Napomena: Sljedeći članak će vam pomoći: Kako izraditi poslovni priručnik: Vodič u 6 koraka za 2023
Vaša tvrtka ne može uspjeti bez odgovarajuće dokumentacije i poslovnog plana koji opisuje ciljeve i korake potrebne za njihovo postizanje. Ako ne postoji dosljednost u načinu na koji vaša tvrtka posluje, bit će vam teško pružiti visokokvalitetan proizvod ili uslugu. Budući da višim menadžerima i zaposlenicima nisu jasni ispravni procesi, novi se zaposlenici mogu osjećati kao da su vođeni u kaos. Ovdje na scenu stupa korporativni priručnik.
Konsolidirane i dostupne informacije mogu pomoći vašoj tvrtki da uštedi vrijeme eliminirajući potrebu za ponavljanjem zadataka. Prema istraživanju, gotovo polovica američkih radnika nije sigurna što se od njih očekuje pri obavljanju posla. S poslovnim priručnikom svatko će jasno razumjeti svoje uloge i odgovornosti te će maksimalno iskoristiti svoje vrijeme.
Ovaj praktični mini-vodič u nastavku će raščlaniti sve što trebate znati o izradi korporativnog priručnika za stvaranje vrhunskog rada i povećanje vašeg poslovanja.
Stvorite strukturu
Stvaranje poslovne knjige može biti zastrašujući zadatak, posebno za novoosnovane tvrtke. Brzo pretraživanje interneta može vam pomoći da pronađete korisne predloške koje možete izmijeniti ili koristiti kao inspiraciju za izradu svoje poslovne knjige.
Imajte na umu da je vaš cilj stvoriti dobro strukturiranu poslovnu knjižicu koja omogućuje zaposlenicima da se usredotoče na pisanje, razvoj i ažuriranje sadržaja knjižice.
Odredite svoju ciljnu publiku i svoje ciljeve
Kada kreirate svoj poslovni priručnik, prvo što trebate učiniti je odrediti svoju ciljanu publiku. Ciljate li na određene pojedince ili grupe unutar svoje tvrtke? Ako vaša tvrtka ima globalne zaposlenike, razmislite je li engleski najbolji jezik za komunikaciju s njima ili su potrebni prijevodi.
Razmotrite sveukupnu svrhu svog poslovnog priručnika i počnite od toga. Želite li poboljšati produktivnost svojih zaposlenika ili ih želite naučiti više o misiji vaše tvrtke? Moći ćete lakše početi prikupljati sadržaj za svoj priručnik nakon što definirate svoje ciljeve.
Organizirajte svoj sadržaj
Ciljevi vaše tvrtke i jedina svrha u stvaranju vašeg poslovnog vodiča odredit će elemente koje biste trebali uključiti u svoj priručnik. Možda želite dodati sljedeće odjeljke:
- Vizija i misija tvrtke
- Vrijednosti i kultura radnog mjesta
- Tijek rada i procesi
- Poslovne uloge i odgovornosti
- Organizacijska/rukovodeća struktura
- Troškovi poduzeća
- politike ljudskih resursa
- Pokazatelji uspješnosti
- Smjernice standardnog operativnog postupka
- Ciljevi tvrtke
- Sustavi, alati i tehnike
Možete otići korak dalje i opisati kako izgleda uspjeh za svaki dio ili element i kako ga tvrtka mjeri.
Provjerite svoje podatke
Trebali biste prikupiti informacije koje su vam potrebne da bi vaš poslovni priručnik bio učinkovitiji i organizirati ih na jednom mjestu. Olakšava pronalaženje informacija koje nedostaju, zastarjelih ili netočnih.
Voditelj može navesti svoje radne odgovornosti i uključiti korake za izvršavanje zadataka, a zatim potaknuti sve u svom timu da učine isto.
Ispunite sva mjesta jasnim, jednostavnim razgovornim jezikom. Međutim, ne zaboravite izbrisati riječi koje se ponavljaju i duple korake. Važno je biti jasan i koncizan.
Koristite ispravan ton
Poslovni priručnik koji je dobro napisan trebao bi zahtijevati poštovanje, a da ne mora zvučati autoritativno ili zapovjednički. Možete postići uravnotežen ton tako što ćete jasno izraziti svoja očekivanja i dopustiti svojim menadžerima i zaposlenicima da budu fleksibilni u tumačenju situacije.
Poslovna knjiga je vodič koji bi trebao biti napisan jedinstvenim glasom tvrtke i istaknuti najbolje prakse za vođenje uspješnog poslovanja. Ovo nisu zakoni i ne bi ih trebalo tako promatrati niti tretirati.
Prikupite povratne informacije
Nakon što napišete poslovni priručnik, prikupite povratne informacije kako biste ga ažurirali do savršenstva. Prvo pokušajte podijeliti s nekim tko nije upoznat s vašim poslovnim procesima. Neka pročitaju knjigu i pitaju ih što im se čini nejasnim.
Vjerojatno će imati pitanja kada prvi put prođu kroz to. Obratite pozornost na ono što traže, jer će vam to pomoći da shvatite gdje imate praznine u svojoj dokumentaciji.
Posljednji korak je da svoj poslovni priručnik učinite dostupnim svojim zaposlenicima. Trebalo bi biti objavljeno na mjestu koje im je lako dostupno. Ako zaposlenici ne znaju kako ga pronaći ili gdje se nalazi, priručnik neće biti od koristi. Ne zaboravite također pitati svoje zaposlenike o svim prijedlozima za koje misle da biste ih trebali uključiti u svoj korporativni priručnik.
Završne misli
Svako poduzeće mora planirati i dokumentirati svoje politike, pravila, prakse i procedure kako bi ih se lako usvojilo i repliciralo u cijeloj organizaciji. Izrada poslovne knjige pomoći će svima da razumiju što rade i kako to učiniti učinkovito. Slijedeći ovaj praktični vodič, osigurat ćete da svi budu na istoj stranici od prvog dana.
