Napomena: Sljedeći članak će vam pomoći: 10+ pravila ponašanja za e-poštu koja bi svaki profesionalac trebao znati u 2023
Jednu minutu uživate u slatkom zadovoljstvu pritiskom na ‘pošalji’ na e-poruci. Sljedeći? Hvata vas sumnja koja steže utrobu.
Jesam li zvučao previše ležerno?
Previše kruto?
Bože sačuvaj, je li prilog nedostajao?
Nevjerojatnih 35% e-pošte ostaje nepročitano! Nepisana, suptilna pravila bontona e-pošte mogu biti u najmanju ruku prava digitalna džungla. Ali glavu gore!
Samo vas nekoliko trenutaka dijeli od toga da postanete stručnjak za bonton e-pošte. Od izrade neodoljivog retka predmeta do savršenog odjavljivanja, mi ćemo vas naoružati jednostavnim, djelotvornim tehnikama koje će osigurati da vas vaše e-poruke prikazuju u najboljem svjetlu.
Jeste li spremni za oproštaj od onih trenutaka e-pošte s dlanom?
Što je točno bonton e-pošte?
Zamislite etiketu e-pošte kao digitalni ekvivalent uredno zavezane mašne na lijepo zamotanom poklonu.
U svojoj srži, bonton e-pošte je profesionalno, jasno i s poštovanjem komuniciranje putem e-pošte. To je vodič koji diktira kako sastavljamo, odgovaramo i upravljamo svojim e-porukama.
Ali to nije univerzalni pravilnik za sve.
Kao i svaki oblik bontona, osmišljen je da se prilagodi promjenjivim vremenima i stilovima komunikacije koji se razvijaju.
Ipak, njegova bit ostaje nepromijenjena: poštivanje vremena i truda primatelja.
Važnost bontona e-pošte proteže se daleko izvan područja “inboxa”. To je vaša digitalna posjetnica, vaše mrežno rukovanje ako želite. Prenosi vašu profesionalnost, pažnju na detalje i da, čak i vašu osobnost u određenoj mjeri.
Svi smo iskusili užitak čitanja dobro osmišljene e-pošte i frustraciju suočavanja s zbunjujućom. Tako ćete intuitivno razumjeti kako bonton e-pošte ima potencijal oblikovati percepciju i ostaviti trajne dojmove.
Sada biste mogli pomisliti: “Pa što ako moja e-pošta nije savršena? Obavlja posao!”
Istina, svijet se neće srušiti zbog krivo korištenog ‘cc’ ili prekomjerne doze emotikona. Međutim, kontinuirano ignoriranje normi bontona e-pošte može dovesti do neželjenih posljedica.
Pogrešna komunikacija može dovesti do sukoba.
Važni zahtjevi bi se mogli previdjeti.
I budimo iskreni, tko želi biti poznat kao osoba koja piše zbrkane e-poruke?
12 pravila bontona e-pošte koja će podići vašu igru e-pošte na višu razinu
Živimo u svijetu u kojem je komunikacija ključna.
Učinkovite, promišljene interakcije putem e-pošte imaju potencijal izgraditi jače profesionalne odnose, smanjiti nesporazume i da, čak pobuditi radost u nečijem užurbanom danu.
Dakle, pogledajmo neka pravila kojih se možete pridržavati za svoju igru e-poštom…
1. Nježno ih gurnite
Tko još osjeća ubrzanje otkucaja srca kad mu u pristiglu poštu stigne poruka e-pošte koja glasi “ŠTO prije”?
Okrenite scenarij s pristupom “Nježno guranje”. Umjesto da šaljete e-poruke visokog pritiska, pokrenite svoje upite frazama poput: “Kada dobijete trenutak…” ili “Bez pritiska, ali…”
Ova suptilna promjena u tonu izražava poštovanje prema vremenu vašeg primatelja, čineći ga sklonijim angažiranju.
Na primjer, pokušajte započeti e-poruku s: “Bok, možeš li pregledati izvješće o prodaji koje sam ti poslao kad budeš imao slobodnog vremena?”
Vidite razliku koju čini ova suptilna promjena?
2. Koristite emojije mudro
Da, dobro ste pročitali. Emojiji.
U profesionalnoj e-pošti. Ludo, ha? Ali saslušaj me.
Pametno umetnuti emotikon može omekšati oštricu vaše poruke ili unijeti dašak vaše osobnosti u vašu digitalnu prepisku.
