Excel je moćan alat koji nam omogućuje analizu podataka na različite načine. Analiza podataka popularan je zadatak u Excelu. Svrha analize podataka je pronaći obrasce i trendove iz podataka. Dobar primjer zadatka koji spada u ovu kategoriju bilo bi pronalaženje korelacije između različitih varijabli. Excel se sastoji od širokog raspona funkcija koje su jednostavne za korištenje i korisne su na mnogo načina. Pomoću ovih funkcija možete automatizirati zadatke poput izrade grafikona, konsolidacije ili filtriranja podataka ili čak tabelarnog oblikovanja.
U ovom će se članku raspravljati o deset uobičajenih problema s kojima se susrećete kada koristite Excel za podatkovne operacije. Dobro tečajevi analitike podataka omogućit će vam jednostavno razumijevanje uobičajenih problema s kojima se možete suočiti tijekom korištenja Excela kao alata za razne podatkovne operacije.
Što je skup podataka i kako se radi analiza podataka u programu Excel?
Skup podataka zbirka je opažanja koja se koriste u analizi. Opažanja mogu biti podaci o objektima, mjerenjima ili drugim mjerljivim veličinama. U Excelu možemo prikupljati skupove podataka pomoću Čarobnjaka za uvoz podataka ili drugih značajki paketa Microsoft Office.
Svoje skupove podataka možemo istražiti pomoću grafikona i grafikona koje također nudi Excel. Dok uvozite podatke u Excel, možete koristiti alat za analizu podataka da očistite podatke, pretvorite ih u odgovarajući format i agregirate ih ili filtrirate kako biste pronašli određene obrasce.
Deset uobičajenih problema pri korištenju programa Excel za podatkovne operacije
Excel je sastavni alat za upravljanje podacima. To je jedan od najboljih alata za konsolidaciju podataka, analizu podataka, a njegovi slučajevi upotrebe su beskrajni. To je široko korišten softver za proračunske tablice koji koriste i poslovni profesionalci i pojedinci. No koliko god moćan bio, postoje i neki uobičajeni problemi s kojima se možete suočiti kada koristite Excel za podatkovne operacije.
1. Nema kontrole pogrešaka
Excel je moćan alat i može se koristiti za obavljanje mnogih zadataka kojih se možda nismo sjetili. Međutim, kada koristimo Excel za podatkovne operacije poput uvoza, izvoza i spajanja skupova podataka, nema kontrole pogrešaka.
Kada nema kontrole pogrešaka, vjerojatnost da naši podaci neće biti točni značajno se povećava. Ne možemo vjerovati onome što nam Excel daje jer se temelji na vjerojatnosti grešaka koje su uvijek prisutne u Excelu. Ako koristite excel planer odmora za zahtjeve za slobodno vrijeme i imate problema s njim, provjerite Resurs tvrtke Timetastic kako biste saznali više o tome kako usmjeriti i pojednostaviti ovaj proces.
2. Mala mogućnost ponovne upotrebe
Excel se za podatkovne operacije koristi na mnogo načina. Najpopularniji način je pružiti korisnicima praktičan alat za analizu podataka i usporedbu u proračunskoj tablici. Međutim, nije dovoljno samo koristiti Excel za analizu podataka; također morate biti u mogućnosti izraditi izvješće ili zaokretnu tablicu brzo i učinkovito u ovom softveru.
Ovo postaje vrlo zamorno kada imate više područja svoje proračunske tablice koja zahtijevaju više od jednog skupa izračuna ili kada su vam potrebna neka dodatna svojstva poput dijagrama ili grafikona koje ne nudi Microsoftov osnovni softver.
3. Problematična skalabilnost
Često imamo posla s prilično velikim količinama podataka u profesionalnim zadacima prepucavanja podataka. Kao rezultat toga, skalabilnost je često izazov kako projekt napreduje. Kada se radi s golemim količinama podataka, Excel proračunske tablice pokazuju svoja ograničenja.
Excel se često koristi u poslovne ili komercijalne svrhe zbog svoje jednostavne upotrebe i brzog vremena ponavljanja. Međutim, brzina Excela može biti problematična za transformacije podataka jer njegova algoritamska snaga može brzo postati usko grlo.
Među ostalim nedostacima, Excelova brzina iteracije može uzrokovati probleme s provjerom valjanosti i replikacijom podataka, osobito kada se radi s velikim skupovima podataka i više analitičara. To može dovesti do pogrešaka u izračunima zbog pogrešnog čitanja ili nerazumijevanja formula.
4. Niska pokrivenost podatkovnih operacija
Najčešća stvar koju ljudi u poslu rade je generiranje izvješća iz podataka. Mnogo puta ćete možda morati transformirati svoje podatke prije nego što se mogu koristiti za generiranje izvješća. Da biste izvršili takvu transformaciju, koristit ćete Excel proračunsku tablicu. Međutim, postoje neki problemi koji se mogu pojaviti u proračunskoj tablici, a ti problemi mogu imati negativan učinak na izvedbu i produktivnost vaše tvrtke.
