka izraditi, odaberite predložak koji najbolje odgovara vašoj viziji.
U ovom vodiču otkrit ćete devet vrsta dnevnih redova sastanaka u različitim stilovima, od prezentacija do bijelih ploča.
Druga je mogućnost da se prijavite na svoj Wix račun i kliknete za stvaranje novog projekta, zatim kliknete Više i potražite “dnevni red sastanka”. Vidjet ćete cijeli popis predložaka za dnevni red sastanka i zapisnik sastanka.
Korak 6: Prijenos svih informacija u predložak
S otvorenim predloškom počnite unositi svoje podatke u rezervirana mjesta, pazeći da ne propustite niti jedan nevažan tekst.
Ako trebate dodati odjeljke za detaljnije podatke, duplicirajte postojeće. Ili upotrijebite tipkovnički prečac kose crte (/) za traženje oblika, blokova sadržaja, ikona, slika i bilo kojeg drugog elementa dizajna koji vam je potreban.
Ne zaboravite prilagoditi boje i fontove kako bi odgovarali vašem brendu ili brendu vašeg klijenta. Upotrijebite komplet robne marke da biste zamijenili temu boja i kombinaciju fontova u cijelom rasporedu i finalizirali ga posljednjom lekturom.
Osigurajte dobru vizualnu ravnotežu poravnavanjem odjeljaka, izjednačavanjem razmaka i margina te korištenjem hijerarhije za primjenu veličina fonta na različita zaglavlja i podnaslove.
Korak 7: Ostavite prostor za Note-Uzimanje
Na kraju, ostavite prostor za bilježenje na dnu dnevnog reda sastanka.
Vaši sudionici mogu koristiti ovo područje za sebe ili ih možete pozvati u okruženje bijele ploče gdje mogu istovremeno voditi bilješke.
Wix timovima svih veličina olakšava suradnju i komunikaciju tijekom sastanaka. Na bijeloj ploči članovi tima mogu ostavljati komentare ili stavljati samoljepljive bilješke sa svojim komentarima.
Koristite alat za crtanje slobodnom rukom za personaliziranije bilježenje ili za privlačenje pozornosti na određena područja na dnevnom redu. Prekrižite teme koje ste već obradili ili dodajte vizualne bilješke temama za koje je potrebno više informacija.
Korak 8: Dijelite i pratite prikaze
Nakon što je dnevni red sastanka spreman, pozovite sudionike s kopijom dnevnog reda. Kada dijelite sa sudionicima, pratite tko ga je otvorio pomoću žive Wix veze.
Wixova integrirana analitika obavijestit će vas tko se prijavio, tko je gledao dnevni red i koliko dugo. Ako koristite obrazac za e-poštu, Wix će prikupiti e-poštu u CSV, koji možete jednostavno izvesti na svoje računalo, Google Drive ili Dropbox račun.
9 Predlošci dnevnog reda za korištenje
Tražite li predloške dnevnog reda sastanaka kako biste pojednostavili svoje procese pripreme i planiranja? Unutar Wix nadzorne ploče pronaći ćete razne predloške dnevnog reda sastanaka i zapisnike sastanaka.
Birajte između predložaka bijele ploče, prezentacija i dokumenata. Uvijek ga možete preuzeti kao PDF ili JPG ili ga podijeliti kao poveznicu uživo. Predlošci prezentacijskog tipa mogu se preuzeti i kao PPTX.
Evo devet predložaka dnevnog reda sastanaka koji će vam pomoći da počnete s učinkovitijim sastancima.
Dnevni red sastanka razvojnog tima
Dnevni redi sastanaka redovito se ažuriraju. Kako biste olakšali stvari, upotrijebite unaprijed izrađeni predložak za dnevni red sastanka koji se može jednostavno ažurirati s nekoliko izmjena.
Ovaj se predložak sastoji od središnje tablice koja ističe četiri teme plus izlagača i dodijeljeno vrijeme za svaku. Ikone na vrhu tablice pomažu u brzom vizualiziranju sadržaja svakog stupca.
Ispod tablice nalazi se područje za uključivanje ključnih informacija i dodavanje dodatnih bilješki koje bi tim možda trebao znati. Ljepljivi papirići su pomični; možete dodati još kako god smatrate prikladnim.
Novi dnevni red početnog sastanka projekta
Početni sastanci projekta sastavni su dio faze pokretanja projekta u upravljanju projektima.
Početak projekta je prvo interni s timom, a zatim eksterni s klijentom. Ovaj je predložak idealan za interni početak, gdje će tim izraditi cilj i misiju projekta, plan projekta, postaviti okvirne rokove, definirati prioritete i prekretnice te raspravljati o mogućim rizicima i zamkama.
Upotrijebite ovaj predložak dnevnog reda za bijelu ploču i za zapis zapisnika sa sastanka.
Podijelite ploču s timom i dodijelite jednu osobu da dokumentira ono što je odlučeno po temi. Budući da je Wix ploča beskonačna, imate puno prostora oko dnevnog reda za dodavanje bilješki.
Dnevni red poslovnog sastanka
Dnevni red sastanka s jasnim odjeljcima lako je brzo pretražiti informacije. Ovaj predložak koristi kontrastne boje kako bi skrenuo pozornost na svako područje zasebno.
Da biste ovom predlošku dodali još informacija, duplicirajte okvir i dodajte relevantni sadržaj. Neke ideje uključuju popis sudionika, svrhu sastanka i bilješke za preduvjete.
U tom slučaju, od sudionika se može tražiti da donesu svoje nacrte za dizajn likova, uređivanje scenarija, ideje za glasovne glumce i druge podatke relevantne za sastanak.
