Vijesti o Tehnologiji, Recenzije i Savjeti!

Automatizacija procesa: Koja je važnost i prednosti?

Važnost i prednosti automatizacije procesa. Trenutno mnoge tvrtke još uvijek koriste ručne procese, što je u nekim slučajevima kontraproduktivno i stvara nekoliko poteškoća. To su općenito sporiji procesi, dokumenti se znaju izgubiti, procesi nisu baš učinkoviti i nema puno kontrole.

U slučaju računovodstva poduzeća, proces obračuna obaveza u financijskom odjelu savršen je primjer gdje se, uz to, automatizacijom mogu postići velike promjene i poboljšanja učinkovitosti, prema Yooz stručnjaci.

Zašto je važna automatizacija procesa?

Prije svega, važnost automatizacije računovodstvenih procesa u tvrtki temelji se na činjenici da omogućuje implementaciju digitalne transformacije u odjelu i korištenje novih tehnologija za olakšavanje i optimizaciju vremena tima.

Osim toga, računovodstveni odjel kontinuirano prijavljuje nekoliko problema u usporedbi s ručnim procesima: visoki troškovi obrade svakog dokumenta, nedostatak vidljivosti, gubitak dokumenata, pogreške u plaćanju, nedostatak sljedivosti, krivotvorenje dokumenata, nedostatak kontrole, između ostalog.

Pogledajmo konkretne brojke:

Cijena ručne obrade papirnate fakture varira između $9.4 i 20 dolara.8 a troškovi arhiviranja procjenjuju se na $3.25. A svaka greška je jako skupa! Pogrešno popunjena ili izgubljena faktura na kraju košta tvrtku 100 dolara za traženje i još veći trošak ako se mora reproducirati, prema izvješću “Stanje ePayables 2020“. Osim toga, postoje i druge vrste neizravnih troškova, teže mjerljive, ali za koje znamo da postoje i koji dodatno kompliciraju ovaj proces.

Nakon zatvaranja kroz koje smo prošli početkom 2020. godine, tvrtke su se suočile s potrebom da krenu naprijed u okruženju veće neizvjesnosti i s malo dostupnih informacija o svojim aktivnostima. Kako bi se ponovno preuzela kontrola, fokus je stavljen na jamstvo budućnosti tvrtke i spremnost i sposobnost suočavanja sa svim nepredviđenim događajima. To pokazuje da su ručni procesi zastarjeli i neprilagođeni potrebama vidljivosti, učinkovitosti i agilnosti, među ostalim, koje su danas prisutne za računovodstvo.

Vrijeme je da usvojimo tehnologiju automatizacije u tvrtkama i tako osiguramo bolju uslugu, preusmjerimo napore na važnije zadatke i postignemo konkurentsku prednost.,

No, koje su prednosti automatiziranog procesa obračuna obveza?

  • Veća produktivnost u tvrtki: Automatiziranje obaveza prema dobavljačima omogućuje smanjenje fiksnih troškova procesa i brzo postizanje povećanja produktivnosti. Automatizacijom se štedi vrijeme na operativnim i zamornim poslovima kao što su unos dokumenata, arhiviranje, pretraživanje itd. Na taj se način cijeli proces ubrzava i postaje produktivniji.
  • Vidljivost za pregovaranje: U ovom neizvjesnom okruženju u kojem živimo, tvrtka mora cijelo vrijeme znati svoju financijsku situaciju i imati pristup informacijama u stvarnom vremenu o svim svojim procesima. Automatizacija računa koji se plaća osigurava ovu stalnu, ažuriranu vidljivost. Na taj način trenutni pristup podacima omogućuje donošenje boljih strateških odluka jer su informacije dostupne u stvarnom vremenu.
  • 24/7 dostupnost: Posjedovanje automatiziranog procesa u vašoj tvrtki omogućuje vam nastavak aktivnosti na daljinu bez gubitka učinkovitosti i produktivnosti. Kvalitetnim informacijama i podacima možemo pristupiti u svakom trenutku s bilo kojeg mjesta. Zatvaranje je bio savršen primjer za demonstraciju koliko je automatizacija važna; oni koji su imali ovakav sustav mogli su nastaviti raditi od kuće.
  • Više sigurnosti: Sve tvrtke, a posebno manje, moraju dobro upravljati svojim internim procesima kako bi povećale sigurnost od nepredviđenih događaja. Automatizacija računa plaća pruža informacije i sprječava gubitak dokumenata te smanjuje pogreške pri unosu podataka, između ostalog, prilikom unosa i plaćanja računa.
  • Manje odgoda i parnica: Automatizirano obračunavanje obveza olakšava kontrolu dobavljača i izgradnju kvalitetnih odnosa s njima. Na ovaj način, tim ne troši sate pokušavajući riješiti probleme s plaćanjem ili locirati dokumente koji nedostaju, itd. Procjenjuje se da 41% vremena računovođa potroši na pozive dobavljača, odgađajući plaćanje u 31% slučajeva. S automatizacijom računa plaćanja, rizici od kašnjenja plaćanja i drugih pogrešaka mogu se drastično smanjiti.
  • Bolja kvaliteta upravljanja tvrtkom: Zahvaljujući automatizaciji moguće je pristupiti relevantnim informacijama (indikatorima uspješnosti) koje omogućuju bolje upravljanje i kontrolu cjelokupnog procesa, kao i ljudskih resursa, i to u stvarnom vremenu. Osim toga, dobivaju se sve vrste informacija i statističkih podataka o procesu, što daje konkurentsku prednost nad konkurencijom i omogućuje više vremena da se posveti zadacima s većom dodanom vrijednošću, boljoj korisničkoj usluzi i koncentraciji na ponudu proizvoda.
  • Zaustavljanje prijevara: Među svim rizicima s kojima se tvrtka susreće, prijevara dokumentima je među najčešćim. U 2018. godini, prema tvrtki Euler Hermes, 70% tvrtki bile su žrtve pokušaja prijevare dokumenata; a te vrste problema također su skupe. Automatizacija Računa obveza omogućuje kvalitetniju kontrolu cjelokupnog procesa putem softvera i otkrivanje eventualnih anomalija u dokumentima. Na taj način postaje oružje financijskog direktora kako bi se osiguralo njegovo djelovanje u cilju smanjenja pokušaja prijevare s dokumentima.