Zamislite da dajete povratne informacije o projektu. Umjesto “Ovaj dizajn treba doraditi”, pokušajte “Malo više ugađanja dizajna bilo bi super 🙂”
Nije tako zastrašujuće, zar ne?
Ali ovdje je caka — emotikoni su poput pahuljica čilija. Prstohvat može osvježiti jelo, ali preopterećenje može zapaliti usta.
Koristite ih štedljivo!
3. Stvorite EOM i EOF Magic
Impresionirajte svoje klijente i uštedite im vrijeme pomoću ovog pametnog trika s kraticama.
Ako vaša cijela poruka stane u predmet, jednostavno označite EOM (kraj poruke) ili EOF (kraj datoteke) na kraju.
Ovaj zgodni hack štedi primatelja muke otvaranja e-pošte.
Na primjer, “Sastanak tima odgođen za 3 PM EOM”.
Međutim, zadržite ovaj dragulj za kratka ažuriranja koja nisu hitna, a ne za dubinske rasprave.
4. Ovladajte umijećem odjave
Kako potpisati svoju e-poštu, a da ne zvuči kao da sastavljate viktorijansko ljubavno pismo ili čitate korporativni priručnik?
Unesite ležernu profesionalnu odjavu.
Pokušajte “Vidimo se kasnije” ili “Do sljedećeg puta”. On je optimističan, suvremen i postiže savršenu ravnotežu između prijateljskog i profesionalnog.
Nekoliko drugih primjera odjava su:
- Sve najbolje (ili jednostavno “najbolje”)
- Kasniji dani
- Hvala na Vašem vremenu
- Pričati uskoro
- Hvala unaprijed
Profesionalni savjet: provjerite odgovara li vaša odjava tonu vaše e-pošte. Formalna poruka i dalje može zahtijevati klasični “Srdačan pozdrav”.
5. Pronađite svoj glas e-pošte
Jeste li ikada razmišljali o tonu glasa koji koristite u svojim e-porukama?
Iako ne možete dodati glasovne infleksije ili promjene visine, vaša e-pošta i dalje može imati poseban “glas”.
Zamislite da pišete kao što govorite. Ovo može udahnuti toplinu i autentičnost u vašu e-poštu.
Umjesto da napišete “Prijedlog je propisno primio na znanje i razmatra se”, zašto ne probati “Imam te, tvoj prijedlog je na mom radaru!”
Alat kao što je Grammarly može vam pomoći da dobijete pravi ton. Uhvatit će kada ste previše formalni ili ležerni i ponuditi prijedloge kako to promijeniti.
Samo ne zaboravite održati profesionalnu ravnotežu.
Ne šalješ poruku prijatelju.
6. Dizajn za zaposlene oči
Neki e-mailovi su toliko gusti da bi mogli biti roman.
Nemoj biti ta osoba.
Osmislite svoju e-poštu za užurbanog čitatelja koji brzo leti. Steknite dobre prijatelje pomoću nabrajanja, numeriranih popisa i kratkih odlomaka.
Pokušajte predstaviti ovakav prijedlog:
- Cilj: Povećati online prodaju
- Strategija: remont web stranice UX
- Vremenska Crta: 2 mjeseca
Ne samo da je lakši za oči, već i ističe vaše ključne točke.
7. Stvorite topli početak
Nitko ne voli uroniti ravno u poslovne razgovore. Započnite svoju e-poštu personaliziranim, bezbrižnim komentarom ili toplom željom.
Ležerno “Nadam se da ti tjedan ide dobro, Sam” ili “Iskorištavaš sunce na najbolji način, Lisa?” može postaviti pozitivan ton za ostatak vaše e-pošte.
Ovaj mali korak pokazuje da niste robot na autopilotu – brinete za osobu s druge strane.
Najvažnija stvar koju morate zapamtiti kada započnete na ovaj način je da ostanete autentični. Ne morate zvučati prijateljski nekome koga nikada prije niste upoznali. Sve je u poznavanju publike.
8. Budite oprezni s “Odgovori svima”
Zamislite to kao Gumb propasti.
Svi smo bili uhvaćeni u lavinu “odgovori svima”. Vaša pristigla pošta vas pinga svakih pet sekundi, ali vam nijedna e-pošta nije relevantna.