Dnevni red mjesečnog sastanka tima
Učinkovito planirajte svoje mjesečne sastanke s dnevnim redom koji ističe ključne teme i rasporedom koji treba slijediti.
Sve što trebate učiniti da ovaj predložak bude vaš je dodati sve bitne informacije koje se odnose na vaš sastanak.
Na primjer, uključite poveznicu na Zoom sobu za sastanke i dodijeljena vremena za zakazane teme.
Ovaj predložak uključuje mnoge teme i točke za raspravu u rasporedu. Ovo su samo ideje za rezervirana mjesta koje će vam pomoći da sastavite svoj dnevni red sastanka.
Ako na dnevnom redu sastanka imate previše točaka dnevnog reda, sastanak može biti predug. Držite teme u dosegljivoj količini i odvojite potrebno vrijeme kako biste mogli ostati na pravom putu.
Bijela ploča s dnevnim redom sastanka
Formalni dnevni red sastanaka uključuje više informacija od neformalnog dnevnog reda. Ovaj je predložak izvrstan primjer formalnog, ali vizualno bogatog dnevnog reda sastanka.
Stručni sudionici istaknuti su fotografijama i njihovim imenima. Možete jednostavno dodati njihovu specijalnost kao podnaslov unutar njihove kutije. Dnevni red je tablica označena bojama s jasnim vremenom početka i završetka. Budući da je ovaj dnevni red za dvodnevni događaj, postoje dva stola s različitim temama u boji i odgovarajućim detaljima događaja.
Dnevni red sjednice Upravnog odbora
Sastanci odbora obično pokrivaju mnoge teme na visokoj razini, a sudionici su rukovoditelji C-suitea. Stoga dnevni red vašeg sastanka mora biti jasan i koncizan, s popisom sudionika, temama za pregled i rasporedom s vremenom početka i završetka.
Ovaj predložak odvaja svaki odjeljak u okvir označen bojom i odgovarajuću ikonu koja opisuje o čemu se stupac radi. Ako trebate dodati više informacija u ovaj predložak, Wix beskonačna bijela ploča je zgodna, a dodavanje novog odjeljka je jednostavno.
Neki relevantni odjeljci koje treba dodati su svrha sastanka i očekivani ishod, datum i mjesto sastanka te ime moderatora.
Dnevni red sastanka zaposlenika jedan na jedan
Kao vođa tima, vjerojatno ćete imati brojne sastanke jedan na jedan. Ovaj vam predložak može pomoći s onoliko sastanaka koliko je potrebno. Utori rezerviranih mjesta spremni su za popunjavanje po svakom 1-1 sastanak; trebate samo dodati ime i ulogu zaposlenika da biste znali koji je dnevni red za koga.
Ovaj predložak ima dimenzije dokumenta, ali postoji na beskonačnoj ploči Wix. Stoga možete duplicirati onoliko dnevnih redova koliko želite na jednom platnu bijele ploče. Držite ih sve usklađene i svaki put ćete moći pronaći pravu.
Prezentacija dnevnog reda sastanka
Ako tražite sveobuhvatan dnevni red za važan sastanak koji pokriva mnoge teme i ima brojne ciljeve, ovo je predložak koji vam je potreban.
S ovim predloškom za prezentaciju dnevnog reda sastanka možete podijeliti ne samo sve stavke dnevnog reda, već i pregled trenutnog napretka i uspješnosti vašeg projekta ili tima. Predložak uključuje tjedni gantogram, tablicu za provjeru, vremensku traku projekta, nadzornu ploču projekta, zdravstvenu karticu projekta, izvješće o statusu, dijagram procesa i razne grafikone.
Odaberite slajdove koji su vam potrebni i riješite se ostalih! To je ljepota Wix prezentacijskih predložaka. Niste vezani za korištenje svih slajdova; koristite samo one koje trebate.
Dnevni red tjednih sastanaka tima tvrtke
Tjedni sastanci nakon nekog vremena mogu postati zamorni i ljudi mogu izgubiti pojam o čemu se svaki sastanak radi. S atraktivnim dnevnim redom sastanka možete jamčiti interes i pripremu sudionika svaki tjedan.
Ovaj predložak sastoji se od izgleda tablice, ali umjesto jednostavnog dodavanja teksta, svaka stavka je samoljepljiva bilješka. Možete promijeniti boju svake ljepljive trake da odgovara zaglavlju stupca i olakšati prelet. Trebate li premjestiti stavku ili se prebaciti na drugu? Jednostavno povucite i ispustite sticky na novo mjesto i tekst će se pomaknuti zajedno s njim.
Izvucite maksimum iz svog sastanka s Wixom
Dnevni red sastanka i predlošci dnevnog reda sastanka optimiziraju ne samo vaše sastanke, već i vrijeme uloženo u njihovu pripremu. Upotrijebite ove alate za poboljšanje svojih upravljačkih, vodećih i komunikacijskih vještina.
Kako biste maksimizirali svoj sastanak dok koristite Wix, kreirajte svoj dnevni red sastanka na Wix ploči. Možete ga preuzeti kao PDF i poslati sudionicima u e-poruci, uključujući poveznicu za ulazak u okruženje bijele ploče kada bude gotovo.
Zatim, tijekom sastanka, imajte dnevni red sastanka na bijeloj ploči na zajedničkom ekranu gdje sudionici mogu voditi bilješke ili dokumentirati zapisnik sastanka.
Dnevni redi sastanaka nisu jedini poslovni sadržaj koji možete izraditi s Wixom. S Wix poslovnim računom možete izraditi digitalne i ispisati dokumente, izvješća, prijedloge, planove, rasporede, materijale za obuku, knjižice o ukrcavanju i još mnogo toga.
Kreirajte Wix poslovni račun već danas i dajte svojim timovima moć izrade sadržaja i suradničkih radnih prostora.
