Napomena: Sljedeći članak će vam pomoći: 9 savjeta za racionalizaciju procesa i smanjenje troškova u 2024
U poslovanju, učinkoviti procesi ispisa ključni su za maksimiziranje produktivnosti, smanjenje otpada i smanjenje troškova. Korištenjem glatkih tokova ispisa zajedno s tehnologijom i najboljim metodama, tvrtke mogu poboljšati svoju učinkovitost u zadacima ispisa, a istovremeno održavati ispis dobre kvalitete i dobro se nositi s potrebama ispisa.
Na ovom postu pogledajmo 9 metoda za racionalizaciju procesa ispisa, čime se smanjuju ukupni troškovi poslovanja.
Procjena potreba i zahtjeva za ispisom
Početna faza pojednostavljivanja poslovnog ispisa je temeljita procjena potreba i zahtjeva za ispisom. Uzmite u obzir količinu i učestalost zadataka ispisa, zajedno s onim što se ispisuje poput marketinških materijala, izvješća ili unutarnjih dokumenata.
Potražite bilo kakve osobine ili vještine koje su potrebne u pisaču, kao što su ispisi u boji, dvostrani ispisi (dupleks) i ispisi velikog formata. Poznavanje vaših zahtjeva za ispisom pomoći će vam da odaberete pravu opremu i materijale za ispis.
Implementacija Managed Print Services
Upravljane usluge ispisa (MPS) potpuni su odgovor za pomoć tvrtkama u boljem upravljanju ispisnom infrastrukturom i tijekovima rada. MPS pružatelji usluga procjenjuju potrebe ispisa, poboljšavaju procese ispisa i nastavljaju s podrškom i održavanjem poslovne opreme za ispis.
Kada je upravljanje ispisom delegirano pouzdanom dobavljaču, to pomaže u smanjenju troškova, povećava učinkovitost, a istovremeno povećava sigurnost i pridržavanje. Rješenja Managed Print Services (MPS) mogu pomoći tvrtkama u praćenju korištenja ispisa, analizi troškova povezanih s ispisom i pronalaženju područja u kojima se oni mogu optimizirati.
Optimiziranje postavki ispisa i tijeka rada
Poboljšanje postavki ispisa i radnih procesa vrlo je važno za poboljšanje učinkovitosti i smanjenje otpada u poslovnim zadacima ispisa. Možete motivirati radnike da odaberu zadane opcije poput dvostranog ili crno-bijelog ispisa, što će smanjiti upotrebu papira i tonera.
Primijenite softver za upravljanje ispisom ili rješenja za kontrolu politika povezanih s ispisom, praćenje njegove upotrebe i usmjeravanje poslova ispisa prema najekonomičnijim uređajima. Pojednostavite tijekove rada s dokumentima digitalizacijom papirnatih procesa i automatiziranjem usmjeravanja i procesa odobravanja dokumenata.
Ulaganje u visokokvalitetnu opremu za ispis
Kupite kvalitetnu opremu za ispis: Ovo je vrlo važno za postizanje učinkovitih i pouzdanih rezultata ispisa. Prilikom odabira pisača, kopirnih strojeva kao i višenamjenskih uređaja, razmislite o posebnim zahtjevima vašeg poslovanja.
Odaberite stroj koji pruža sve potrebne značajke uz dobru izvedbu i dugotrajnu kvalitetu kako biste pravilno obavili svoje zadatke ispisa. Kako biste osigurali učinkovitost i produktivnost, potražite pisače sa značajkama kao što su obostrani ispis, ispis velikom brzinom i rad koji štedi energiju.
Tvrtke također mogu razmotriti ugradnju folije za laminiranje kako bi se povećala trajnost i dugovječnost važnih tiskanih materijala.
Centraliziranje resursa i potrošnog materijala za ispis
Objedinjavanje svih resursa za ispis i potrošnog materijala može učiniti kupnju, praćenje zaliha i pomoć u procesima povezanim s potrošnim materijalom za ispis poput papira, tonera ili spremnika s tintom učinkovitijima. Stvorite glavne ispisne stanice ili prostorije koje imaju potrebnu opremu za ispis, potrošni materijal i resurse podrške.
Upotrijebite automatizirane sustave za nadopunjavanje zaliha kako biste osigurali da uvijek imamo dovoljno materijala za ispis pri ruci kada su potrebni i smanjili gubitak vremena zbog nedostatka dostupnih zaliha. Razmislite o sklapanju poslova s dobavljačima za kupnju velikih količina i upravljanje dobavljačima, tako da možete dobiti bolje cijene i uvjete za svoj potrošni materijal za ispis.