Na primjer, slaba pokrivenost podatkovnim operacijama jedan je od glavnih problema korištenja Excel proračunske tablice umjesto specijaliziranog softvera ili profesionalnih usluga. To može uzrokovati ozbiljne probleme kao što je sporo vrijeme obrade, neusklađenost s poslovnim ciljevima i gubitak ključnih informacija jer se ništa ne radi na filtriranju ili čišćenju podataka prije transformacije.
5. Nedostatak automatizacije
Mnogi stručnjaci za podatke koriste Excel proračunske tablice za svoje profesionalne procese transformacije podataka. Međutim, oni moraju ručno unijeti i ažurirati podatke u proračunskoj tablici. Kako se tvrtke kreću prema poslovanju vođenom podacima, ovaj ručni pristup nije skalabilno rješenje.
Ovo istraživanje istraživalo je opseg nedostatka automatizacije u profesionalnim procesima transformacije podataka koji se temelje na proračunskim tablicama i kako to utječe na zadovoljstvo i produktivnost korisnika. Studija je otkrila da postoji sveukupni nedostatak automatizacije u tim procesima, unatoč činjenici da za te zadatke postoje dostupni automatizirani alati.
6. Nije otvoreno
U nekim slučajevima, kada proračunska tablica nije otvorena, proces transformacije podataka ne uspijeva. To se uglavnom događa pri radu s većim datotekama i složenijim transformacijama.
Kako bi se uhvatio u koštac s ovim problemom, tim programa Excel uveo je novu značajku pod nazivom “Podatkovna upozorenja”. Kada koristite Data Alerts u svojoj radnoj knjizi, možete postaviti određena pravila koja pokreću Excel da nešto učini ako su ispunjeni neki određeni uvjeti. Ova pravila mogu pomoći u otkrivanju pogrešaka u vašoj radnoj knjizi i ostati u tijeku s problemima koji se pojave.
7. Teška suradnja
Excel proračunska tablica popularan je alat koji koriste znanstvenici i analitičari podataka za rad s višestrukim datotekama, kao što su CSV, TSV i XML datoteke. Međutim, neki od najvećih problema s kojima se analitičari podataka susreću su otežana suradnja i formatiranje datoteka.
Najveći problem s Excel proračunskom tablicom je taj što ograničava suradnju između analitičara različitih skupova vještina. Moraju se osloniti na ad hoc dijeljenje datoteka ili slanje sirovih podataka e-poštom umjesto da mogu dijeliti proračunsku tablicu, koja bi imala zajedničke vrijednosti za sve uključene strane.
8. Oduzima puno vremena
Excel proračunska tablica obično se koristi za transformaciju podataka budući da ima mnogo ugrađenih značajki za statističku analizu. Međutim, to nije najbolji alat za ovo jer postoji previše značajki što stvara puno vremena za uzimanje u obzir.
Podaci u proračunskim tablicama programa Excel često su zbrkani, a formule mogu biti teške za čitanje. To znači da ljudi mogu pogriješiti dok transformiraju podatke, što dovodi do pogrešaka i kašnjenja u procesu. Iz tih razloga Excel nije dovoljno dobar za profesionalnu transformaciju podataka i tvrtke umjesto njega moraju koristiti druge alate.
9. Nije prilagođen korisniku
Neprilagođenost korisniku jedan je od glavnih problema korištenja Excel proračunske tablice za profesionalnu transformaciju podataka. To je zato što Excel nema moćan i intuitivan navigacijski sustav, kao i slabe mogućnosti sortiranja. Također ima ograničen broj metoda spajanja podataka i teško je kreirati vizualizacije u Excelu.
Ograničenja Excela samo su neki od razloga zašto se podatkovni znanstvenici okreću drugim programima kao što su SAS i SPSS.
10. Produkcija je teška
Produkcija je teška kada se za transformaciju podataka koristi Excel proračunska tablica. Generiranje podataka koji su vam potrebni moglo bi izgledati kao jednostavan zadatak, ali to nije slučaj. Jedan od ključnih razloga zašto je tako teško proizvesti rezultate od onoga što se čini kao jednostavan zadatak – pretvaranje podataka u Excel proračunsku tablicu – je nedostatak učinkovitosti koji može nastati zbog nekoliko čimbenika.
Zaključak
Excel je postao neprocjenjiv alat za podatkovne operacije u modernom dobu. To je svestran alat koji nam omogućuje izvođenje mnoštva podatkovnih operacija. Međutim, postoje neki uobičajeni problemi s kojima se korisnici mogu suočiti kada koriste Excel za podatkovne operacije. Na primjer, može napraviti pogreške koje je teško otkriti zbog načina na koji softver radi. To može dovesti do problema koji se lako javljaju kao što su izgubljene ili prepisane datoteke ili duplicirani podaci zbog pogrešaka kopiranja i lijepljenja. Neki drugi problemi poput netočnih rezultata i nedosljednog oblikovanja također mogu biti uzrokovani Excelom, a najbolje je da ovaj softver ne koristite ni za kakvu operaciju obrade podataka osim ako stvarno nemate drugog izbora.