To je isto kao da ste uvučeni u jednu od onih grupnih poruka koje donedavno niste mogli napustiti.
Prije nego što pritisnete taj gumb, zastanite.
Trebaju li svi u toj niti e-pošte vidjeti vaš odgovor? Ako ne, samo pritisnite “odgovori”.
Vaši će kolege cijeniti vašu pažnju
9. Radite na nastavku igre
Ako ste ikada poslali e-poštu samo da biste čuli tišinu, znate koliko je to frustrirajuće. Vaše emocije kreću se od zabrinutosti, preko frustracije, do potpunog bijesa.
Ovdje je ključno svladavanje igre praćenja.
Odbacite izlizani redak “Samo provjeravam svoju prethodnu e-poštu”. Umjesto toga, dodajte neku vrijednost ili kontekst koji ih lagano gura prema odgovoru.
Nešto poput: “Hej, priložio sam relevantno izvješće industrije koje podupire naš prijedlog. Nadam se da pomaže!”
Ako nemate ništa vrijedno za dodati, možete napraviti i brzu “bump” e-poštu. “Hej, znam da si zauzet, samo ti šaljem ovu poruku u pristiglu poštu u slučaju da je još nisi imao priliku pročitati.”
Tako je jednostavno.
Upamtite, izostanak odgovora obično nije osobni – svi su preplavljeni!
10. Izbjegavajte korištenje e-pošte kao SMS-a
Kratki podsjetnik: e-poruke nikada ne bi trebale izgledati kao niz brzih tekstova.
Naravno, primamljivo je vratiti se na govor teksta kada nema vremena. Ali e-pošta nije slanje poruka. Neka bude strukturiran i profesionalan.
Ostavite “u” za “ti” i “2” za “za” za vaše SMS niti. Većina ureda ima IM sustav kao što je Slack ili Outlook za kraće poruke i razgovore.
Upotreba cijelih rečenica i pravilna gramatika u vašim e-porukama. Ne samo da izgleda profesionalno, već pokazuje da poštujete primatelja.
11. Neka tekstovi budu vaše tajno oružje
Umorni ste od toga da se vaša e-pošta zanemaruje?
Evo zgodnog trika: postavite pitanje u predmetu.
Potiče znatiželju i povećava šanse da će vaša e-pošta biti otvorena.
Umjesto “Mjesečno izvješće o prodaji”, pokušajte s “Jeste li vidjeli brojke prodaje za ovaj mjesec?” Privlačno pitanje gotovo tjera primatelja da otvori e-poštu.
Ako šaljete e-poruku za koju želite da je ljudi otvore, tretirajte predmet kao mini-naslov. Pokažite svojim primateljima korist koju će dobiti otvaranjem.
Na primjer: “Ovi podaci o prodaji znače da dobivamo bonus za 3. kvartal!”
Boom! Upravo ste podigli razinu svoje igre e-pošte.
12. Napišite primamljive redove pregleda
Znate kratki redak teksta koji slijedi nakon retka predmeta u vašoj pristigloj pošti? To je redak za pregled i može djelovati kao najava filma za vašu e-poštu.
Vaš predmet je prvo što čitatelji vide. Ali redak pregleda je mjesto gdje čitatelji donose odluku o tome hoće li nastaviti čitati.
Provjerite je li privlačan i obuhvaća sadržaj vaše e-pošte.
Umjesto općenitog pozdrava, odmah krenite u akciju. Nešto poput: “Uzbudljive vijesti! Naš profit u trećem tromjesečju porastao je za…” može učiniti da se vaša e-pošta ne može preskočiti.
Sjajna stvar kod naslova je da možete ostaviti svog čitatelja da visi. Ne morate napisati cijelu rečenicu, tek toliko da je požele otvoriti.
Poboljšajte svoju e-mail bonton igru
To je bila burna turneja, zar ne?
Kladim se da mislite: “Sva ova pravila za jednostavnu e-poštu?” Ali evo u čemu je stvar. Svi pokušavamo zvučati kao pristojna ljudska bića u digitalnom svijetu.
A ovih 12 praktičnih i pomalo nekonvencionalnih pravila ponašanja u e-pošti? Oni su vaša ulaznica da učinite upravo to.
Ne čistite samo nered iz inboxa; gradite odnose, jednu po jednu e-poštu.
Dakle, samo naprijed, tipkajte s guštom.