Prihvaćanje digitalnih alternativa za racionalizaciju procesa
Smanjite oslanjanje na papir prelaskom na tijek rada s digitalnim dokumentima. Motivirajte osoblje da elektronički skenira i dijeli datoteke, koristeći e-potpise za odobrenja. Implementacija digitalnog sustava upravljanja pomaže u organiziranju i dohvaćanju datoteka.
Ušteda troškova: Upotreba manje papira smanjuje troškove kupnje, ispisa i održavanja.
Pristupačnost: Digitalni dokumenti lakše se pohranjuju i dohvaćaju nego papirnate verzije, dostupni su u bilo kojem trenutku putem uređaja poput računala ili pametnih telefona.
Suradnja i učinkovitost: Digitalno dijeljenje poboljšava brzinu i zajedničko uređivanje tiskanih materijala.
Sigurnost: Elektronički zapisi nude bolju zaštitu od oštećenja od fizičkih kopija osjetljivih na nezgode.
Utjecaj na okoliš: Smanjenje upotrebe papira čuva drveće i smanjuje otpad na odlagalištima, smanjujući zagađenje od plinova raspadanja.
Implementacija praksi sigurnog ispisa
Kako biste zaštitili osjetljive informacije i slijedili propise o privatnosti podataka, od ključne je važnosti koristiti sigurne metode ispisa. Postavite autentifikaciju korisnika i kontrolu pristupa za zaustavljanje nedopuštenog pristupa uređajima za ispis i osjetljivim papirima.
Savjetujte radnike da koriste sigurne karakteristike ispisa kao što su PIN kodovi ili proximity kartice kada odustanu od poslova ispisa.
Šifrirajte podatke za ispis dok se šalju i pohranjuju, tako da ih nitko ne može razumjeti ili koristiti ako ih presretne ili im pristupi bez dopuštenja. Uvijek ažurirajte firmver i softver za ispis kako biste riješili sigurnosne probleme i bili sigurni da podaci ostaju sigurni.
Praćenje i analiza korištenja ispisa
Kako biste locirali neučinkovitosti, poboljšali tijek rada ispisa i smanjili troškove, bitno je pratiti i proučavati upotrebu ispisa. Primijenite alate za praćenje i izvješćivanje o ispisima kako biste pratili koliko ljudi koriste pisač, nacrtajte trendove u tim ispisima kao i mjesta gdje je moguća optimizacija.
Pripazite na količine tiskarskih radova, stope iskorištenosti uređaja i troškove vezane uz ovo područje kako biste mogli odrediti područja koja trebaju poboljšati. Primijenite analizu podataka i softver za izvješćivanje za izradu tumačenja i prijedloga za poboljšanje postupaka ispisa i smanjenje troškova.
Za stvaranje kulture učinkovitosti i odgovornosti u poslovnim operacijama ispisa, ključno je promicati obuku i svijest zaposlenika.
Dajte svojim radnicima potrebno znanje o tome kako učinkovito ispisivati pružajući im prilike za učenje poput treninga ili informativnih materijala o najboljim praksama u ispisu kao što je ispravno postavljanje ispisa, mudro korištenje papira i učinkovito upravljanje dokumentima.
Također, pobrinite se da zaposlenici razumiju negativne učinke previše tiskanja na okoliš; zamolite ih da ispisuju obostrano kad god je to moguće, dok u potpunosti izbjegavaju nepotrebne ispise.
Ako zaposlenici dobiju mogućnost odabira ispisa na temelju svog razumijevanja i vještina, tvrtke mogu smanjiti otpad, povećati učinkovitost i ekonomičnost.
Kako bi se poboljšala učinkovitost poslovnog ispisa, važno je uzeti u obzir sve, uključujući strojeve, način na koji se posao obavlja, koji se materijali koriste i kako zaposlenici obavljaju svoj posao.
Trebali biste pogledati što treba ispisati, kupiti dobre pisače i koristiti usluge upravljanog ispisa. Također pomaže ako bolje postavite opcije ispisa i organizirate gdje ljudi mogu ispisivati s jednog mjesta.
Koristite digitalne načine kada je to moguće; provjerite je li ispis siguran; pratite koliko ispisujete; i pobrinite se da zaposlenici budu dobro upoznati s tim stvarima kako bi tvrtka radila učinkovitije, štedjela novac i radila više.
Čineći proces ispisa učinkovitijim i smanjujući otpad, tvrtke mogu poboljšati svoje operacije ispisa i dobro postići svoje financijske i funkcionalne ciljeve.
